Comment remplir le formulaire W-4 en 2021
Table des matières
Développer
- À quoi sert le formulaire W-4?
- Modifications 2020 au formulaire W-4
- Comment lire et remplir le formulaire W-4: un guide étape par étape
- Lorsque vous avez besoin d’un nouveau formulaire W-4
- Considérations particulières
- La ligne de fond
Quelle est la bonne façon de remplir un formulaire W-4? Il s’agit du formulaire fiscal appelécertificat de retenue de l’employé W-4 que votre employeur vous remet lorsque vous commencez un nouvel emploi. Si les formulaires fiscaux vous effraient – vous ne les comprenez pas, vous avez peur de ce qui se passera si vous faites une erreur – continuez à lire. Le formulaire W-4 a fait peau neuve en 2020 et compte désormais cinq sections au lieu de sept à remplir;cet article vous expliquera ce qu’est un W-4 et vous expliquera comment remplir le nouveau formulaire ligne par ligne.
Points clés à retenir
- La façon dont vous remplissez le formulaire IRS W-4, le certificat d’allocation de retenue de l’employé, détermine le montant d’impôt que votre employeur retiendra sur votre chèque de paie.
- Vous voulez remplir le formulaire avec précision afin que le montant exact de l’impôt sur le revenu soit retenu sur vos chèques de paie; sinon, vous pourriez finir par devoir l’IRS lorsque vous produisez vos impôts.
- Le formulaire W-4 a fait peau neuve en 2020 et compte désormais cinq sections au lieu de sept à remplir; la raison de la transformation était d’améliorer la clarté pour les contribuables qui remplissent le formulaire.
À quoi sert le formulaire W-4?
Vous remplissez un formulaire W-4 afin que votre employeur retienne le montant exact de l’ impôt sur le revenu de vos chèques de paie. Si vous avez un comptable ou un autre préparateur de déclarations de revenus, confirmez vos décisions avec eux avant de remettre le formulaire.
La façon dont vous remplissez le formulaire W-4, Certificat de retenue de l’employé , détermine le montant d’impôt que votre employeur retiendra sur votre chèque de paie. Votre employeur envoie l’argent qu’il retient de votre chèque de paie à l’ Internal Revenue Service (IRS), avec votre nom et votre numéro de sécurité sociale (SSN). Votre retenue compte pour payer la facture annuelle d’impôt sur le revenu que vous calculez lorsque vous produisez votre déclaration de revenus en avril. C’est pourquoi un formulaire W-4 demande des informations d’identification, telles que votre nom, adresse et numéro de sécurité sociale.
Vous pouvez demander une exonération de retenue à la source si vous n’avez pas dû d’impôt au cours de l’année précédente et que vous vous attendez à ne pas avoir à payer d’impôt l’année prochaine.
Modifications 2020 au formulaire W-4
L’IRS a déployé une nouvelle version du formulaire W-4 en 2020.2 Il s’agissait de la première refonte majeure du formulaire depuis lasignature de laloi sur les réductions d’impôt et l’emploi (TCJA) en décembre 2017;TCJA a apporté des changements majeurs à la retenue à la source pour les employés.
En fait, la refonte du W-4 et les changements fiscaux depuis la TCJA peuvent être une raison de revoir le W-4 que vous avez déposé lorsque vous êtes venu pour la première fois chez votre employeur et de voir si vous devez apporter des modifications. Une autre raison de revoir votre W-4: ce que vous apprenez lorsque vous déposez vos formulaires d’impôt sur le revenu actuels, surtout si vous découvrez que vous n’avez pas assez de retenues sur votre chèque de paie et que vous devez maintenant de l’argent à l’IRS. Il est également avantageux de mettre à jour votre W-4 chaque fois que vous avez un grand changement de vie. Par exemple, l’ajout d’un enfant, un mariage ou un divorce, ou si vous commencez un travail indépendant à côté.
La version 2020 du formulaire W-4 élimine la possibilité de demander des allocations personnelles.2 Auparavant, un W-4 était accompagné d’une feuille de calcul des allocations personnelles pour vous aider à déterminer le nombre d’ allocations à demander. Plus vous réclamez d’allocations, moins un employeur retiendra votre chèque de paie et moins vous réclamez, plus votre employeur retiendra. Les allocations étaient auparavant vaguement liées aux exemptions personnelles et à charge demandées sur votre formulaire fiscal. Bien que la déduction forfaitaire ait été doublée à la suite de la TCJA, les exemptions pour les personnes et les personnes à charge ont été éliminées.
