Formulaire 941: Définition de la déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur
Qu’est-ce que le formulaire IRS 941: Déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l’employeur?
En général, un employeur doit transférer électroniquement à l’ Internal Revenue Service (IRS) les impôts sur l’emploi retenus sur une base mensuelle ou semestrielle. Cela comprend l’impôt fédéral sur le revenu retenu et la part des employeurs et des employés dans les impôts sur la sécurité sociale et l’ assurance – maladie. Puis, une fois par trimestre, l’employeur déclare ces paiements sur le formulaire 941, Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur.
Comment produire le formulaire 941: Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur
Le formulaire 941 comprend six pages composées de cinq parties. En haut de la page 1, l’employeur fournit un nom (y compris un nom commercial le cas échéant), une adresse et un numéro d’identification d’employeur (EIN). De plus, l’employeur indique la période de production:
- Premier trimestre (janvier, février, mars)
- Deuxième trimestre (avril, mai, juin)
- Troisième trimestre (juillet, août, septembre)
- Quatrième trimestre (octobre, novembre, décembre)
Partie un
La première partie est celle où l’employeur déclare le nombre d’employés employés, leur rémunération et les impôts dus. Cette partie indique également si l’employeur doit des impôts (solde dû) ou s’il a payé des impôts sur le travail en trop. Tout paiement en trop peut être appliqué au trimestre suivant ou reçu à titre de remboursement. Le choix est indiqué en cochant la case appropriée à la ligne 15.
Deuxième partie
La deuxième partie, qui commence à mi-chemin sur la deuxième page, explique le barème de dépôt d’impôt pour les impôts sur l’emploi. Le calendrier des dépôts pour la plupart des employeurs est mensuel ou semi-hebdomadaire. En cas de dépôt mensuel, une ventilation de la dette fiscale par mois est inscrite ici. Les employeurs qui déposent des impôts deux fois par semaine expliquent leur obligation fiscale pour leurs dépôts à l’annexe B. Il y a une exigence de dépôt le lendemain pour les taxes supérieures à 100 000 $. Les taxes de moins de 2 500 $ peuvent être payées avec le formulaire et n’ont pas à être déposées.
Partie trois
Dans la troisième partie, l’employeur doit répondre à deux questions: l’entreprise a-t-elle fermé ou cessé de payer un salaire (et la date à laquelle cela s’est produit), et l’entreprise est-elle un employeur saisonnier (et il n’est donc pas nécessaire de produire une déclaration tous les trimestres).
Parties quatre et cinq
Dans la quatrième partie, il est demandé à l’employeur s’il autorisera un employé, un préparateur d’impôt payé ou un autre tiers tel qu’un comptable public accrédité (CPA) à parler avec l’IRS au sujet de la déclaration. Si oui, l’employeur doit fournir le nom, le numéro de téléphone et un numéro d’identification personnel à cinq chiffres du délégué afin que l’IRS puisse confirmer l’identité de la personne.
Dans la cinquième partie, l’employeur signe, date et fournit un numéro de téléphone pendant la journée.
Si l’employeur a utilisé un préparateur rémunéré pour remplir le formulaire, le préparateur doit inscrire ses renseignements dans la cinquième partie. Cela comprend le nom, le numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN), la raison sociale, le numéro EIN du préparateur ou de l’entreprise, l’adresse et le numéro de téléphone.
Si l’employeur doit des impôts sur l’emploi pour le trimestre, le paiement peut accompagner le dépôt du formulaire 941. L’utilisation du formulaire 941-V: Bon de paiement aidera l’IRS à traiter le paiement correctement.
Le formulaire 941 est disponible sur le site Web de l’IRS.
Taxes déclarées sur le formulaire 941: Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur
Comme mentionné précédemment, dans la première partie, l’employeur déclare le montant des impôts payés sur les salaires, les pourboires et autres compensations. Il existe quatre types de taxes:
- Impôt fédéral retenu sur le salaire des employés (ligne 3).
- Taxes de sécurité sociale (lignes 5a et 5b). Le taux d’imposition est de 12,4%, couvrant à la fois la part salariale et patronale.
- Taxes Medicare (ligne 5c). Le taux est de 2,9 pour cent, couvrant à la fois la part de l’employeur et celle des employés.
- Taxes supplémentaires de Medicare sur les indemnités supérieures à 200 000 $ (ligne 5d). Le taux d’imposition est de 0,9% et est payé uniquement par l’employé.
Considérations spéciales lors du dépôt du formulaire 941
Pour les petits employeurs
Un employeur qui doit des impôts sur l’emploi de 1 000 $ ou moins pour l’année peut déposer leformulaire 944, Déclaration de revenus fédérale annuelle de l’employeur, s’il est autorisé à le faire par l’IRS. Appelez le 800-829-4933 ou envoyez une demande écrite, car vous devez recevoir la permission avant de déposer ce formulaire au lieu du formulaire 941.
Formulaires modifiés
Si vous devez corriger le formulaire 941, utilisez le formulaire 941-X, Déclaration de revenus trimestrielle de l’employeur ajustée ou Demande de remboursement. Par exemple, si les salaires ont été sous-estimés ou la taxe de sécurité sociale sur les pourboires a été surévaluée et que vous découvrez l’erreur, ce formulaire est utilisé pour la corriger.
La ligne de fond
Les taxes sur l’emploi sont une grande responsabilité. Apprenez-en davantage sur les paiements aux employés qui sont imposables et sur la manière de calculer les impôts sur l’emploi dans les publications 15 (circulaire E) et 15-B de l’ IRS.