Logiciel de comptabilité
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité?
Un logiciel de comptabilité est un programme informatique qui aide les teneurs de livres et les comptables à enregistrer et à déclarer les transactions financières d’une entreprise. La fonctionnalité du logiciel de comptabilité diffère d’un produit à l’autre. Les grandes entreprises peuvent choisir de mettre en œuvre une solution personnalisée qui intègre une grande quantité de données provenant de nombreux services différents. Les petites entreprises choisissent souvent un produit disponible dans le commerce.
Points clés à retenir
- Le logiciel de comptabilité est un programme informatique qui aide les comptables à enregistrer et à déclarer les transactions financières d’une entreprise.
- Différentes entreprises ont des besoins en logiciels de comptabilité différents. Certains n’ont besoin que d’un logiciel de comptabilité générique et prêt à l’emploi, tandis que d’autres auront besoin d’un logiciel de comptabilité personnalisé et complexe.
- Un logiciel de comptabilité facilite l’exécution, la compréhension et l’analyse des calculs comptables.
- Moins d’espace de bureau est nécessaire avec le logiciel de comptabilité, car il rend l’utilisation des données physiques obsolète, ce qui permet d’économiser des coûts en ce qui concerne le loyer.
- Un logiciel de comptabilité facilite la récupération d’anciennes données comptables, ce qui est utile pour les audits internes et externes.
- Les entreprises qui proposent des logiciels de comptabilité incluent Intuit, Microsoft, SAP et Oracle.
Comprendre le logiciel de comptabilité
Le logiciel de comptabilité est une ressource inestimable pour les entreprises modernes. Le logiciel permet un suivi détaillé des transactions financières et des rapports et analyses quasi instantanés. Avant les logiciels de comptabilité, ces tâches devaient être effectuées à la main, en utilisant de grands journaux de transactions.
La création de rapports ad hoc n’était généralement pas pratique en raison du travail nécessaire à la consolidation des entrées manuelles. Un logiciel de comptabilité automatise ces tâches, réduit les coûts de comptabilité et permet une meilleure prise de décision financière grâce à des rapports en temps opportun.
Le logiciel de comptabilité permet également de stocker de nombreuses quantités de données sans avoir à occuper de l’espace physique. Les entreprises ont donc besoin de moins d’espace de bureau car elles n’ont plus besoin de grandes salles de fichiers pour stocker les classeurs de données. Moins d’espace de bureau permet des économies de coûts.
La possibilité d’accéder facilement aux informations comptables via un logiciel comptable facilite la réalisation des audits, en particulier ceux qui nécessitent une évaluation des informations des années précédentes. Cela aide non seulement les audits internes, mais aide également les groupes externes, tels que l’ Internal Revenue Service (IRS), au cas où ils auraient besoin d’enquêter sur les finances à des fins fiscales.
Choix de logiciels de comptabilité
Il existe des progiciels de comptabilité pour toutes les entreprises, des Quickbooks d’Intuit pour les petites et moyennes entreprises aux offres de Microsoft, SAP et Oracle pour les grandes entreprises. Certaines des caractéristiques distinctives sont des fonctionnalités de rapport de dépenses, de rapport d’ inventaire LIFO et FIFO, d’ intégration de point de vente, de gestion de lots, de gestion de documents et d’enregistrement de transactions multidevises.
Il est également important de savoir où et comment le logiciel de comptabilité est déployé: sur site, hébergé en tant que logiciel en tant que service (SaaS) ou dans le cloud. Il existe des logiciels de comptabilité génériques qui peuvent être utilisés immédiatement pour tous les types d’entreprises, tandis que d’autres nécessitent une personnalisation pour les besoins spécifiques d’un secteur ou d’une entreprise. Comme pour les autres types de progiciels, la tarification des logiciels de comptabilité peut prendre la forme d’un tarif forfaitaire (par exemple, un abonnement mensuel), basé sur le temps, par utilisateur et à plusieurs niveaux en fonction du niveau de service.
Selon le logiciel de comptabilité choisi, les représentants de la société de logiciels peuvent visiter le bureau d’un client et faire une démonstration du logiciel de comptabilité ainsi que de l’implémenter correctement et en toute sécurité au sein du service de comptabilité du cabinet.