Le nouveau formulaire vise à faciliter le processus tant pour les employés qui remplissent le formulaire que pour les employeurs qui prélèvent des impôts à la source. Il a cinq sections à remplir par rapport aux sept sections de la version pré-2020.
Comment lire et remplir le formulaire W-4: un guide étape par étape
Toutes les pages du formulaire W-4 sont disponibles sur le site Web de l’IRS.
Si vous êtes célibataire ou marié à un conjoint qui ne travaille pas, n’avez pas de personnes à charge, n’avez qu’un seul revenu d’un emploi et ne demandez pas de crédits d’impôt ou de déductions (autres que la déduction standard ) en remplissant un W- 4 est très simple.À partir de 2020, tout ce que vous avez à faire est de fournir votre nom, votre adresse, votre numéro de sécurité sociale, le statut de dépôt, et signer et dater le formulaire.
Si votre situation fiscale est plus complexe, vous devrez fournir des renseignements sur les personnes à charge, les revenus de votre conjoint, le revenu supplémentaire et les crédits d’impôt et déductions que vous prévoyez demander.
Voici comment remplir le formulaire.
Étape 1: Fournissez vos informations
Indiquez votre nom, adresse, statut de dépôt et numéro de sécurité sociale. Facile. Votre employeur a besoin de votre numéro de sécurité sociale afin que, lorsqu’il envoie l’argent retenu de votre chèque de paie à l’IRS, le paiement soit correctement appliqué à votre facture annuelle d’impôt sur le revenu. Après avoir terminé cette étape, les déclarants uniques avec une situation fiscale simple, comme décrit ci-dessus, n’ont qu’à signer et dater le formulaire et ils ont terminé.
Tout le monde devra faire quelques pas de plus.
Si vous ne soumettez pas du tout le formulaire W-4, l’IRS oblige votre employeur à retenir au taux le plus élevé.
Étape 2: Ajouter plusieurs emplois ou un conjoint qui travaille
Passez à la deuxième étape si vous avez plus d’un emploi ou si votre statut de dépôt est marié et que votre conjoint travaille. Si cela s’applique à vous, vous avez trois options parmi lesquelles vous pouvez en choisir une:
Option A
Utilisez l’estimateur de retenue d’impôt en ligne de l’IRSet incluez l’estimation à l’étape quatre (expliquée ci-dessous), le cas échéant.
Option B
Remplissez la feuille de travail sur plusieurs emplois, fournie à la page trois du formulaire W-4, et entrez le résultat à l’étape 4 (c), qui est expliquée ci-dessous. Il est fourni à la page trois du formulaire W-4, que votre employeur aurait dû vous remettre, ou vous pouvez le télécharger à partir de l’IRS. L’IRS conseille que la feuille de calcul ne soit remplie que sur un seul W-4, et que le résultat ne doit être saisi que pour l’emploi le mieux rémunéré, pour aboutir à la retenue la plus précise.2
Lorsque vous remplissez la feuille de travail sur plusieurs emplois, la première chose à faire est de savoir si vous avez deux emplois (vous et votre conjoint) ou trois ou plus. Si vous et votre conjoint avez tous les deux un emploi, vous remplissez la ligne 1 du formulaire. De même, si vous avez deux emplois et que votre conjoint ne travaille pas, vous remplissez également la ligne 1.
Afin de remplir avec précision la ligne 1, vous devrez utiliser les graphiques fournis à la page quatre du formulaire W-4. Ces graphiques sont séparés par statut de dépôt, vous devrez donc sélectionner le bon graphique en fonction de la façon dont vous produisez vos impôts. La colonne de gauche répertorie les montants en dollars pour le conjoint ayant le revenu le plus élevé et la ligne du haut indique les montants en dollars pour le conjoint ayant le revenu le plus faible.dix
Par exemple, regardons une personne mariée qui dépose conjointement. En supposant que le conjoint A gagne 80000 $ par an et le conjoint B 50000 $ par an, le conjoint A devra sélectionner 8420 $ (l’intersection de la ligne 80000 $ – 99 999 $ de la colonne de gauche et de la colonne 50000 $ – 59 999 $ de la rangée du haut) à remplir à la ligne 1 de la feuille de travail Multiple Jobs.
