Comment fonctionne la budgétisation pour les entreprises
Qu’est-ce qu’un budget?
Un budget est une prévision des revenus et des dépenses sur une période future spécifiée. Les budgets sont utilisés par les entreprises, les gouvernements et les ménages et font partie intégrante de la gestion efficace d’une entreprise (ou d’un ménage). La budgétisation des entreprises sert de plan d’action pour les managers ainsi que de point de comparaison en fin de période.
Le processus de budgétisation des entreprises peut être difficile, en particulier si les clients ne paient pas à temps ou si les revenus et les ventes sont intermittents. Les entreprises utilisent plusieurs types de budgets, y compris les budgets de fonctionnement et les budgets directeurs ainsi que les budgets statiques et flexibles. Dans cet article, nous explorons la façon dont les entreprises abordent la budgétisation ainsi que la façon dont les entreprises gèrent le manque de leur budget.
Points clés à retenir
- Un budget est une prévision des revenus et des dépenses sur une période spécifiée et fait partie intégrante de la gestion efficace d’une entreprise.
- Un budget statique est un budget avec des chiffres basés sur les extrants et les intrants prévus pour chacune des divisions de l’entreprise.
- Un budget de trésorerie aide les gestionnaires à déterminer le montant de trésorerie généré par une entreprise au cours d’une période.
- Les budgets flexibles contiennent les résultats réels et sont comparés au budget statique de l’entreprise pour identifier les écarts.
Comment fonctionnent les budgets
Bien que le processus de budgétisation des entreprises puisse devenir complexe, dans sa forme la plus élémentaire, un budget compare les revenus d’une entreprise avec ses dépenses sur une période donnée.
Bien entendu, déterminer le montant à dépenser pour diverses dépenses et prévoir les ventes n’est qu’une partie du processus. Les dirigeants de l’entreprise doivent également faire face à une myriade d’autres facteurs, y compris la projection des dépenses en capital, qui sont des achats importants d’ immobilisations telles que des machines ou une nouvelle usine. Ils doivent également planifier leurs besoins de liquidités continus, les déficits de revenus et le contexte économique. Quel que soit le type d’entreprise, la capacité d’évaluer les performances à l’aide des budgets est essentielle à la santé financière globale d’une entreprise.
Types de budgets
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des types de budgets les plus courants que les entreprises utilisent pour prévoir avec précision leurs chiffres.
Budget principal
La plupart des entreprises commenceront avec un budget principal, qui est une projection pour l’ensemble de l’entreprise. Les budgets principaux prévoient généralement l’ensemble de l’exercice. Le budget principal comprendra des projections pour les éléments du compte de résultat, du bilan et du tableau des flux de trésorerie. Ces projections peuvent inclure les revenus, les dépenses, les coûts d’exploitation, les ventes et les dépenses en capital.
Budget statique
Un budget statique est un budget avec des chiffres basés sur les extrants et les intrants prévus pour chacune des divisions de l’entreprise. Un budget statique est généralement la première étape de la budgétisation, qui détermine combien une entreprise a et combien elle va dépenser. Le budget statique prend en compte les dépenses fixes, qui ne sont ni variables ni dépendantes des volumes de production et des ventes. Par exemple, le loyer serait un coût fixe quel que soit le volume des ventes d’une entreprise.
Certaines industries telles que les organisations à but non lucratif reçoivent des dons et des subventions, ce qui se traduit par un budget statique dont ils ne peuvent pas dépasser. D’autres secteurs utilisent des budgets statiques comme point de départ ou comme numéro de référence, similaire au budget principal, et apportent des ajustements à la fin de l’exercice si plus ou moins sont nécessaires dans le budget. Lors de la création d’un budget statique, les gestionnaires utilisent des méthodes de prévision économique pour déterminer des chiffres réalistes.
Budget opérationnel
Le budget de fonctionnement comprend les dépenses et les revenus générés par les activités commerciales quotidiennes de l’entreprise. Le budget de fonctionnement se concentre sur les dépenses de fonctionnement, y compris le coût des marchandises vendues (COGS) et les revenus ou revenus. COGS est le coût de la main-d’œuvre directe et des matériaux directs liés à la production.
Le budget de fonctionnement représente également les frais généraux et administratifs directement liés à la production des biens et services. Cependant, le budget de fonctionnement n’inclut pas des éléments tels que les dépenses en capital et la dette à long terme.
