Archives de comptabilité
Que sont les registres comptables?
Les registres comptables sont l’ensemble de la documentation et des livres impliqués dans la préparation des états financiers ou des registres pertinents pour les audits et les examens financiers. Les registres comptables comprennent les enregistrements d’actifs et de passifs, les transactions monétaires, les grands livres, les journaux et toutes les pièces justificatives telles que les chèques et les factures.
Points clés à retenir
- Les registres comptables sont tous les documents impliqués dans la préparation des états financiers d’une entreprise.
- Certains organismes de réglementation imposent aux entreprises de conserver leurs registres comptables pendant plusieurs années au cas où ils auraient besoin d’être revus.
- Les registres comptables sont souvent examinés pour des audits, des contrôles de conformité ou d’autres nécessités liées à l’entreprise.
- Les types de registres comptables comprennent les transactions, les grands livres, les balances de vérification, les journaux et les états financiers.
Comprendre les enregistrements comptables
Des règles et des lois sont généralement en place pour obliger les entités comptables et les cabinets comptables à conserver les registres comptables pendant une période de temps spécifiée. Aux États-Unis, la Securities and Exchange Commission (SEC) exige que les cabinets comptables conservent les registres des audits et des examens pendant au moins sept ans et qu’ils conservent tous les registres qui étayent ou jettent un doute sur les conclusions d’un audit.
Il n’existe pas d’accord universel quant à la collection de documents commerciaux qui comprend un ensemble complet de documents comptables. Les registres comptables peuvent être considérés comme un terme fourre-tout. Différentes parties, telles que les créanciers, les investisseurs en actions ou les groupes intéressés par la gouvernance d’entreprise, auront des priorités différentes et souvent concurrentes; leurs demandes ou préférences en matière de documentation changeront continuellement.
À différents stades du cycle économique ou économique, les parties exigeant des registres comptables modifieront leur demande d’informations en fonction de la position dans un cycle. Par exemple, au début d’une reprise d’un cycle économique, les demandes d’états financiers peuvent être fortes, car les investisseurs en actions sont optimistes. En revanche, lors d’un plongeon dans un cycle économique, les créanciers pourraient avoir besoin de plus de détails sur les éléments du bilan, car ils hésitent davantage à accorder du crédit.
En bref, les registres comptables et même les méthodes de comptabilité évoluent continuellement pour suivre le rythme de la nature changeante des affaires et des demandes d’information des acteurs du marché intéressés.
Types de registres comptables
Les registres comptables se présentent généralement sous deux formes: une seule entrée et une double entrée. Par son nom, l’entrée unique est une méthode beaucoup plus simple, qui fonctionne mieux pour les petites opérations. La méthode de double entrée est plus complexe et nécessite deux entrées, un crédit et un débit, pour chaque transaction effectuée par une entreprise. L’objectif est d’équilibrer les livres et de rendre compte des mouvements de trésorerie à travers une organisation. Cela se fait principalement dans les grandes entreprises, ce qui aide à repérer les erreurs et les fraudes potentielles.
Les types spécifiques de documents comptables examinés sont les transactions, les journaux, les grands livres, les balances de vérification et les états financiers d’une société.
Transactions
La transaction est le point de départ de tout enregistrement comptable. C’est le catalyseur de l’ensemble du processus qui montre tout article acheté ou vendu, déprécié, etc., qu’une entreprise traite.
Journaux
Les journaux enregistrent toutes les transactions effectuées par une entreprise. Les journaux peuvent couvrir toutes les transactions d’une entreprise ou il peut y avoir différents journaux pour différents domaines de l’entreprise. La seule nécessité est que les journaux soient tenus à jour et que toutes les transactions soient enregistrées d’une manière ou d’une autre.
Grands livres
Le grand livre général est le mouvement des transactions dans le journal vers des endroits désignés dans le grand livre qui sont décrits par le type de transaction. Cela rend plus facile de passer au peigne fin les transactions et de les classer correctement dans la préparation de la balance de vérification et, finalement, des états financiers.
Balances d’essai
La balance de vérification est la somme de tous les crédits et débits au cours du cycle économique. Une fois cette étape terminée, toutes les entrées devraient s’équilibrer. Si ce n’est pas le cas, cela peut révéler une erreur qui doit être corrigée ou une éventuelle fraude. Il sera crucial de déterminer la déconnexion.
États financiers
L’état financier est le dernier document qui comprend les composants de tous les autres documents comptables. Les états financiers sont ce qui sera fourni au public et aux organismes de réglementation pour consultation. Les analystes en placement peuvent examiner les états financiers pour se faire une idée de la société. Les organismes de réglementation peuvent demander les documents comptables à partir desquels les états financiers ont été générés pour mieux comprendre l’entreprise.