18 avril 2021 15:08

Formulaire W-2: Déclaration des salaires et des impôts

Table des matières

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Qu’est-ce que le formulaire W-2: Salaire et déclaration d’impôt?

Le formulaire W-2, également connu sous le nom de déclaration de salaire et d’impôt, est le document qu’un employeur est tenu d’envoyer à chaque employé et à l’ Internal Revenue Service (IRS) à la fin de l’année. Un W-2 rapporte le salaire annuel des employés et le montant des impôts retenus sur leur chèque de paie. Un employé W-2 est une personne dont l’employeur déduit les impôts de son chèque de paie et soumet ces informations au gouvernement.

Points clés à retenir

  • Le formulaire W-2 reflète votre revenu gagné et vos impôts retenus de l’année précédente à déclarer dans vos déclarations de revenus.
  • Les employeurs utilisent les W-2 pour déclarer les impôts FICA pour les employés.
  • L’IRS utilise également des formulaires W-2 pour suivre les obligations fiscales des particuliers.

Qui dépose le formulaire W-2: Salaire et déclaration d’impôt?

Un employeur est légalement tenu d’envoyer un formulaire W-2 à chaque employé à qui il a payé un salaire, un salaire ou une autre forme de compensation. Cela n’inclut pas les travailleurs contractuels ou indépendants, qui produisent des déclarations de revenus sous différentes formes. L’employeur doit envoyer à l’employé le formulaire W-2 au plus tard le 31 janvier de chaque année, afin que l’employé ait suffisamment de temps pour produire ses déclarations de revenus avant la date limite (qui est le 15 avril la plupart des années).2



La date d’échéance de la déclaration de revenus fédérale 2020 pour les particuliers a été prolongée du 15 avril 2021 au 17 mai 2021. Le paiement des impôts dus peut être reporté à la même date sans pénalité. Votre date limite fiscale de l’État ne peut pas être retardée.

Si vous avez été touché par la tempête de neige de février 2021 au Texas, votre date limite de dépôt a été déplacée au 15 juin 2021. Si vous ne vivez pas au Texas mais avez été touché par la tempête, vous pouvez toujours être admissible à l’extension.4

Les employeurs doivent également utiliser les formulaires W-2 pour déclarer lesimpôts FICA ( Federal Insurance Contributions Act ) de leurs employés tout au long de l’année.À la fin du mois de janvier, les employeurs doivent déposer, pour l’année précédente, le formulaire W-2, ainsi que le formulaire W-3, pour chaque employé auprès de la Social Security Administration (SSA). Le SSA utilise les informations de ces formulaires pour calculer les prestations de sécurité sociale auxquelles chaque travailleur a droit.

Les documents fiscaux sont déposés pour l’année précédente. Par exemple, si vous recevez un formulaire W-2 en janvier 2021, il reflète votre revenu gagné pour 2020.

Comment remplir le formulaire W-2: Déclaration de salaire et d’impôt

Si vous êtes salarié d’une entreprise et que vous recevrez un W-2 pour vos impôts sur le revenu, il vous sera envoyé automatiquement chaque année par votre employeur. Votre employeur soumettra également une copie de votre W-2 à l’IRS.

Les informations fournies sur le formulaire W-4 (ou parfois le formulaire W-9 ) lorsque vous êtes embauché pour la première fois fournissent les informations dont votre entreprise a besoin pour garder une trace de la masse salariale, des retenues d’impôt, des avantages fournis par l’employeur et des contributions avant impôt à des choses comme un 401 (k) régime de retraite. Le formulaire W-4  indique à l’employeur  le montant d’impôt à retenir sur le chèque de paie d’un employé en fonction de l’état matrimonial de la personne, du nombre d’allocations et de personnes à charge et d’autres facteurs.

