Formulaire W-9: Demande de numéro d’identification fiscale et d’attestation
Table des matières
Développer
- Qu’est-ce que le formulaire W-9: Demande de numéro d’identification fiscale (NIF) et de certification?
- Qui peut déposer le formulaire W-9: Demande de numéro d’identification fiscale (NIF) et de certification?
- À quoi sert le formulaire W-9?
- Comment lire et remplir le formulaire W-9
- Considérations spéciales lors du dépôt du formulaire W-9
Qu’est-ce que le formulaire W-9: Demande de numéro d’identification fiscale (NIF) et de certification?
Un formulaire W-9 est un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS) qui est utilisé pour confirmer le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale (NIF) d’une personne à des fins d’emploi ou à d’autres fins génératrices de revenus. La confirmation peut être demandée pour une personne définie comme un citoyen américain ou une personne définie comme un étranger résident.
Un formulaire W-9 est également connu sous le nom de demande de numéro d’identification fiscale et de formulaire de certification.
Points clés à retenir
- Le W-9 est un formulaire officiel fourni par l’IRS pour les employeurs ou d’autres entités afin de vérifier le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale d’un individu percevant un revenu.
- Les informations tirées d’un formulaire W-9 sont souvent utilisées pour générer un formulaire d’impôt 1099, qui est nécessaire à des fins de déclaration de revenus.
- Les informations collectées par une entité sur un formulaire W-9 ne peuvent être divulguées à aucune autre fin, en vertu de réglementations strictes en matière de confidentialité.
Qui peut déposer le formulaire W-9: Demande de numéro d’identification fiscale (NIF) et de certification?
Un formulaire W-9 est une demande écrite formelle d’information uniquement et est utilisé uniquement dans le but de confirmer le numéro d’identification fiscale (NIF) d’une personne. Un employeur ou une autre entité qui est tenu de déposer un document d’information auprès de l’IRS, tel que le formulaire 1099, doit obtenir votre TIN correct pour déclarer tout revenu ou perte qui pourrait affecter votre déclaration de revenus fédérale ou votre revenu imposable. Pour la plupart des individus, le NIF sera leur numéro de sécurité sociale (SSN).
Le W-9 diffère d’un formulaire W-4 – qui est plus communément fourni par les employés aux employeurs directs – en ce que le W-9 ne prévoit pas en soi la retenue des impôts dus. Toutes les taxes requises basées sur les gains liés au W-9 fourni sont à la charge du titulaire du NIF indiqué sur le document, à moins que le contribuable ne soit soumis à une retenue à la source. Si une retenue de sauvegarde est nécessaire, cela devra être noté sur le W-9, afin d’informer correctement l’entité recevant les informations de la nécessité de retenir en conséquence.
À quoi sert le formulaire W-9?
Les informations obtenues sur un formulaire W-9 sont le plus souvent dividendes payés sur un investissement;et diverses autres transactions financières.
L’IRS exige que ceux qui ne sont pas définis comme citoyens américains ou résidents étrangers utilisent le formulaire W-8 approprié à la place d’un formulaire W-9.
Le formulaire 1099 ne doit être émis qu’une fois que le seuil de revenu minimum est atteint, qui, pour la plupart des revenus divers, est fixé à 600 $ pour les années d’imposition 2020 et 2021. Les montants inférieurs à ce seuil doivent être déclarés comme revenu par le titulaire du NIF, mais ne nécessitent pas de Formulaire 1099.
Même si les employés sont légalement tenus de fournir certains renseignements personnels à leurs employeurs, la vie privée d’un employé est protégée par la loi. Un employeur qui divulgue les renseignements personnels d’un employé de quelque manière non autorisée peut faire l’objet de poursuites civiles et pénales.
Comment lire et remplir le formulaire W-9
Le formulaire W-9 est l’un des formulaires IRS les plus simples à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous guiderons à travers la bonne façon de le compléter.
Toutes les pages du formulaire W-9 sont disponibles sur le site Web de l’IRS.
Étape 1
Entrez votre nom tel qu’il apparaît sur votre déclaration de revenus.
Étape 2
Entrez le nom de votre entreprise ou le nom de « l’entité ignorée », s’il est différent du nom que vous avez entré à l’étape 1. Par exemple, vous pouvez être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n’utilisez pas votre nom personnel comme nom commercial;au lieu de cela, vous «faites des affaires» sous un autre nom. Vous saisiriez ce nom ici. En ce qui concerne la partie entité ignorée, si vous ne savez pas ce que c’est, vous n’en êtes probablement pas une. Une société à responsabilité limitée unipersonnelle est un type d’entité couramment ignoré . Les entreprises individuelles et les sociétés S ne sont jamais considérées comme des entités non prises en compte.
Étape 3
Quel type d’entité commerciale êtes-vous pour la classification fiscale fédérale: entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie / succession, société à responsabilité limitée ou «autre»? Cochez la case appropriée. Si vous n’êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû déposer beaucoup de paperasse pour devenir l’une des autres entités.
Étape 4
Exemptions. Il y a de fortes chances que vous laissiez ces cases vides. Voici quelques exceptions:
- Les bénéficiaires qui sont exemptés de la retenue à la source, comme les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case «Code du bénéficiaire exempté ». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exonérés et leurs codes et les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés remplissant un formulaire W-9 pour recevoir des paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, entreraient le code «5».
- Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu du Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case «Exemption of FATCA reporting code». Aucune de ces cases ne s’appliquera à l’entrepreneur indépendant ou au pigiste typique.
Étape 5
Indiquez votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal. Que faire si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle? Quelle adresse devez-vous fournir sur le formulaire W-9? Utilisez l’adresse que vous utiliserez dans votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue un espace de bureau, mais que vous produisez votre déclaration de revenus en utilisant votre adresse personnelle, entrez votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 afin que l’IRS n’ait pas de difficulté à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040..
Étape 6
Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l’adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour conserver une trace de la personne à qui vous avez fourni votre numéro d’identification fiscale.
Étape 7
L’IRS appelle cette section Partie I, ce qui doit vous faire vous demander quelles étaient toutes ces étapes que vous venez de terminer. Ici, vous devez fournir le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale individuel si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous êtes un autre type d’entreprise. Maintenant, certaines entreprises individuelles ont également des EIN, mais l’IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leurs SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, cela facilitera la correspondance des 1099 que vous recevrez avec votre déclaration de revenus, que vous déposerez sous votre SSN.
Que faire si votre entreprise est nouvelle et n’a pas d’EIN? Vous pouvez toujours remplir un formulaire W-9. L’IRS dit que vous devez demander votre numéro et écrire «demandé» dans l’espace pour le NIF. Vous voudrez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, jusqu’à ce que vous le fassiez, vous serez soumis à une retenue de sauvegarde. Vous pouvez demander un EIN sur le site Web de l’IRS. Reportez-vous aux instructions ci-dessous pour l’étape 8, partie II, pour en savoir plus sur la retenue de sauvegarde.
Étape 8
Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de tous vos renseignements avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Mentir intentionnellement sur un formulaire fiscal pourrait signifier que vous devrez payer une amende ou aller en prison; l’IRS ne dérange pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez certifier vraies, sous peine de parjure:
1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d’identification de contribuable correct (ou j’attends qu’un numéro me soit délivré).
- Les contribuables doivent utiliser des numéros d’identification fiscale légitimes. L’utilisation d’un numéro d’identification fiscale «emprunté», volé ou inventé équivaudrait à mentir sous serment et entraînerait de graves conséquences.
2. Je ne suis pas soumis à une retenue de sauvegarde parce que: (a) je suis exempté de la retenue de sauvegarde, ou (b) je n’ai pas été informé par l’Internal Revenue Service (IRS) que je suis soumis à une retenue de sauvegarde en raison d’un le défaut de déclarer tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l’IRS m’a informé que je ne suis plus soumis à une retenue de réserve.
- La plupart des contribuables sont exonérés de la retenue à la source. Si vous n’avez aucune idée de ce dont parle l’IRS ici, vous êtes probablement exempté. Si vous n’êtes pas exonéré, l’IRS vous en aura informé, et la société qui vous paieradoit le savoir car elle est tenue de retenir l’ impôt sur le revenu sur votre salaire à un taux fixe de 24% (à partir de 2020) et de l’envoyer au IRS. Soit dit en passant, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tromper votre déclaration de revenus: vous devrez peut-être en parler à un futur client, ce qui pourrait amener l’entreprise à réfléchir à deux fois à votre sujet. Le point (c) dit essentiellement que si vous avez déjà été soumis à une retenue de sauvegarde mais que vous ne le faites plus, personne n’a besoin de le savoir.
3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne américaine.
- Si vous êtes un étranger résident, vous êtes en clair. L’IRS considère également ce qui suit comme une «personne américaine»: un partenariat, une société, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis; un domaine domestique; et une fiducie nationale. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un partenaire étranger, des règles spéciales s’appliquent; lisez-les dans les instructions du formulaire W-9. Si vous n’êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.
4. Le (s) code (s) FATCA entré (s) sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de déclaration FATCA est correct.
- Vous n’aurez probablement pas à vous soucier de celui-ci, qui a à voir avec la Loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers.
Considérations spéciales lors du dépôt du formulaire W-9
Signature du formulaire W-9
Le formulaire W-9 vous demande de rayer le point 2 ci-dessus si vous avez été informé par l’IRS que vous êtes actuellement soumis à une retenue de sauvegarde parce que vous n’avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes sur votre déclaration de revenus.
Vous pouvez rayer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d’une transaction immobilière. L’élément 2 ne s’applique pas dans ce cas, donc peu importe si vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde.
Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères des instructions du W-9, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas du tout tenus de signer ce formulaire. Vous n’êtes généralement tenu de le signer que si l’IRS vous a informé que vous avez précédemment fourni un NIF incorrect. Mis à part les détails techniques, cependant, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou invalide si vous ne l’avez pas signé.
Retour du formulaire W-9
Retournez votre formulaire W-9 rempli à l’entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le livrerez en personne pour limiter votre exposition au vol d’identité, mais cette méthode n’est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sécurisé. Si vous devez envoyer le formulaire par e-mail, vous devez crypter à la fois le document et votre e-mail et vérifier à trois reprises que vous disposez de l’adresse e-mail correcte du destinataire avant d’envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous y aider, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents. En règle générale, l’entreprise qui doit soumettre un W-9 à l’IRS vous en donnera un à remplir.