Comptes fournisseurs (AP)

Que sont les comptes fournisseurs (AP)?

Les comptes fournisseurs (AP) sont un compte dans le grand livre général qui représente l’obligation d’une entreprise de rembourser une dette à court terme envers ses créanciers ou fournisseurs. Un autre usage courant de «AP» fait référence au département ou à la division commerciale qui est chargé d’effectuer les paiements dus par l’entreprise aux fournisseurs et autres créanciers.

Comprendre les comptes fournisseurs

Le solde total des comptes fournisseurs (PA) d’une entreprise à un moment donné apparaîtra sur son bilan  sous la section des passifs courants. Les comptes fournisseurs sont des dettes qui doivent être remboursées dans un délai donné pour éviter le défaut de paiement. Au niveau de l’entreprise, AP se réfère aux paiements de dette à court terme dus aux fournisseurs. Le créditeur est essentiellement une reconnaissance de dette à court terme d’une entreprise à une autre entreprise ou entité. L’autre partie enregistrerait l’opération comme une augmentation de ses débiteurs du même montant.

Les comptes fournisseurs (AP) sont une figure importante du bilan d’une entreprise. Si l’AP augmente par rapport à une période antérieure, cela signifie que l’entreprise achète plus de biens ou de services à crédit, plutôt que de payer en espèces. Si l’AP d’une entreprise diminue, cela signifie que l’entreprise paie ses dettes de la période précédente à un rythme plus rapide qu’elle n’achète de nouveaux articles à crédit. La gestion des comptes fournisseurs est essentielle à la gestion des flux de trésorerie d’une entreprise.

Lors de l’utilisation de la méthode indirecte pour préparer le tableau des flux de trésorerie, l’augmentation ou la diminution nette du PA par rapport à la période précédente apparaît dans la section supérieure, le flux de trésorerie provenant des activités d’exploitation. La direction peut utiliser AP pour manipuler les flux de trésorerie de l’entreprise dans une certaine mesure. Par exemple, si la direction souhaite augmenter les réserves de trésorerie pendant une certaine période, elle peut prolonger le temps nécessaire à l’entreprise pour payer tous les comptes impayés en AP. Cependant, cette flexibilité de payer plus tard doit être mise en balance avec les relations permanentes que l’entreprise entretient avec ses fournisseurs. Il est toujours bon de payer les factures à leur date d’échéance.

Enregistrement des comptes fournisseurs

Une bonne comptabilité en partie double exige qu’il y ait toujours un débit et un crédit compensatoires pour toutes les écritures faites dans le grand livre général. Pour enregistrer les comptes fournisseurs, le comptable  crédite les comptes fournisseurs lorsque la facture ou la facture est reçue. La compensation de débit pour cette entrée est généralement vers un compte de dépenses pour le bien ou le service qui a été acheté à crédit. Le débit pourrait également être effectué sur un compte d’actif si l’article acheté était un actif capitalisable. Lorsque la facture est payée, le comptable débite les comptes créditeurs pour diminuer le solde du passif. Le crédit de compensation est porté au compte de caisse, ce qui diminue également le solde de trésorerie.

Par exemple, imaginons qu’une entreprise reçoive une facture de 500 $ pour des fournitures de bureau. Lorsque le service AP reçoit la facture, il enregistre un crédit de 500 $ dans les comptes créditeurs et un débit de 500 $ aux frais de fournitures de bureau. Le débit de 500 $ des frais de fournitures de bureau passe à l’ état des résultats à ce stade, de sorte que la société a enregistré la transaction d’achat même si les liquidités n’ont pas été versées. Ceci est conforme à la comptabilité d’exercice, où les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont engagées plutôt que lorsque la trésorerie change de mains. L’entreprise paie ensuite la facture et le comptable inscrit un crédit de 500 $ sur le compte de caisse et un débit de 500 $ sur les comptes créditeurs.

Une entreprise peut avoir plusieurs paiements ouverts dus à des fournisseurs à tout moment. Tous les paiements impayés dus aux fournisseurs sont enregistrés dans les comptes créditeurs. En conséquence, si quelqu’un regarde le solde des comptes créditeurs, il verra le montant total que l’entreprise doit à tous ses fournisseurs et prêteurs à court terme. Ce montant total apparaît au bilan. Par exemple, si l’entreprise ci-dessus a également reçu une facture pour des services d’entretien de pelouse d’un montant de 50 $, le total des deux entrées dans les comptes créditeurs serait égal à 550 $ avant que l’entreprise ne rembourse ces dettes.

Comptes fournisseurs et fournisseurs

Bien que certaines personnes utilisent les expressions «comptes fournisseurs» et «comptes fournisseurs» de manière interchangeable, les expressions font référence à des situations similaires mais légèrement différentes. Les dettes fournisseurs constituent l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs pour les biens liés aux stocks, tels que les fournitures commerciales ou les matériaux qui font partie de l’inventaire. Les comptes créditeurs comprennent toutes les dettes ou obligations à court terme de la société.

Par exemple, si un restaurant doit de l’argent à une entreprise d’aliments ou de boissons, ces articles font partie de l’inventaire et donc de ses dettes fournisseurs. Pendant ce temps, les obligations envers d’autres entreprises, telles que l’entreprise qui nettoie les uniformes du personnel du restaurant, entrent dans la catégorie des comptes fournisseurs. Ces deux catégories relèvent de la catégorie plus large des comptes créditeurs, et de nombreuses sociétés regroupent les deux sous le terme comptes créditeurs.

Comptes fournisseurs et comptes clients

Les comptes débiteurs et les comptes créditeurs sont essentiellement opposés. Les comptes créditeurs sont l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs, tandis que les comptes clients sont l’argent qui est dû à l’entreprise, généralement par les clients. Lorsqu’une entreprise traite avec une autre à crédit, l’une enregistre une entrée aux comptes créditeurs dans ses livres tandis que l’autre enregistre une entrée aux comptes clients.

Questions fréquemment posées