Lorsque vous préparez vos impôts sur le revenu, vous devrez saisir les données figurant sur votre W-2 dans un formulaire 1040 de déclaration de revenus des particuliers, soit à la main, soit par voie électronique. Un logiciel de préparation de déclarations de revenus en ligne vous permet désormais d’importer directement les informations sur votre W-2 à partir de votre fournisseur de paie dans de nombreux cas.

Quelles informations le formulaire W-2: Salaire et déclaration d’impôt comprend-il?

Chaque W-2 a les mêmes champs, quel que soit l’employeur. Les formulaires W-2 sont divisés en sections étatiques et fédérales puisque les employés doivent déposer des impôts aux deux niveaux. Certains champs fournissent des informations sur l’employeur, y compris le numéro d’identification de l’employeur (EIN) (fédéral) et le numéro d’identification de l’État de l’employeur. Les champs restants sont pour la plupart des détails sur les revenus de l’employé de l’année précédente.

Les gains totaux de l’employé de l’employeur pour l’année sont enregistrés, ainsi que le montant retenu en impôts sur les chèques de paie de l’employé, séparés dans la retenue à la source pour l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt sur la sécurité sociale, etc. Si l’employé travaille également pour obtenir des pourboires, un champ indique combien d’argent en pourboires l’employé a gagné pour l’année.

Si vous travaillez sur plusieurs travaux qui fournissent des W-2, vous devez les saisir séparément.

Lorsque l’employé dépose des impôts, le montant de l’impôt retenu selon le formulaire W-2 est déduit de son obligation fiscale brute. Si plus d’impôt a été retenu que l’employé doit, un remboursement sera émis.

L’IRS utilise également le formulaire W-2 pour suivre le revenu et la responsabilité fiscale d’un employé. Si le revenu déclaré sur les impôts d’un employé ne correspond pas au revenu déclaré sur le formulaire W-2, l’IRS peut vérifier le contribuable. Cependant, les contribuables sont tenus de déclarer tous les salaires, salaires et pourboires, même si ces revenus ne sont pas déclarés sur un W-2.

Comment lire le formulaire W-2: Déclaration de salaire et d’impôt

Les formulaires W-2 comprennent des cases numérotées et avec des lettres qu’un employeur doit remplir et reflètent le montant que vous avez gagné et les impôts retenus.

Boîtes A à F

Les boîtes aux lettres sur un W-2 comprennent le nom et l’adresse de vous et de votre employeur, votre numéro de sécurité sociale et le numéro d’identification EIN et d’état de votre employeur.

Boîtes 1 et 2

L’encadré 1 indique votre revenu imposable, y compris les salaires, les salaires, les pourboires et les primes, tandis que l’encadré 2 indique le montant d’impôt fédéral sur le revenu que votre employeur a retenu sur votre salaire.

Boîtes 3 et 4

L’encadré 3 détaille le montant de vos revenus soumis à l’impôt de sécurité sociale et l’encadré 4 le montant de l’impôt de sécurité sociale qui a été retenu.

Boîtes 5 et 6

L’encadré 5 indique combien de votre salaire est assujetti à l’impôt de Medicare et l’encadré 6 combien a été retenu. La part salariale de la taxe Medicare est de 1,45%.

Boîtes 7 et 8

Si une partie de votre salaire est sous forme de pourboires, ces cases indiquent combien vous avez déclaré dans les pourboires (case 7) et combien votre employeur a déclaré en pourboires qu’il vous a versés (case 8).

Boîte 9

Cette boîte a été utilisée pour refléter un avantage fiscal maintenant disparu, elle est donc laissée vide.

Boîte 10

La case 10 indique le montant que vous avez reçu de votre employeur en prestations pour personnes à charge (le cas échéant).

Boîte 11

Cette case détaille le montant de la rémunération différée que vous avez reçue de l’employeur dans un régime non admissible.

Boîte 12

La case 12 détaille les autres types de compensation ou de réduction de votre revenu imposable et un code à une ou deux lettres correspondant à chacun. Cela pourrait inclure, par exemple, des contributions à un plan401 (k). Les codes sont détaillés dans les instructions W-2 de l’IRS.

