Comprendre les indemnités journalières

Table des matières

Développer

• Que couvre l’indemnité journalière?
• Repas et frais accessoires
• Frais d’hébergement
• Pourquoi les tarifs varient selon l’emplacement
• Recherche de tarifs pour chaque emplacement
• Le taux quotidien standard
• Utilisation par les employeurs des tarifs GSA
• Taxes sur les remboursements d’indemnités journalières
• Indemnité journalière comme alternative salariale
• La ligne de fond

L ‘«indemnité journalière» ou taux journalier est un montant fixe de remboursement versé aux employés pour l’hébergement quotidien, les repas et les frais accessoires engagés pendant les déplacements professionnels. Les tarifs sont fixés chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations à l’intérieur des États-Unis continentaux;les tarifs non étrangers (par exemple, l’Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) sont fixés par le ministère de la Défense et les tarifs étrangers (partout en dehors des États-Unis et de ses territoires) sont établis par le département d’État.

Si vous voyagez pour affaires ou avez des employés qui voyagent, il est important de comprendre l’indemnité journalière, qui offre une alternative au remboursement basé sur des relevés de dépenses détaillés et nécessite une comptabilité moins élaborée. Ici, nous répondons aux questions que vous pourriez avoir sur l’indemnité journalière, comment cela fonctionne et ce que cela implique sur le plan fiscal.

Que couvre l’indemnité journalière?

La GSA répartit les taux journaliers en deux catégories:

• Repas et frais accessoires (M&IE)
• Logement

Repas et frais accessoires

La catégorie repas et frais accessoires (M&IE) couvre tous les repas (petit-déjeuner, déjeuner et dîner), le service d’étage, la blanchisserie, le nettoyage à sec, le repassage des vêtements, ainsi que les frais et pourboires pour les personnes qui fournissent des services, tels que les serveurs de restauration et les bagages. transporteurs.2 Les tarifs journaliers pour les repas varient selon le lieu et sont classés en six niveaux.

Les grandes villes ont généralement le niveau maximum de l’indemnité journalière de 76 $;les petites villes qui accueillent d’importants voyages d’affaires ont des indemnités journalières comprises entre les niveaux 2 et 5 (56 $ à 71 $). Les zones qui ne sont généralement pas visitées par les voyageurs d’affaires auront le taux minimum de 55 $.

Frais d’hébergement

La catégorie d’hébergement comprend les hébergements pour les nuitées, tels que les hôtels, les motels, les auberges, les centres de villégiature et les appartements. Un tarif journalier distinct est fixé pour les M&IE et l’hébergement pour chaque emplacement. Par exemple, pour l’exercice 2020, les taux quotidiens pour Atlanta varient entre 157 $ et 156 $ pour l’hébergement et 66 $ pour M&IE.  Pour Chicago, les tarifs d’hébergement varient entre 125 $ et 229 $, selon le mois, et l’indemnité journalière M&IE est de 76 $.

Pourquoi les tarifs varient selon l’emplacement

Les tarifs journaliers sont basés sur le coût de la vie d’ une région. Les tarifs journaliers dans les grandes villes, telles que Chicago, New York et Los Angeles, sont plus élevés que dans les zones non métropolitaines, car les biens et services dans les grandes villes sont généralement plus chers. Les tarifs d’hébergement peuvent également varier d’un mois à l’autre en fonction de l’offre et de la demande.  L’indemnité journalière d’hébergement la plus élevée à New York, par exemple, coïncide avec l’automne, la saison qui attire le plus de touristes et de voyageurs d’affaires.7 Les  taux quotidiens sont mis à jour annuellement et entrent en vigueur le 1er octobre, le premier jour de l’exercice du gouvernement fédéral.

Recherche de tarifs pour chaque emplacement

Demandez au service site Web de la GSA, où vous pouvez rechercher par ville, état ou code postal pour l’année fiscale en cours (du 1er octobre au 30 septembre). Si vous souhaitez afficher le prochain exercice ou tout autre exercice depuis 1997, recherchez par état et sélectionnez l’année appropriée dans le menu déroulant. Cliquez sur «Rechercher les tarifs journaliers» pour afficher les résultats, qui sont ventilés par destination principale, comté, hébergement maximum par mois et repas et frais accessoires (M&IE).

