Paiements journaliers
Que sont les paiements quotidiens?
Les indemnités journalières sont Les dépenses professionnelles comprennent généralement l’hébergement, le transport, la nourriture et toute autre dépense incidente. L’indemnité journalière – le terme latin pour «par jour» – peut également désigner un système de rémunération structurelle dans lequel un employé est payé à la journée, par opposition à l’heure ou au mois.
Points clés à retenir
- Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais encourus lors d’un voyage d’affaires.
- Les indemnités journalières sont utiles lorsque les employés accumulent des dépenses professionnelles annuelles telles que l’hébergement, les repas, les déplacements, etc.
- Les entreprises peuvent offrir des indemnités journalières sous forme de cartes de crédit d’entreprise, une couverture totale ou partielle des dépenses ou des taux quotidiens fixes.
- La plupart des entreprises utilisent le taux standard fixé par le gouvernement fédéral comme ligne directrice pour leurs indemnités journalières.
Comprendre les paiements par jour
Les indemnités journalières sont utiles pour certains postes qui nécessitent de longs déplacements, ce qui oblige les employés à accumuler des dépenses professionnelles annuelles telles que l’hébergement, les repas, les déplacements, etc. Les entreprises ont mis en place différents systèmes pour couvrir ces dépenses:
- Cartes de crédit d’entreprise : certaines entreprises émettent des cartes de crédit à leurs employés. Cela leur permet de payer immédiatement les dépenses professionnelles pendant leur travail sans engager de dépenses par eux-mêmes.
- Couverture totale ou partielle des dépenses : alors que certaines entreprises couvrent intégralement les dépenses des employés, certaines entreprises n’offrent des indemnités journalières que pour les dépenses partielles, en particulier pour l’hébergement, la nourriture et les voyages.
- Montants fixes : De nombreuses entreprises offrent à leurs employés un taux journalier fixe et spécifique. Les employés doivent couvrir tout ou partie de leurs coûts avec cette indemnité journalière.
L’indemnité journalière fait également référence à la structure de l’indemnisation reçue par certains travailleurs. Les travailleurs bénéficiant d’une structure d’indemnités journalières reçoivent leur salaire à la journée ou à la quantité de travail effectué. Ces types de travailleurs ont généralement des contrats temporaires ou à court terme, par opposition à des emplois à temps plein. Les travailleurs de la santé et les enseignants suppléants sont des exemples de travailleurs sur le calendrier de paiement des indemnités journalières.
Considérations particulières
Les indemnités journalières de la plupart des employés du gouvernement fédéral sont fixées par la General Services Administration (GSA) des États-Unis. Les entreprises ayant une politique de paiement journalier pour les dépenses professionnelles utilisent ce taux journalier fédéral comme ligne directrice. Les tarifs standard pour les voyages nationaux et internationaux entrent en vigueur le 1er octobre de chaque année. Bien que les tarifs fixés par le gouvernement américain soient basés sur le coût de la vie dans la ville d’une entreprise, celui-ci peut fixer ses tarifs supérieurs ou inférieurs au taux normal.
Les indemnités journalières supérieures au taux normal exigent que l’employé paie une taxe sur le montant excédentaire. Le paiement excédentaire est inclus dans la case 12 du formulaire W-2. Le défaut de déposer un rapport de dépenses d’entreprise auprès de l’employeur dans les 60 jours entraîne généralement un paiement d’impôt sur le déboursement quotidien complet.
Les employés sont tenus de payer des impôts sur tout montant supérieur au taux quotidien standard.
Les indemnités journalières ne font pas partie du salaire d’un employé si le paiement est égal ou inférieur au taux quotidien fédéral et si l’employé remet un rapport de dépenses d’entreprise à son employeur. Les paiements sont généralement comptés comme un revenu non imposable des employés et sont présentés séparément du revenu imposable sur le formulaire W-2. Le rapport de frais professionnels doit être soumis à l’employeur dans les 60 jours suivant la fin du voyage et doit détailler le but du voyage, la date et le lieu, ainsi que les reçus pour les dépenses remboursées.