Si vous avez trois emplois ou plus combinés, entre vous et votre conjoint, vous devrez remplir la deuxième partie de la feuille de travail sur les emplois multiples. Tout d’abord, sélectionnez votre emploi le mieux rémunéré et le deuxième emploi le mieux rémunéré. Utilisez les graphiques de la page 4 pour calculer le montant à ajouter à la ligne 2a de la page 3. Cette étape est la même que dans l’exemple ci-dessus, sauf que vous utilisez le deuxième emploi le mieux rémunéré comme «emploi le moins bien rémunéré».
Ensuite, vous devrez additionner les salaires de vos deux emplois les plus élevés. Utilisez ce chiffre pour «l’emploi mieux rémunéré» sur le graphique de la page 4, tout en utilisant le salaire du troisième emploi comme «l’emploi le moins bien rémunéré». Entrez le montant du graphique à la ligne 2b à la page 3 et additionnez les lignes 2a et 2b ensemble pour compléter 2c.
Par exemple, supposons que le conjoint A a deux emplois qui gagnent 50 000 $ et 15 000 $ tandis que le conjoint B a un emploi qui rapporte 40 000 $. Le conjoint A inscrirait 3 570 $ à la ligne 2a (l’intersection de la ligne 50 000 $ – 59 999 $ de la colonne de gauche et de la colonne 40 000 $ – 49 999 $ de la rangée du haut). En additionnant 50000 $ et 40000 $ ensemble pour un total de 90000 $, le conjoint A inscrirait 3260 $ à la ligne 2c (l’intersection de la ligne 80 000 $ – 99 999 $ de la colonne de gauche et de la colonne 10 000 $ – 19 999 $ de la rangée du haut). L’addition de ces deux montants donne 6 830 $ pour la ligne 2c.
Vous devrez entrer le nombre de périodes de paie dans une année à l’emploi le mieux rémunéré à la ligne 3 de la feuille de travail sur plusieurs emplois. Par exemple, 12 pour tous les mois, 26 pour toutes les deux semaines ou 52 pour toutes les semaines. Divisez le montant annuel à la ligne 1 (pour deux emplois) ou à la ligne 2c (pour trois emplois ou plus) par le nombre de périodes de paie. Inscrivez ce chiffre à la ligne 4 de la feuille de travail sur plusieurs emplois ainsi qu’à la ligne 4c du formulaire W-4.
Option C
Cochez la case de l’option C s’il n’y a que deux travaux au total et faites de même sur le W-4 pour l’autre travail également. Le choix de cette option est logique si les deux emplois ont un salaire similaire, sinon plus d’impôt peut être retenu que nécessaire.
Étape 3: Ajouter des personnes à charge
Si vous avez des personnes à charge, remplissez la troisième étape pour déterminer votre admissibilité au crédit d’impôt pour enfants et au crédit pour les autres personnes à charge. Les contribuables célibataires qui gagnent moins de 200 000 $ ou ceux mariés qui font une déclaration conjointe qui gagnent moins de 400 000 $ sont admissibles au crédit d’impôt pour enfants.4
Techniquement, la définition IRS d’une personne à charge est assez compliquée (voir lapublication IRS 501 pour plus de détails), mais la réponse courte est que c’est un enfant admissible ou un parent admissible qui vit avec vous et que vous soutenez financièrement.
Multipliez le nombre d’enfants admissibles de moins de 17 ans par 2 000 $ et le nombre d’autres personnes àcharge par 500 $. Ajoutez la somme en dollars des deux à la ligne trois.
Étape 4: Ajouter d’autres ajustements
Dans cette section, l’IRS veut savoir si vous voulez un montant supplémentaire retenu sur votre chèque de paie. «Bien sûr que non. Vous prenez déjà assez de mon argent », pensez-vous. Cependant, les informations que vous avez fournies dans les sections précédentes peuvent amener votre employeur à retenir trop peu d’impôt au cours de l’année. S’ils retiennent trop peu, vous vous retrouverez avec une grosse facture fiscale et peut-être des pénalités et des intérêts sous-payés en avril. Dans ce cas, dites à votre employeur de retenir de l’argent supplémentaire sur chaque chèque de paie afin que cela ne se produise pas.
