Commodité du test de l’employeur

Quelle est la commodité du test de l’employeur?

Le critère de commodité de l’employeur est utilisé pour déterminer si les frais de bureau à domicile ou les autres dépenses liées au travail payées par un employeur sont imposables.

Le critère de commodité de l’employeur exige que toutes les dépenses des employés payées par l’employeur doivent l’être uniquement pour la commodité de l’employeur et doivent être engagées dans les locaux de l’employeur, le cas échéant. Si tel est le cas, ces dépenses ne sont pas incluses dans le revenu de l’employé.

Comprendre la commodité du test de l’employeur

Le critère de commodité de l’employeur s’applique à la fois à l’imposition des dépenses payées par l’employeur et à la déductibilité des dépenses non remboursées supportées par les employés.

Les dépenses non remboursées surviennent généralement lorsque l’employeur ne fournit pas l’équipement, les outils ou l’espace de travail nécessaires à l’employé pour faire son travail. Cela peut être dû au fait que le travailleur a besoin d’infrastructures spéciales que l’employeur ne peut pas fournir.

Si l’employé paie ces dépenses et que les dépenses passent le test de commodité de l’employeur, ces dépenses peuvent être déductibles (bien que sous réserve de certaines limites). Les facteurs secondaires lors de l’application du critère de commodité de l’employeur comprennent:

• Le bureau à domicile est requis pour l’emploi ou une condition d’emploi.
• L’employeur a un objectif commercial de bonne foi pour l’utilisation du bureau à domicile d’un travailleur.
• L’employé s’acquitte de certaines des tâches essentielles de son emploi au bureau à domicile.
• L’employé interagit avec les clients, les clients ou les patients sur une base régulière et continue au bureau à domicile.
• L’employeur ne met pas à la disposition de son travailleur des espaces de bureau dédiés ou d’autres locaux de travail réguliers à l’un de ses emplacements.
• Si l’employeur rembourse à un niveau substantiel les dépenses des employés pour un bureau à domicile (80% de remboursement est une norme).

Pratique du test de l’employeur: définition de l’IRS

Tel que défini par l’ Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis, la «commodité de l’employeur» signifie généralement qu’un employeur n’a pas fourni à un employé les ressources nécessaires pour qu’un employé puisse travailler à distance, comme un bureau physique ou une technologie, ce qui oblige le travailleur pour fournir leur propre équipement de bureau à domicile. Une telle situation est pour la commodité de l’employeur.

La commodité du test de l’employeur est décrite avec des exemples dans la publication IRS 587: Utilisation professionnelle de votre maison. L’IRS stipule qu’un bureau à domicile peut être utilisé «pour plus d’une activité commerciale, mais vous ne pouvez pas l’utiliser pour des activités non commerciales (c’est-à-dire personnelles)».

Exemple de commodité du test de l’employeur

Voici un exemple de la commodité du test de l’employeur, fourni par l’IRS:

Kathleen est employée comme enseignante. Elle est tenue d’enseigner et de rencontrer les élèves de l’école et de noter les papiers et les tests. L’école lui fournit un petit bureau où elle peut travailler sur ses plans de cours, ses notes et ses tests, et rencontrer les parents et les élèves. L’école ne l’oblige pas à travailler à la maison.

Kathleen préfère utiliser le bureau qu’elle a installé chez elle et n’utilise pas celui fourni par l’école. Elle utilise ce bureau à domicile exclusivement et régulièrement pour les tâches administratives de son poste d’enseignante.

Kathleen doit satisfaire au critère de la commodité de l’employeur, même si sa maison est considérée comme son principal lieu d’affaires pour déduire les dépenses liées à son utilisation. Son employeur lui fournit un bureau et ne l’oblige pas à travailler à domicile, de sorte qu’elle ne satisfait pas au critère de la commodité de l’employeur et ne peut pas demander une déduction pour l’utilisation professionnelle de sa maison.

Les États individuels peuvent fournir des directives plus détaillées pour leurs propres règles pour faciliter le test de l’employeur. Par exemple, le Tax Treatment Guide for Non-Residents de l’ État de New York fournit des exemples de plusieurs autres facteurs pertinents pour la commodité du test de l’employeur.

Les employés qui travaillent à domicile, même pour la commodité de leur employeur, ne peuvent plus déduire les dépenses d’emploi non remboursées pour les années d’imposition 2008 à 2025. Cela comprend les frais de bureau à domicile, car la Loi sur les réductions d’impôt et l’emploi a éliminé la plupart des déductions détaillées.