Comment former une association de propriétaires

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Les HOA peuvent également être une source de conflits majeurs en raison du pouvoir qu’ils exercent sur les propriétaires.

Création de la HOA

Le processus d’établissement d’un HOA dépend de l’endroit où se trouve le HOA, mais les étapes suivantes seront probablement nécessaires.

1. Établir une structure d’entreprise en formant une LLC ou une société à but non lucratif.
2. Créer des clauses restrictives, des conditions et des restrictions (CC & R) qui décrivent comment la HOA fonctionnera et quelles règles les propriétaires doivent respecter.
3. Établir une procédure pour les futures modifications des CC&R.
4. Rédaction de règles et règlements qui mettent les CC & R dans un langage facile à comprendre pour les résidents de la communauté.
5. Rédaction de documents constitutifs, tels que les statuts et les statuts, qui décrivent la fréquence des réunions, les directives de vote, l’élection des dirigeants de la HOA et d’autres procédures de fonctionnement.
6. Élire des dirigeants / membres du conseil qualifiés. Par exemple, le trésorier doit en fait comprendre comment tenir les livres et gérer l’argent, par exemple.

Si les personnes qui créent le HOA ne sont pas des experts en droit immobilier, l’embauche d’un avocat possédant une expertise HOA serait une décision judicieuse à ce stade. La HOA ne sera pas en mesure d’appliquer ses règles si elles sont contestées et jugées non légales. Un bon avocat peut également souligner les questions clés auxquelles les dirigeants de la HOA devraient prêter attention, comme les lois sur le logement équitable, pour éviter les problèmes juridiques une fois que l’association est en place et fonctionne. Les réglementations fédérales, étatiques et locales ont préséance sur les règles HOA.

(Pour une lecture connexe, voir: Comment choisir le bon avocat.) 

Protégez le HOA

Les dirigeants et le conseil d’administration sont chargés de gérer et de superviser la HOA. Ce niveau de responsabilité élevé s’accompagne d’un niveau de risque élevé. Le HOA a besoin d’un moyen de se protéger si un propriétaire décide de poursuivre.

Pourquoi un propriétaire pourrait-il intenter une action en justice? À Elk Grove, en Californie, un résident a poursuivi son HOA pour ses modifications suggérées aux règles de stationnement de quartier. Un homme de Houston a poursuivi son HOA parce qu’il voulait qu’il enlève les barres anti-cambrioleurs de son domicile malgré le taux de criminalité élevé dans la région.

Une organisation de logement équitable a poursuivi une association de copropriétés en Floride pour avoir refusé d’autoriser les enfants à vivre dans l’immeuble. Un membre du conseil pourrait être poursuivi pour avoir enfreint son obligation fiduciaire envers les résidents de la HOA et pourrait être tenu personnellement responsable.

L’assurance des administrateurs et des dirigeants offre une protection financière aux personnes qui dirigent la HOA. Il couvre à la fois les frais de défense juridique et les dommages. Cependant, il ne couvre pas la faute intentionnelle. L’assurance vol des employés peut protéger l’association si un directeur, un dirigeant ou un gestionnaire immobilier détourne des fonds HOA.

Tenez des registres financiers solides

Un HOA a besoin d’argent pour fonctionner, et cet argent provient des résidents de la communauté. Une partie de l’argent finance l’administration de la HOA (par exemple, les services juridiques, comptables et de gestion), mais la majeure partie de l’argent sert à l’entretien des espaces communs.

Il pourrait payer pour les services d’aménagement paysager, l’entretien de la piscine et même la collecte des ordures. Une partie de l’argent est dépensée chaque mois et le reste est mis de côté dans un fonds de réserve. Parfois, une dépense importante surviendra qui ne peut pas être payée sur le fonds de réserve de la HOA. Dans ce cas, la HOA exigera des résidents de payer des frais supplémentaires appelés une évaluation spéciale.

Un nouveau HOA devra effectuer une analyse de financement et établir un budget pour déterminer le montant à collecter en cotisations mensuelles du ou des propriétaires de chaque propriété. L’analyse est basée sur les dépenses qui seront payées par les membres de la communauté, combien elles coûteront, combien seront allouées au fonds de réserve et le pourcentage de la propriété de la communauté appartenant à chaque résident.