Comment savez-vous si cela peut arriver? Une cause probable est si vous recevez un revenu important déclaré sur le dividendes ou le revenu d’un travail indépendant – aucun impôt sur le revenu n’est retenu sur ces sources de revenu. Vous devrez peut-être également utiliser cette section si vous travaillez toujours, mais que vous recevez des prestations de retraite d’un emploi précédent ou des prestations de retraite de la sécurité sociale.
La quatrième étape d’un W-4 vous permet de retenir des sommes supplémentaires en remplissant une ou plusieurs des trois sections suivantes:
4 a)
Si vous prévoyez gagner un revenu «non lié à l’emploi» non assujetti à une retenue, comme des dividendes ou des comptes de retraite, inscrivez le montant dans cette section.
4 b)
Remplissez cette section si vous prévoyez demander des déductions (telles que des déductions détaillées ) autres que la déduction standard et souhaitez réduire votre retenue. Pour estimer vos retenues pour 2020, utilisez la feuille de calcul des retenues fournie à la page 3 du formulaire W-4.
4 c)
Cette section vous permet d’avoir tout impôt supplémentaire que vous souhaitez retenir sur votre paie à chaque période de paie, y compris les montants de la feuille de travail pour emplois multiples ci-dessus, si cela s’applique à vous.
Étape 5: Signer et dater le formulaire W-4
Bien que signer et dater un W-4 soit l’étape la plus simple, ce n’est pas moins important que toute autre. Le formulaire dit: «Sous peine de parjure, je déclare avoir examiné ce certificat et, à ma connaissance, il est vrai, correct et complet.»Vous devez signer votre nom sous cette déclaration, où il est écrit «Signature de l’employé». Entrez ensuite la date à droite. Ce n’est pas valide tant que vous ne le faites pas.
Lorsque vous avez besoin d’un nouveau formulaire W-4
En général, votre employeur n’enverra pas le formulaire W-4 à l’IRS. Après l’avoir utilisé pour déterminer votre retenue, la société le déposera. Vous ne devez remplir le nouveau formulaire W-4 que si vous commencez un nouvel emploi en 2021 ou si vous souhaitez modifier le montant retenu sur votre paie.
Vous pouvez modifier votre retenue à tout moment en soumettant un nouveau W-4 à votre employeur.
Certaines situations où vous pourriez avoir besoin de changer votre W-4 incluent: se marier ou divorcer, ajouter un enfant à votre famille ou prendre un deuxième emploi. Vous voudrez peut-être également soumettre un nouveau W-4 si vous découvrez que vous avez retenu trop ou pas assez l’année précédente lorsque vous préparez votre déclaration de revenus annuelle et que vous vous attendez à ce que votre situation soit similaire pour l’ année d’imposition en cours. Vos modifications W-4 prendront effet au cours des une à trois prochaines périodes de paie, une fois que votre entreprise aura mis à jour vos informations dans le système de paie.
Considérations spéciales lors du dépôt du formulaire W-4
Si vous commencez un emploi au milieu de l’année et que vous n’étiez pas employé plus tôt cette année-là, voici une faille fiscale qui peut vous faire économiser de l’argent: Si vous ne serez pas employé plus de 245 jours par année, demandez par écrit à votre employeur d’utiliser la méthode d’une partie de l’année pour calculer votre retenue. La formule de retenue de base suppose un emploi à l’année complète, donc sans utiliser la méthode d’une partie de l’année, vous aurez trop de retenues et vous devrez attendre le moment des impôts pour récupérer l’argent.
La ligne de fond
Il est important de remplir correctement un formulaire W-4 car l’IRS oblige les gens à payer des impôts sur leur revenu progressivement tout au long de l’année. Si vous avez trop peu d’impôt retenu, vous pourriez devoir une somme étonnamment élevée à l’IRS en avril, plus des intérêts et des pénalités pour avoir sous-payé vos impôts au cours de l’année.
Dans le même temps, si vous avez trop d’impôt retenu, votre budget mensuel sera plus serré qu’il ne devrait l’être. De plus, vous accorderez au gouvernement un prêt sans intérêt alors que vous pourriez épargner ou investir cet argent supplémentaire et gagner un rendement – et vous ne récupérerez vos impôts en trop que l’année suivante, lorsque vous produirez votre déclaration de revenus et se faire rembourser. À ce stade, l’argent peut sembler être une aubaine, et vous pourriez l’utiliser moins judicieusement que vous ne l’auriez fait s’il était venu progressivement à chaque chèque de paie.