Budget de trésorerie
Un budget de trésorerie aide les gestionnaires à déterminer le montant de trésorerie généré par une entreprise au cours d’une période donnée. Les entrées et sorties de liquidités pour une entreprise sont importantes car les dépenses doivent être payées à temps à partir des liquidités générées. Par exemple, le suivi du recouvrement des créances clients, qui sont des sommes dues par les clients, peut aider les entreprises à prévoir les liquidités dues au cours d’une période donnée.
Ce processus peut être difficile si trop de clients sont en souffrance. Pour compenser cela, de nombreuses entreprises créent ce qu’on appelle une « provision pour créances douteuses », qui estime le montant des comptes débiteurs qui ne devraient pas être recouvrés.
Les budgets de trésorerie aident à examiner les pratiques passées pour examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et faire des ajustements. Par exemple, une entreprise pourrait demander une ligne de crédit à court terme pour fonds de roulement auprès d’une banque pour s’assurer qu’elle encaisse en cas de paiement tardif d’un client. En outre, les entreprises peuvent demander des options plus flexibles pour leurs comptes fournisseurs, c’est-à-dire de l’argent dû aux fournisseurs pour répondre à tout besoin de trésorerie à court terme.
Utiliser un budget pour évaluer les performances
Une fois la période terminée, la direction doit comparer les prévisions du budget statique ou principal aux performances de l’entreprise. C’est à ce stade que les entreprises calculent si le budget est conforme aux dépenses et aux revenus prévus.
Budget flexible
Un budget flexible est un budget contenant des chiffres basés sur la production réelle. Le budget flexible est comparé au budget statique de l’entreprise pour identifier les écarts (ou différences) entre les dépenses prévues et les dépenses réelles.
Avec un budget flexible, les valeurs en dollars budgétisées (c.-à-d. Les coûts ou les prix de vente) sont multipliées par les unités réelles pour déterminer quel nombre particulier sera attribué à un niveau de production ou de ventes. Le calcul donne les coûts variables totaux impliqués dans la production. Le deuxième élément du budget flexible concerne les coûts fixes. En règle générale, les coûts fixes ne diffèrent pas entre les budgets statiques et flexibles.
Étant donné que les budgets flexibles utilisent les chiffres de la période en cours (ventes, revenus et dépenses), ils peuvent aider à créer des prévisions basées sur plusieurs scénarios. Les entreprises peuvent calculer divers résultats en fonction de différents extrants, tels que les ventes ou les unités produites. Les budgets flexibles ou variables aident les gestionnaires à planifier à la fois un rendement faible et un rendement élevé pour se préparer quel que soit le résultat.
Écarts budgétaires
Comme indiqué précédemment, des écarts peuvent survenir entre le budget statique et les résultats réels. Les deux écarts courants sont appelés variance budgétaire flexible et variance volume des ventes.
L’écart budgétaire flexible compare le budget flexible aux résultats réels pour déterminer les effets des prix ou des coûts sur les opérations. À titre de comparaison, la variance du volume des ventes compare le budget flexible au budget statique pour déterminer l’effet du niveau d’ activité de vente d’ une entreprise sur ses opérations.
A partir de ces deux budgets, une entreprise peut développer des budgets individuels flexibles et statiques pour n’importe quel élément de ses opérations. Les écarts sont classés comme favorables ou défavorables.
Si la variation du volume des ventes est défavorable (le budget flexible est inférieur au budget statique), les ventes de l’entreprise (ou la production avec une variation du volume de production) s’avéreront inférieures aux prévisions.
Si, toutefois, l’écart budgétaire flexible était défavorable, il serait le résultat des prix ou des coûts. En sachant où l’entreprise échoue ou dépasse la note, les gestionnaires peuvent évaluer la performance de l’entreprise plus efficacement et utiliser les résultats pour apporter les changements nécessaires.
Un budget flexible peut aider les entreprises à comptabiliser à la fois les dépenses variables et fixes, créant un processus plus dynamique et conduisant à des prévisions plus précises.
Mettre en œuvre des budgets
Pour la plupart des entreprises, les dépenses surgissent de temps en temps. Les budgets statiques servent généralement de lignes directrices, ce qui signifie qu’ils peuvent être modifiés ou ajustés une fois que les écarts ont été identifiés via un budget flexible. Comprenant les différents types de budgétisation, les gestionnaires peuvent obtenir une mine d’informations grâce à l’analyse des écarts budgétaires menant à des décisions commerciales mieux informées.