En outre, le fonds de réserve doit être géré et investi pour garder la HOA financièrement saine (par exemple, la valeur du fonds doit être préservée contre l’ inflation ).

Tenez les propriétaires informés

En tant que membres de la communauté qui paient des cotisations et sont touchés par les décisions de la HOA, les résidents doivent être tenus informés des activités de la HOA et de tout problème affectant la communauté.

Les HOA doivent tenir des réunions régulières et informer les résidents suffisamment à l’avance pour que tout le monde ait la possibilité d’y assister. Ils doivent également organiser des élections pour les administrateurs et les dirigeants et veiller à ce que chacun ait la possibilité de voter. Un bulletin d’information communautaire, un courriel et / ou un site Web peuvent également aider les propriétaires à rester informés.

Les dirigeants et administrateurs de la HOA doivent tenir des registres détaillés de leurs activités, tels que les procès-verbaux des réunions communautaires. Les associations devraient divulguer régulièrement des informations financières importantes aux membres de la communauté. Les membres doivent être conscients de leurs droits de consulter les enregistrements HOA et avoir accès sur demande.

(Pour en savoir plus, voir:  Gérer votre pension de copropriété.)

Application des règles

Les HOA sont des communautés basées sur des règles, donc de temps en temps, ils doivent appliquer les règles que les membres de la communauté enfreignent. Les HOA doivent également traiter les plaintes des résidents au sujet des règles existantes qu’ils n’aiment pas ou des règles qui, selon eux, devraient être ajoutées pour résoudre un problème persistant.

Les HOA doivent appliquer les règles de manière rapide et cohérente. Les propriétaires refusant de se conformer devraient être condamnés à une amende. Si un propriétaire refuse de se conformer, le HOA peut avoir besoin d’envoyer le compte aux collections ou de poursuivre le propriétaire. Les HOA devraient éviter une application sélective – en d’autres termes, ils ne devraient pas jouer les favoris avec les dirigeants HOA ou les résidents de la communauté avec lesquels ils sont amis. Un comportement biaisé peut mener à un procès.

L’embauche d’une société de gestion professionnelle peut réduire le fardeau des dirigeants et administrateurs d’un HOA et éliminer une source potentielle de conflit entre les dirigeants HOA et d’autres membres de la communauté. La société de gestion peut prendre en charge une grande partie du travail administratif et faire face aux désagréments tels que l’application des règles et la perception des cotisations. Il peut également utiliser son expertise en gestion immobilière pour assurer le bon fonctionnement de la communauté et éviter les erreurs que pourraient commettre des dirigeants et administrateurs inexpérimentés. Cependant, la gestion professionnelle coûte de l’argent, ce qui signifie que les frais mensuels HOA des propriétaires seront plus élevés.

Le pire des cas pour l’application des règles consiste à saisir la propriété d’un propriétaire pour non-paiement de cotisations ou d’évaluations spéciales. Cette mesure extrême peut créer une situation litigieuse entre le propriétaire et le HOA. Les saisies font également baisser la valeur des propriétés, ce qui n’est pas bon pour les autres résidents du quartier.

Organiser des rassemblements communautaires

Les HOA peuvent concerner strictement les affaires, mais ce n’est pas obligatoire. Une activité amusante occasionnelle permet aux membres de la HOA de se connaître sur une base amicale et sociale, pas seulement dans le cadre potentiellement conflictuel d’une réunion de la HOA. Si les voisins se connaissent personnellement, la communauté peut être un endroit plus agréable à vivre et les conflits peuvent être plus faciles à résoudre.

La ligne de fond

Former et gérer une association de propriétaires est une tâche énorme avec des responsabilités importantes et des implications majeures. Si vous envisagez d’acheter une propriété dans un HOA, comprenez dans quoi vous vous engagez avant d’acheter.

(Pour en savoir plus, voir:  9 choses que vous devez savoir sur les associations de propriétaires.)