Salle de réunion

Qu’est-ce qu’une salle de conférence?

Une salle de conseil est une salle où un groupe de personnes organise des réunions, généralement celles élues par les actionnaires pour gérer une entreprise. Dans le secteur de la banque d’ investissement, la salle de conférence peut également faire référence à une salle utilisée dans un bureau de courtage pour accueillir des clients et des membres du public. Ils rencontrent ici des représentants inscrits (RR) pour discuter des investissements, obtenir des cotations boursières et effectuer des transactions.

Comprendre une salle de conférence

Comme son nom l’indique, la salle du conseil est surtout connue comme une salle utilisée par le conseil d’administration d’ une entreprise (B de D), un groupe d’individus élus par les actionnaires pour les représenter et protéger leurs intérêts. Les membres du conseil peuvent généralement être divisés en trois catégories.

• Président : Une personne qui dirige le conseil et est responsable de s’assurer qu’il fonctionne bien. Élu par le conseil d’administration, les fonctions d’un président consistent généralement à maintenir une communication solide avec le chef de la direction (PDG) et d’autres hauts dirigeants, à formuler la stratégie commerciale de l’ entreprise, à représenter la direction et le conseil auprès du grand public et des actionnaires, et l’intégrité de l’entreprise.
• Administrateurs internes:ces membres du conseil sont soit des actionnaires, soit des dirigeants de haut niveau de l’entreprise, tels que le chef de l’exploitation (COO) ou le directeur financier (CFO). Leurs principales tâches consistent à approuver les budgets de haut niveau préparés par la haute direction, à mettre en œuvre et à surveiller la stratégie commerciale et à donner le feu vert aux initiatives et projets de base de l’entreprise.
• Administrateurs externes : contrairement aux administrateurs internes, ces personnes ne font pas directement partie de l’équipe de direction. Ils ont cependant les mêmes responsabilités. Le rôle d’un administrateur externe est d’offrir des informations externes, en fournissant des perspectives impartiales et impartiales sur les questions soumises au conseil.

Comment une salle de conférence est utilisée

La fréquence des réunions entre les membres d’un conseil d’administration varie en fonction du type et de la taille de l’entreprise. Habituellement, les réunions des membres du conseil devraient avoir lieu dans une salle de conférence spécialement désignée au moins tous les trimestres.

Au cours de ces réunions, les membres du conseil discuteront des problèmes les plus urgents auxquels la société est actuellement confrontée, puis décideront de la manière de les gérer, en remplissant leur rôle de  fiduciaire  au nom des actionnaires.

Les questions qui relèvent de la compétence d’un conseil comprennent l’embauche et le licenciement des cadres supérieurs, la dividendes et les options politiques. Le conseil est également chargé d’aider une société à se fixer des objectifs généraux, à soutenir les tâches exécutives et à s’assurer que l’entreprise dispose de ressources adéquates et bien gérées.

Exigences de la salle de conférence

Les décisions importantes sont prises lors des réunions du conseil d’administration, affectant tout le monde, des personnes que l’entreprise emploie, les investisseurs qui détiennent ses actions, et potentiellement même la plus grande économie. Bien que ces salles soient le lieu de processus décisionnels très importants, les salles elles-mêmes ne doivent pas nécessairement être spéciales.

Souvent, les salles de conférence ne sont que des salles de conférence de base. La seule exigence réelle est qu’ils soient équipés de chaises et d’une table suffisamment grande pour accueillir tous les membres du conseil.

Une autre exigence commune pour ces chambres est qu’elles sont insonorisées. La confidentialité est essentielle pendant les réunions, il est donc important que l’espace utilisé pour les héberger ne soit pas sensible aux écoutes et aux interruptions.

Bien que cela ne soit pas strictement nécessaire, de nombreuses salles de conférence sont équipées des derniers équipements technologiques, tels que les terminaux Bloomberg  ou d’autres systèmes de cotation à la pointe de la technologie . Des téléviseurs à grand écran et d’autres systèmes de présentation peuvent également être présents dans la salle de conférence.