Obligations fiscales des petites entreprises: taxes sur la masse salariale
L’un des problèmes auxquels les propriétaires de petites entreprises doivent faire face est de se tenir au courant des nombreuses obligations en matière d’impôts locaux, étatiques et fédéraux. Alors que la plupart des propriétaires d’entreprise engagent un comptable ou un fiscaliste pour régler les problèmes fiscaux, il est important pour ceux qui ont la responsabilité ultime de remplir toutes les obligations fiscales de comprendre le régime fiscal. Cet article se concentrera sur les obligations du propriétaire d’entreprise en matière de charges sociales.
Obligations fiscales sur la masse salariale
Toute entreprise avec des employés est tenue de retenir les charges sociales sur les chèques de paie des employés et de payer les taxes fédérales, étatiques et locales applicables. Les impôts généralement retenus sur les chèques de paie des employés comprennent le FICA ( Medicare and Social Security Tax) et les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux, le cas échéant.
Les autres obligations de retenue à la source comprennent la FUTA (Federal Unemployment Tax Act) et, dans des États comme la Californie, Hawaï, le New Jersey, New York et le Rhode Island, les taxes d’ assurance invalidité. Le fait de ne pas payer les impôts ou de manquer un paiement peut entraîner de lourdes amendes et pénalités, il est donc important de calculer le montant des charges sociales dues et de les payer à temps.
Si le propriétaire de la petite entreprise n’a pas d’employés de l’extérieur, mais est incorporé, les règles ci-dessus s’appliquent également aux chèques de paie du propriétaire, car il est essentiellement le seul employé de la société. Si l’entreprise n’est pas constituée en société et qu’il n’y a pas d’employés, le propriétaire devra payer des impôts estimatifs sur le revenu d’un travail indépendant chaque trimestre.
Calcul des taxes sur la paie
Le calcul des charges sociales se fait en trois étapes:
- Déterminer les travailleurs imposables
- Déterminer les salaires imposables
- Calculer les montants de retenue
Travailleurs imposables
Les travailleurs peuvent être des employés ou des entrepreneurs indépendants. Les employés sont traités comme des travailleurs imposables assujettis aux charges sociales, tandis que les entrepreneurs indépendants sont responsables du paiement de leurs propres impôts. Habituellement, les travailleurs sont considérés comme des employés si vous avez le droit de diriger et de contrôler la façon dont ils font leur travail, plutôt que simplement les résultats du travail.
Cependant, les frontières entre les entrepreneurs indépendants et les employés ne sont pas toujours claires. Afin d’aider les propriétaires d’entreprise à déterminer quels travailleurs sont des employés imposables, l’ Internal Revenue Service (IRS) a des règles de droit commun, qui comprennent des tests comportementaux, financiers et relationnels :
Test comportemental
Un travailleur est un employé lorsque l’employeur a le droit de diriger et de contrôler le travailleur. L’employeur n’a pas à diriger ou contrôler le travailleur, mais a le droit de le faire.
Test financier
Ce test examine le degré de contrôle d’un employeur sur les aspects financiers de l’emploi. Dans certaines professions, le fait d’avoir un contrôle significatif sur les fournitures utilisées pour le travail renforce le statut d’un travailleur en tant qu’entrepreneur indépendant.
Une façon précise de distinguer un entrepreneur indépendant d’un employé est la disponibilité des services. Un entrepreneur indépendant n’est pas lié à une entreprise et peut annoncer des services; un employé ne peut annoncer des services que s’il travaille à l’extérieur de l’entreprise en tant qu’entrepreneur indépendant.
Test de relation
Ce test fait référence à la façon dont l’employeur et le travailleur perçoivent leur relation. Si une relation employeur-travailleur est censée durer jusqu’à la fin d’un projet spécifique ou pendant une période de temps spécifiée, alors le travailleur est un entrepreneur indépendant. En revanche, si la relation n’a pas de ou de limites, le travailleur est un salarié imposable.
Salaires imposables
Les salaires imposables sont une compensation pour les services rendus et peuvent inclure un salaire, des primes ou des cadeaux. Certaines formes de compensation, comme le remboursement des frais professionnels pour les déplacements ou les repas, ne sont pas considérées comme des salaires imposables. Pour que les dépenses ne soient pas imposables, les employés doivent les vérifier au moyen de reçus ou de rapports de dépenses. Ils doivent également être nécessaires, raisonnables et liés aux affaires.
Calcul de la retenue
Une fois que vous avez déterminé quels travailleurs sont qualifiés d’employés imposables et quels salaires sont des salaires imposables, l’étape suivante consiste à déterminer le montant que vous devez retenir pour les impôts fédéraux, étatiques et locaux, ainsi que pour FICA et FUTA.
