Comment utiliser Excel comme grand livre de comptabilité générale
Microsoft Excel est un outil puissant qui peut être utilisé pour une multitude d’objectifs. Pour une petite entreprise avec peu de transactions, un propriétaire d’entreprise avisé peut utiliser Excel comme substitut d’ un logiciel de comptabilité.
Excel dispose de tous les outils nécessaires pour créer et maintenir un grand livre général, mais cela nécessite une solide compréhension de la comptabilité de base et une attention aux détails. Pour les propriétaires d’entreprise qui n’ont pas les ressources nécessaires pour investir dans un logiciel de comptabilité, Excel peut être un bon endroit pour commencer à tenir des registres comptables jusqu’à ce que le logiciel de comptabilité soit acheté. Ce qui suit est une ligne directrice qui vous aidera à définir la meilleure façon d’utiliser Excel à des fins comptables.
Utilisation d’Excel comme grand livre
Il est important de noter que chaque entreprise est différente les unes des autres et aura donc des besoins de reporting différents. La première étape de la mise en place d’un processus de comptabilité consiste à déterminer les paramètres comptables qui devront être inclus en fonction du type d’entreprise.
Une configuration d’enregistrement simple doit d’abord inclure des colonnes pour la date de la transaction, la description de la transaction et un numéro de référence, comme une facture ou des numéros de chèque. Les colonnes suivantes répertorieront chacun des comptes à utiliser au cours de l’année. Une réflexion approfondie doit être apportée à la sélection des comptes, car il sera difficile de revenir en arrière et d’apporter des modifications plus tard. De gauche à droite, les premiers comptes répertoriés doivent être des comptes de l’ état des résultats, commençant par les revenus et se terminant par les dépenses. Viennent ensuite les comptes d’actifs, puis les comptes de passif et enfin les comptes de capitaux propres.
Le grand livre utilise la comptabilité en partie double pour suivre toutes les transactions de l’entreprise, et il est important d’avoir une solide compréhension de ce concept avant de commencer à utiliser Excel comme grand livre général. La comptabilité en partie double repose sur la saisie des débits et des crédits pour une transaction de sorte qu’à la fin les livres soient équilibrés.
Tenue de livres à double entrée dans Excel
S’il s’agit d’une nouvelle entreprise, la première transaction sera probablement le capital investi dans l’entreprise. À titre d’exemple, disons qu’un entrepreneur nommé Jane décide d’ouvrir un atelier d’usinage. Elle a 750 000 $ d’économies pour démarrer l’entreprise et ouvre un compte courant dans sa banque locale avec les fonds qu’elle a économisés.
En utilisant des concepts de comptabilité en partie double, Jane sait que cette transaction augmentera le compte de trésorerie de l’entreprise (l’écriture de débit) et sera compensée par une augmentation du compte de capitaux propres du propriétaire (l’écriture de crédit). Dans ce système Excel, toutes les écritures de débit doivent être enregistrées comme des valeurs positives, tandis que toutes les écritures de crédit doivent être enregistrées avec des valeurs négatives.
Dans cet exemple, Jeanne doit entrer la date de la transaction et une description telle que «Investissement en capital» dans la première ligne de la feuille de calcul. Elle mettra ensuite une entrée positive de 750 000 $ dans la colonne du compte «Trésorerie» de la feuille de calcul et une entrée négative de 750 000 $ dans la colonne du compte «Capitaux propres» de la feuille de calcul. Pour vérifier les nombres, Jane doit utiliser la formule de somme d’Excel pour s’assurer que toutes les entrées de chaque ligne totalisent zéro dollar.
À partir de là, Jane continuera à entrer une ligne pour chaque transaction. Si elle achète de l’équipement avec l’argent comptant de l’entreprise, Jeanne entrera une transaction pour afficher un débit ou une entrée positive dans la colonne du compte «Équipement» et un crédit ou une entrée négative dans la colonne du compte «Espèces». Si elle vend des services d’usinage à un client, elle enregistrerait un crédit sur le compte «Revenu» et un débit sur un compte «Capitaux propres».
Enfin, le total de chaque colonne de compte doit être additionné au bas de la feuille de calcul. La somme de tous les comptes de revenu peut être additionnée pour calculer le revenu net courant. D’autres colonnes à calculer peuvent être configurées selon les besoins, comme le total de l’actif, le total du passif et le total des capitaux propres.
La ligne de fond
Gérer une entreprise nécessite une énorme quantité de comptabilité, qui est mieux servie en utilisant un logiciel de comptabilité spécifique. Si ce n’est pas une option pour un propriétaire d’entreprise, l’utilisation de Microsoft Excel est une bonne alternative. La personne effectuant le suivi des registres comptables de l’entreprise doit avoir une compréhension des termes et techniques comptables et comprendre les différents outils d’Excel pour produire des écritures comptables précises. Une fois que l’entreprise se développe, il est recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité approprié.