Boîte 13

Cette case comporte trois sous-cases conçues pour déclarer les salaires qui ne sont pas assujettis à la retenue d’impôt fédéral, si vous avez participé à un régime de retraite parrainé par l’employeur ou si vous avez reçu une indemnité de maladie par l’intermédiaire d’un tiers, comme une police d’assurance.

Boîte 14

La case 14 permet à un employeur de déclarer toute autre information fiscale supplémentaire qui ne rentre pas dans les autres sections d’un formulaire W-2. Quelques exemples sont les impôts prélevés sur l’assurance invalidité par l’État et les cotisations syndicales.

Boîtes 15-20

Les six dernières cases d’un W-2 se rapportent toutes aux taxes nationales et locales, y compris le montant de votre salaire soumis à ces taxes et le montant retenu.

Toutes les copies du formulaire W-2 sont disponibles sur le site Web de l’IRS.

Documents fiscaux connexes

Le formulaire W-4 est rempli par chaque employé à des fins de retenue. L’employeur utilise ces informations pour déterminer le montant d’impôt à retenir sur les chèques de paie de l’employé. La plupart des employés doivent remplir ce formulaire lorsqu’ils commencent à travailler pour une entreprise.

Si l’employé est payé 600 $ ou plus pour l’entreprise au cours de l’année, l’entreprise émet un formulaire 1099 indiquant les gains et les retenues effectuées. Cela arrive généralement à la fin du mois de janvier de l’année suivante.dix

gains de jeux de hasard  au cours de l’année précédente.

Les étudiants reçoivent un relevé 1098-E pour toute année au cours de laquelle ils ont payé des intérêts sur un prêt étudiant fédéral. Les étudiants reçoivent également un relevé 1098-T indiquant les frais de scolarité des collèges qui pourraient donner droit à des déductions ou des crédits d’impôt.

Questions fréquemment posées

Comment puis-je obtenir mon W-2?

Votre employeur est tenu de vous fournir des copies de votre W-2 chaque année si vous êtes admissible à en recevoir une. La date limite pour les entreprises de fournir ce formulaire est généralement fin janvier ou début février suivant l’année d’imposition qui vient de se terminer. Les W-2 peuvent être envoyés par courrier sous forme de copie papier ou mis à disposition en ligne sous forme électronique, soit par l’intermédiaire de l’employeur directement, soit par l’intermédiaire de leur fournisseur de paie.

Combien d’argent devez-vous gagner pour obtenir un W-2?

En général, vous recevrez un W-2 d’un employeur si vous avez gagné au moins 600 $ dans une année donnée. Vous recevrez également un W-2 si vous aviez des impôts retenus sur un montant quelconque de votre employeur. Notez que si vous étiez une personne sous contrat et non un employé, vous recevrez probablement un 1099 au lieu d’un W-2.

Que dois-je faire si j’ai perdu mon W-2?

Si votre W-2 est disponible en ligne, vous pouvez y accéder autant de fois que nécessaire. Si vous perdez votre mot de passe ou vos informations d’identification pour accéder au site en ligne, vous pouvez souvent demander une récupération automatique du mot de passe. Si vous avez encore besoin d’aide pour accéder à vos informations en ligne, ou si vous devez demander une nouvelle copie papier, vous devez contacter votre responsable de la paie ou des RH.

Quelle est la différence entre un W-2 et un W-4?

Un W-4 est rempli par les employés pour fournir à leur employeur leur numéro d’identification fiscale (généralement SSN), leur état matrimonial, le nombre d’allocations et de personnes à charge, et le montant d’impôt à retenir avec chaque chèque de paie. Le W-4 est rempli lors de la première embauche d’un employé ou si des changements doivent être apportés au statut de dépôt ou à la retenue. Le W-2 est rempli par les employeurs à la fin de l’année d’imposition et envoyé aux employés pour qu’ils entrent dans leur déclaration de revenus.

 

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