Taxes fédérales
Chaque chèque de paie doit retenir les impôts fédéraux sur le revenu pour la période applicable. L’IRS a deux ensembles de tables d’impôt que les employeurs peuvent utiliser pour calculer les montants de retenue: les tables de tranches de salaire et les tables de pourcentage.
Les tables des tranches de salaire sont séparées pour cinq périodes de paie différentes (quotidienne, hebdomadaire, aux deux semaines, bimensuelle et mensuelle). Pour déterminer les montants de retenue, les employeurs choisissent la période de paie et la tranche salariale applicables aux employés, puis lisent le tableau dans la colonne qui indique le nombre d’ exemptions demandées.
Les tables de pourcentage sont disponibles pour huit périodes de paie (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle) et séparées selon l’état matrimonial. Les employeurs commencent par réduire les salaires de la valeur des exemptions réclamées. Ensuite, ils utilisent le tableau correspondant à l’état matrimonial du salarié et recherchent le montant de la retenue en fonction de la tranche de salaire.
En tant que propriétaire d’entreprise, il est de votre responsabilité d’examiner les deux ensembles de tableaux et de déterminer celui qui convient à votre entreprise. Les tables de pourcentage sont plus inclusives, en termes de périodes de paie, donc si vous êtes dans une situation où différents employés sont payés à différentes périodes de paie, alors la table de pourcentage devrait être la table de choix. Par exemple, si vos employés sont payés trimestriellement, les tables de pourcentage seront plus appropriées que les tables de tranches de salaire. Pour obtenir ces tableaux, appelez l’IRS ou rendez-vous surhttp://www.irs.gov/ et demandez les publications 15 et 15-A.
Taxes d’État
La plupart des États utilisent des tables similaires aux tables fiscales fédérales, et vous pouvez les obtenir en accédant à la section fiscale du site Web de votre État ou en contactant la Small Business Administration. Vous n’avez pas besoin de retenir les impôts des États dans les juridictions qui n’imposent pas d’impôts d’État sur le revenu, comme l’Alaska, la Floride, le salaire brut, comme la Pennsylvanie.
FI CA
La Federal Insurance Contributions Act (FICA) est une loi fédérale qui oblige les employeurs à retenir les impôts de sécurité sociale et d’assurance-maladie sur les salaires versés aux employés. Il oblige également l’employeur et l’employé à payer chacun la moitié de la taxe FICA.
Les taxes de sécurité sociale et d’ assurance – maladie sont imposées à l’employé à un taux forfaitaire de 6,2% pour la sécurité sociale et 1,45% pour l’ assurance – maladie et l’employeur de taux forfaitaire unique de 6,2% et 1,45%, respectivement, la création d’ un FICA combiné taux d’imposition des 15,3% (12,4% pour la sécurité sociale et 2,9% pour l’assurance-maladie). Les indépendants sont tenus de payer eux-mêmes l’intégralité de l’impôt de 15,3%.
Contrairement aux impôts fédéraux et étatiques, les impôts FICA ne sont pas affectés par le nombre d’exemptions de retenue réclamées par l’employé. Il vous suffit de multiplier le paiement du salaire brut d’un employé par le taux d’imposition applicable pour déterminer combien vous devez retenir et combien vous devez payer en tant qu’employeur.
En 2021, la taxe de sécurité sociale ne s’applique qu’aux premiers 142 800 $ de revenu, également appelés base salariale de la sécurité sociale. La base salariale est ajustée chaque année en fonction de l’ inflation. La taxe Medicare n’a pas de limite de revenu.
FUTA
Les impôts de chômage, ou FUTA, sont des impôts payés uniquement par l’employeur. Vous devez payer des impôts de chômage si l’une des conditions suivantes s’applique:
a) Vous payez un salaire d’au moins 1500 $ par trimestre b) Vous avez au moins un employé un jour donné pendant 20 semaines dans une année civile, que les semaines soient consécutives ou non
Le taux d’imposition FUTA est de 6,0% pour 2020 et il est imposé sur les premiers 7000 $ de salaire de chaque employé. Cependant, vous pouvez demander des crédits sur votre impôt FUTA brut pour refléter les impôts de chômage que vous payez. Si vous payez vos impôts de chômage d’État lorsqu’ils sont dus, vous êtes autorisé à demander un crédit de 5,4%, ce qui réduit effectivement votre taux d’imposition FUTA à 0,6%.
Rassembler tout cela
Le calcul des charges sociales peut être très compliqué et il est important d’envoyer les paiements à temps pour éviter les pénalités et les site Web de l’ IRS.
Les impôts FUTA sont généralement payés trimestriellement et les impôts sur le revenu et FICA sont déposés bimensuellement ou mensuellement. L’IRS envoie généralement aux propriétaires d’entreprise un avis à la fin de chaque année détaillant la méthode à utiliser pour l’année à venir.
En général, la http://www.irs.gov/ ou appelez la ligne d’aide en direct de l’IRS pour les entreprises au 1-800-829-4933.