Si vous recherchez une zone qui n’est pas couverte par les tableaux GSA (par exemple, Hawaï, qui ne fait pas partie de la zone continentale des États-Unis), deux liens apparaîtront qui vous dirigeront vers le site Web approprié: le ministère de la Défense pour les non-étrangers voyage (Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) et le Département d’État pour toutes les destinations étrangères.

Le taux quotidien standard

Un taux standard de 55 $ par jour pour M&IE et un taux standard de 96 $ par jour pour l’hébergement (l’année fiscale 2020) s’applique à tout emplacement qui n’a pas de taux spécifié dans les tableaux de la GSA. Cela est vrai pour tous les États de la zone continentale des États-Unis

Utilisation par les employeurs des tarifs GSA

Alors que la plupart des entreprises utilisent les taux journaliers fixés par la GSA, elles peuvent utiliser des méthodes de remboursement alternatives. Par exemple, les employeurs peuvent utiliser la méthode IRS high-low, qui établit un taux forfaitaire quotidien pour les emplacements à coût élevé (par exemple, New York, Chicago et le district de Columbia), et un taux fixe pour tous les autres emplacements. Pour les voyages à compter du 1er octobre 2019, le tarif est de 297 $ (71 $ si M&IE uniquement) pour un voyage dans une zone à coût élevé et de 200 $ (60 $ M&IE) pour un voyage vers n’importe quel autre endroit des États-Unis continentaux.

Taxes sur les remboursements d’indemnités journalières

Les indemnités journalières ne sont pas considérées comme des salaires – et ne sont donc pas imposables – tant qu’elles remplissent certaines conditions. Vous serez soumis à des taxes si l’une des conditions suivantes est vraie:

• Le paiement est supérieur au taux quotidien fédéral admissible
• Vous n’avez pas déposé de note de frais auprès de votre employeur
• Votre note de frais n’incluait pas la date, l’heure, le lieu, le montant et l’objet commercial de la dépense
• Votre employeur vous a donné une indemnité journalière et n’a pas exigé de rapport de dépenses.

Si l’une des situations ci-dessus est vraie, votre indemnité journalière sera considérée comme un salaire et sera soumise à des retenues d’ impôt sur le revenu et des charges sociales.  Le montant sera indiqué par votre employeur sur votre formulaire W-2. Si c’est simplement que votre indemnité journalière était supérieure au taux quotidien fédéral admissible, seul le montant excédentaire sera considéré comme un salaire.

Pour justifier votre voyage et les dépenses connexes, vous devrez tenir un journal indiquant les jours de votre voyage d’affaires, l’endroit où vous vous êtes rendu et le exonération fiscale en vertu des règles de la taxe journalière.  Pour éviter des conséquences fiscales défavorables, consultez votre conseiller fiscal avant de vous lancer dans un voyage d’affaires prolongé.

Indemnité journalière comme alternative salariale

Étant donné que les indemnités journalières ne sont pas imposables, certaines personnes peuvent soulever la question: «Puis-je accepter un salaire inférieur avec indemnité journalière au lieu d’un salaire plus élevé sans indemnité journalière?». La réponse est non. » Les politiques d’indemnités journalières ne peuvent pas être créées d’une manière qui permette à ce qui devrait être engagé d’être étiqueté comme autre chose – dans ce cas, l’indemnité journalière.

La ligne de fond

Les indemnités journalières permettent de rembourser les employés qui voyagent à des fins professionnelles. Les tarifs varient selon le lieu et la période de l’année et se répartissent en deux catégories: l’hébergement et les repas et les frais accessoires (M&IE). Tant que vos paiements ne dépassent pas le taux quotidien maximum du fédéral, ils ne sont pas imposables; si les indemnités journalières dépassent les limites fédérales, tout excédent sera imposé comme un revenu ordinaire.

Les taux journaliers peuvent changer chaque année et les lois sur les taxes journalières peuvent être compliquées. Consultez un fiscaliste qualifié si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la politique d’indemnités journalières de votre entreprise.