18 avril 2021 6:33

Frais accessoires – IE

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Que sont les frais accessoires (IE)?

Les frais accessoires, également appelés frais accessoires, sont des pourboires et autres frais ou coûts mineurs encourus en plus du service, de l’article ou de l’événement principal payé au cours des activités commerciales.

Les frais accessoires accessoires aux frais de transport, de repas et d’hébergement sont courants lorsqu’un employé voyage pour affaires. Un employé qui prend un taxi de l’aéroport à un hôtel encourra des frais pour les taxis et les hôtels et, si c’est la coutume locale, encourra des frais accessoires de pourboires au chauffeur de taxi et au personnel de l’hôtel. Les dépenses accessoires pour des articles ou des services tels que les coupes de cheveux ou les articles de toilette sont susceptibles d’être classées comme personnelles puisqu’elles auraient été nécessaires et payées à la maison de toute façon.

Procédures de l’entreprise pour les incidents

Les dépenses accessoires et les politiques et procédures qui les régissent sont souvent énoncées dans le manuel des employés d’une entreprise. Dans ce document, les dépenses accessoires seront définies, classées comme professionnelles ou personnelles et limitées quant à la quantité, la qualité ou le montant en dollars. Ou bien, un taux journalier peut être établi et tous les coûts supérieurs doivent être supportés par l’employé. Les procédures de remboursement de l’entreprise peuvent exiger que les frais accessoires soient payés par les employés de leur poche ou par une carte de crédit d’entreprise ou une petite caisse.

Ces procédures devraient faciliter le suivi des dépenses accessoires à des fins comptables et fiscales. Les employés doivent tenir des registres détaillés pour chaque achat. Les employés doivent résumer ces enregistrements dans un rapport de dépenses soutenu par des reçus réels attestant le paiement et les soumettre à l’entreprise. Les frais accessoires payés par les fonds personnels des employés devraient être remboursés par des chèques autonomes afin qu’il soit clair que les paiements sont des remboursements et non des revenus pour les employés.

Repas et frais accessoires

Les frais accessoires sont déductibles, sous réserve de la limite de 50% lorsqu’ils sont payés sans remboursement dans le cadre de voyages d’affaires, d’investissement ou de biens productifs de revenus, ou à des fins éducatives, médicales ou caritatives admissibles.

Cinq méthodes peuvent être utilisées pour calculer les frais de repas et de frais accessoires (M&IE):

  1. La méthode du coût réel
  2. Méthode standard d’allocation de repas
  3. L’indemnité journalière de déplacement selon la méthode des plans responsables
  4. Méthode haut-bas
  5. La méthode des frais accessoires uniquement.

La disponibilité d’une méthode dépend entièrement des faits et des circonstances spécifiques. La première méthode, le coût réel, permet de rembourser directement les frais de voyage justifiés. Les quatre méthodes restantes fournissent des tarifs journaliers inclusifs pour couvrir des coûts spécifiques.

Le tarif standard de l’indemnité de repas couvre le coût de tous les repas, le service d’étage, la blanchisserie, le nettoyage à sec et le repassage des vêtements, ainsi que les frais et pourboires pour les personnes qui fournissent des services, comme les serveurs de restauration et les bagagistes. L’indemnité journalière au taux journalier fédéral et le montant le plus bas au taux établi par l’IRS couvrent tous les repas, l’hébergement et les faux frais. Le taux de 5 $ par jour pour faux frais seulement couvre les faux frais et ne peut être utilisé que lorsqu’aucun repas n’a été payé ou engagé et que l’indemnité de repas standard n’a pas été utilisée.

Aux fins de la déduction pour repas et frais accessoires (M&IE), les frais accessoires sont des honoraires et des pourboires donnés aux porteurs, aux transporteurs de bagages, au personnel de l’hôtel et au personnel des navires. Les frais accessoires ne comprennent pas les frais de blanchisserie, de nettoyage et de repassage des vêtements, les taxes d’hébergement, les frais de télégramme ou d’appels téléphoniques, le transport entre les lieux d’hébergement ou d’affaires et les lieux où les repas sont pris, ou les frais d’envoi pour le dépôt des bons de voyage et payer les factures par carte de crédit parrainées par l’employeur.

Traitement fiscal des incidents

Le traitement fiscal des dépenses accessoires payées ou remboursées par les entreprises varie selon le type et le contribuable. De manière générale, les frais accessoires peuvent être déductibles s’ils sont accessoires à des dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires à leurs activités commerciales respectives, s’ils sont habituels et prévus localement et s’ils sont d’un montant raisonnable.

Cadeaux d’affaires

Les frais accessoires accessoires aux coûts des cadeaux sont courants lorsqu’une entreprise offre des cadeaux à ses clients. Une entreprise qui offre de tels cadeaux encourra des frais accessoires de papier d’emballage, de rubans, d’arcs et de livraison en plus du coût des cadeaux sous-jacents.

Déductibilité des cadeaux d’affaires

Les frais accessoires liés aux cadeaux d’affaires tels que l’emballage de cadeaux, la gravure, l’emballage, l’envoi postal, l’assurance ou d’autres frais connexes qui n’ajoutent pas de valeur substantielle au cadeau ne sont pas pris en compte dans le calcul de la limite de déduction pour les cadeaux d’affaires. C’est une bonne chose puisque les déductions pour cadeaux d’affaires sont limitées à 25 $ par bénéficiaire au cours de chaque année d’imposition. Toute dépense supérieure à 25 $ de tout cadeau donné à un destinataire ne peut être déduite.

Victime ou vol

Les frais accessoires accessoires au coût des biens endommagés ou volés sont courants lorsqu’une entreprise subit une perte commerciale ou un vol. Si une usine brûle, l’entreprise qui la possède devra payer pour réparer ou remplacer l’usine et pourrait également engager des dépenses accessoires telles que des soins médicaux pour blessures corporelles, des frais de déménagement et de stockage ou la location d’un espace temporaire dans l’usine.

Déductibilité en cas de perte ou de vol

Les frais accessoires liés à un accident ou à un vol, tels que les soins médicaux pour blessures corporelles, le logement temporaire, le carburant, le déménagement ou la location d’un logement temporaire, ne sont pas déductibles en tant que pertes en cas d’accident.

Voyage de la Garde nationale et de la réserve

Les membres de la Garde nationale et de la réserve peuvent réclamer une déduction supérieure à la ligne du revenu brut jusqu’au taux quotidien fédéral pour les repas, l’hébergement et les frais accessoires de voyage de plus de 100 miles avec une nuit pour assister aux réunions de la garde ou de la réserve.

Formulaires de déclaration de revenus pour les accessoires

Les employés déduisent les frais de déplacement liés à l’emploi sur l’annexe A du formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ en tant que frais de travail et déductions diverses détaillées sous réserve de la limite de 2% de l’AGI. Les membres de la Garde nationale et de la réserve déclarent les frais de déplacement de 100 milles sur la ligne 24 du formulaire 1040 comme une déduction au-dessus de la ligne du revenu brut.

Les travailleurs indépendants déduisent les frais de déplacement liés à l’emploi comme dépenses professionnelles sur l’annexe C du formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ. Les entreprises, selon la classification de l’entité, déduisent les frais de déplacement en tant que dépenses professionnelles sur le formulaire 1120 ou 1120S ou le formulaire 1065.

 

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