Reçu
Qu’est-ce qu’un reçu?
Un accusé de réception est un accusé de réception écrit que quelque chose de valeur a été transféré d’une partie à une autre. En plus des reçus que les consommateurs reçoivent généralement des vendeurs et des prestataires de services, des reçus sont également émis dans le cadre d’opérations interentreprises et de transactions boursières. Par exemple, le titulaire d’un contrat à terme reçoit généralement un instrument de livraison, qui agit comme un reçu en ce sens qu’il peut être échangé contre l’actif sous-jacent à l’expiration du contrat à terme.
Fait rapide
L’impression thermique est la forme d’impression physique de reçus la plus couramment utilisée car elle est peu coûteuse et facile à utiliser.
Les reçus expliqués
En plus de montrer la propriété, les reçus sont importants pour d’autres raisons. Par exemple, de nombreux détaillants insistent sur le fait qu’un client doit montrer un reçu pour échanger ou retourner des articles tandis que d’autres exigent qu’un reçu – généralement émis dans un certain délai – soit produit à types de reçus suivants, s’ils sont générés, soient conservés par les petites entreprises:
- Reçus bruts tels que bandes de caisse enregistreuse, informations sur les dépôts (ventes au comptant et à crédit), carnets de reçus, factures, formulaires 1099-MISC
- Reçus des achats et des matières premières (ils doivent indiquer le montant payé et confirmer qu’il s’agissait d’achats professionnels nécessaires; les documents peuvent inclure des chèques annulés ou d’autres documents identifiant le bénéficiaire, le montant et la preuve de paiement / virement électronique de fonds.)
- Reçus sur bande de caisse enregistreuse
- Reçus et relevés de carte de crédit
- Les factures
- Feuillets de petite caisse pour les petits paiements en espèces
On pense que la pratique consistant à conserver les reçus à des fins fiscales provient de l’Égypte ancienne. Les agriculteurs et les commerçants ont cherché des moyens de documenter les transactions pour éviter l’exploitation fiscale. Le papyrus a été utilisé à la place du papier. À une époque plus moderne, les banques londoniennes utilisaient les presses à imprimer de la révolution industrielle pour imprimer des reçus avec leurs propres marques.
Points clés à retenir
- Les reçus sont un document qui représente la preuve d’une transaction financière.
- Les reçus sont émis dans le cadre d’opérations interentreprises et de transactions boursières.
- Des reçus sont également nécessaires à des fins fiscales comme preuve de certaines dépenses.
Exigences IRS pour les reçus numériques
Les reçus numériques deviennent la norme. Depuis 1997, l’IRS accepte les reçus numérisés et numériques comme des documents valides à des fins fiscales. La procédure fiscale 97-22 stipule que les reçus numériques doivent être précis, faciles à stocker, à conserver, à récupérer et à reproduire. Le propriétaire de l’entreprise doit être en mesure de fournir une copie à l’IRS.
À des fins de contrôle fiscal, tous les documents ne sont pas valides. L’IRS accepte divers documents à condition qu’il détaille le montant, le lieu, la date et le type de dépense.
Les enregistrements numériques ne sont pas sujets à l’usure comme le sont les reçus physiques, mais ils peuvent être perdus en cas de panne d’un disque dur. Il est donc judicieux de les stocker sur le cloud ou dans un endroit où ils sont toujours accessibles.
Les reçus papier peuvent être stockés numériquement à l’aide de scanners de bureau et d’applications de téléphonie mobile. Ce type de technologie peut organiser, créer des notes de frais et intégrer des données avec un logiciel de comptabilité.