Les comptes fournisseurs sont-ils une dépense?

Que sont les comptes fournisseurs?

Strictement défini, le terme commercial « comptes fournisseurs » fait référence à un passif, lorsqu’une entreprise doit de l’argent à un ou plusieurs créanciers. Certaines personnes croient à tort que les comptes fournisseurs se réfèrent aux dépenses courantes des activités de base d’une entreprise, mais c’est une interprétation incorrecte du terme.

Le solde des comptes fournisseurs d’une entreprise est un point de données statistiques commun inclus dans le rapport de dépenses que l’on étudie lors de l’examen des états financiers généraux d’une entreprise. Par conséquent, les comptes fournisseurs sont une mesure critique à analyser lorsqu’une entreprise est à considérer pour une éventuelle activité de fusion ou d’acquisition. Les dépenses d’une entreprise sont également incluses dans les états financiers d’une entreprise. Et si les comptes créditeurs et les dépenses sont certainement liés les uns aux autres, ce sont essentiellement des concepts indépendants.

Compte de responsabilité vs compte de dépenses

La meilleure façon de faire la distinction entre les passifs et les dépenses est d’analyser les actions passées et futures. Les passifs sont des obligations qui n’ont pas encore été payées, les dépenses sont des obligations qui ont déjà été payées dans le but de générer des revenus.

Les passifs sont affichés sur facture est attestée pour paiement. «Garantie» signifie simplement qu’une facture est approuvée pour le paiement et a été enregistrée dans le  grand livre en  tant que passif impayé, où l’opération de paiement est toujours en cours. Ces dettes sont souvent appelées «dettes commerciales».

Les comptes de passif comprennent les intérêts dus sur les prêts des créanciers appelés «intérêts à payer», ainsi que toutes les obligations fiscales accumulées par une société, qui sont appelées «impôts à payer».

La dette due aux créanciers doit généralement être payée dans un court laps de temps, environ 30 jours ou moins. Plus important encore, ces paiements n’impliquent pas de billet à ordre. Par exemple, les obligations hypothécaires ne seraient pas regroupées avec les comptes créditeurs, car elles sont en fait accompagnées d’un billet à ordre. Pour cette raison, les obligations hypothécaires relèvent des «effets à payer», qui sont classés dans une catégorie de dépenses distincte.

Les «dépenses» sont affichées sur le compte de résultat d’ une entreprise, qui détaille les revenus et les dépenses, pour transmettre le revenu net pour une période donnée. Un exemple de transaction de dépense serait tout coût encouru pendant qu’un vendeur tente de générer des revenus lors d’un voyage de réseautage. Ces dépenses peuvent inclure l’hébergement, les dîners des clients, la location de voitures, l’essence, les fournitures de bureau et le matériel multimédia utilisé pour les présentations.

Mesures de suivi logistique

Sans surprise, le suivi des comptes fournisseurs peut être une tâche complexe et onéreuse. Pour cette raison, les entreprises emploient généralement des comptables et des comptables qui utilisent souvent des logiciels de comptabilité avancés pour surveiller les factures et le flux d’argent sortant.

Ces responsabilités de suivi deviennent exponentiellement plus compliquées avec les grandes entreprises qui ont plusieurs secteurs d’activité et avec les grands fabricants de produits qui produisent de nombreuses unités de gestion des stocks (SKU). Pour ces entités, le personnel de comptabilité s’appuie de plus en plus sur l’utilisation de solutions spécialisées d’automatisation des comptes fournisseurs – souvent appelées «ePayables» – pour simplifier les processus en automatisant les éléments papier et manuels associés à la coordination des factures d’une organisation.