Indemnités journalières pour les travailleurs indépendants
Les travailleurs indépendants ne peuvent utiliser qu’un taux journalier pour le coût des repas. Comme les autres employés, les travailleurs indépendants doivent conserver un registre des notes de frais indiquant la date, le lieu et le but du voyage d’affaires. La conservation des reçus peut également être nécessaire, mais dans les cas où ils ne le sont pas, il est toujours judicieux de les conserver.
Types de paiements d’indemnités journalières
Les entreprises gèrent différemment les indemnités journalières. Comme indiqué ci-dessus, ils peuvent émettre des cartes de crédit, couvrir des dépenses totales ou partielles, offrir des taux fixes ou exiger des employés qu’ils couvrent les dépenses de leur poche pour un remboursement à une date ultérieure.
Les indemnités journalières peuvent couvrir entièrement ou partiellement les dépenses professionnelles. Les entreprises peuvent utiliser un tarif journalier pour l’hébergement et les repas, ou un tarif journalier pour couvrir uniquement les repas. Une indemnité journalière partielle, par exemple, peut totaliser 100 $ pour les repas de couverture seulement, alors que les frais d’hébergement et les faux frais sont payés de leur poche. Certaines entreprises versent des indemnités journalières en émettant des chèques à l’intention de l’employé pour indiquer qu’il est distinct du revenu de l’employé.
Tarifs fixes
Une entreprise qui met en œuvre une méthode d’indemnité journalière fixe pour les dépenses d’entreprise verse généralement à l’employé un montant fixe par jour. Par exemple, une indemnité journalière pour un consultant en technologie de l’information (TI) travaillant pour la semaine dans une autre ville pourrait être de 200 $ par jour – 100 $ pour l’hébergement, 50 $ pour la nourriture et 50 $ pour les frais accessoires.
Les frais accessoires sont des coûts qui ne sont pas spécifiquement identifiés mais qui sont déterminés à la discrétion des employés. Les frais accessoires peuvent inclure les frais de transport, le service de blanchisserie, Internet, le service d’étage, les pourboires pour les serveurs, etc. Si un employé utilise sa voiture personnelle lors d’un voyage d’affaires, il sera remboursé selon le taux de remboursement du kilométrage de l’ Internal Revenue Service (IRS), un taux optionnel utilisé pour calculer les coûts déductibles d’exploitation d’un véhicule à des fins professionnelles.
Dépenses personnelles
Dans les cas où les employés sont tenus de payer leurs dépenses à l’avance et seuls, les entreprises leur demandent généralement de présenter des réclamations. Si les réclamations sont approuvées pour les dépenses personnelles, les entreprises émettent à leurs employés le remboursement des dépenses professionnelles. Cette méthode prend beaucoup plus de temps, car elle oblige le personnel à examiner les réclamations et les reçus, à approuver ou refuser les demandes de remboursement et à émettre des paiements aux employés.
Avantages des paiements d’indemnités journalières
Les entreprises qui utilisent des indemnités journalières initiales et / ou des cartes de crédit d’entreprise permettent aux employés d’économiser le temps et les tracas liés à la conservation et au dépôt des reçus. Si le paiement a été couvert par l’indemnité journalière et que le coût est inférieur au montant de l’indemnité journalière, le paiement est approuvé sans avoir besoin de documentation. Si le coût des repas alloué à l’employé est de 100 $ par jour, tout montant dépensé égal ou inférieur à 100 $ pour la nourriture par jour n’a pas besoin de reçus d’affaires. Cependant, si l’employé dépense plus de ce montant en nourriture, les reçus devront être déposés auprès de son service des ressources humaines (RH).
Qu’arrive-t-il à tout excédent d’argent? Les employés peuvent garder l’argent non dépensé. Cela pourrait inciter les employés qui aiment épargner de l’argent à dépenser de l’argent.