Introduction aux systèmes d’information comptable (AIS)

Table des matières

Développer

• Comprendre l’AIS
• 1. Personnes AIS
• 2. Procédures et instructions
• 3. Données AIS
• 4. Logiciel AIS
• 5. Infrastructure informatique
• 6. Contrôles internes
• Exemples du monde réel d’AIS
• La ligne de fond

Un système d’information comptable (SIA) est une structure qu’une entreprise utilise pour collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et rapporter ses données financières afin qu’elles puissent être utilisées par des comptables, des consultants, des analystes commerciaux, des gestionnaires, des directeurs financiers ), les auditeurs, les régulateurs et les agences fiscales.

Des comptables spécialement formés travaillent en profondeur avec AIS pour garantir le plus haut niveau de précision dans les transactions financières et la tenue de registres d’une entreprise, ainsi que pour rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui en ont légitimement besoin d’y accéder, tout en gardant les données intactes et sécurisées..

Comprendre les systèmes d’information comptable (AIS)

Un système d’information comptable est un moyen de suivre toutes les activités comptables et commerciales d’une entreprise. Les systèmes d’information comptable se composent généralement de six éléments principaux: les personnes, les procédures et instructions, les données, les logiciels, l’infrastructure des technologies de l’information et les contrôles internes. Vous trouverez ci-dessous une ventilation détaillée de chaque composant.

1. Personnes AIS

Les personnes dans un AIS sont les utilisateurs du système. Un AIS aide les différents services d’une entreprise à travailler ensemble. Les professionnels qui peuvent avoir besoin d’utiliser l’AIS d’une organisation comprennent:

• Comptables
• Des consultants
• Analystes d’affaires
• Gestionnaires
• Directeurs financiers
• Auditeurs

Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité d’inventaire appropriée. La commande d’inventaire informe le service comptable d’un nouveau créditeur. Lorsque des ventes sont effectuées dans une entreprise, les personnes et les services impliqués dans le processus de vente peuvent inclure les éléments suivants:

1. Les vendeurs saisissent les commandes des clients dans l’AIS.
2. Comptabilité facture ou envoie une facture au client.
3. L’entrepôt assemble la commande.
4. Le service d’expédition envoie la commande au client.
5. Le service comptable est informé d’une nouvelle créance, qui est une reconnaissance de dette du client qui est généralement payée dans les 30, 60 ou 90 jours.
6. Le service client suit la commande et les expéditions des clients.
7. La direction utilise l’AIS pour créer des rapports de vente et effectuer une analyse des coûts, qui peut inclure les coûts d’inventaire, d’expédition et de fabrication.

Avec un AIS bien conçu, tout le monde au sein d’une organisation peut accéder au même système et récupérer les mêmes informations. Un SIA simplifie également le processus de communication d’informations à des personnes extérieures à l’organisation, si nécessaire.

Par exemple, les consultants peuvent utiliser les informations d’un AIS pour analyser l’efficacité de la structure de prix de l’entreprise en examinant les données de coût, les données de vente et les revenus. En outre, les auditeurs peuvent utiliser les données pour évaluer les contrôles internes, la situation financière et le respect des réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX) d’une entreprise.

L’AIS doit être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l’utiliseront. Le système doit également être facile à utiliser et doit s’améliorer, et non nuire à son efficacité.

2. Procédures et instructions

La procédure et les instructions d’un AIS sont les méthodes qu’il utilise pour collecter, stocker, récupérer et traiter les données. Ces méthodes sont à la fois manuelles et automatisées. Les données peuvent provenir à la fois de sources internes (par exemple, les employés) et de sources externes (par exemple, les commandes en ligne des clients). Les procédures et instructions seront codées dans le logiciel AIS. Cependant, les procédures et les instructions devraient également être «codées» dans les employés par le biais de la documentation et de la formation. Les procédures et instructions doivent être suivies de manière cohérente pour être efficaces.

3. Données AIS

Un AIS doit avoir une structure de base de données pour stocker des informations, comme le langage de requête structuré (SQL), qui est un langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. SQL permet aux données contenues dans l’AIS d’être manipulées et extraites à des fins de reporting. L’AIS aura également besoin de divers écrans d’entrée pour les différents types d’utilisateurs du système et de saisie de données, ainsi que de différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et de divers types d’informations.

Les données contenues dans un AIS sont toutes les informations financières pertinentes aux pratiques commerciales de l’organisation. Toutes les données commerciales qui ont un impact sur les finances de l’entreprise doivent entrer dans un SIA.

Le type de données incluses dans un AIS dépend de la nature de l’entreprise, mais il peut s’agir des éléments suivants:

• Commandes
• Relevés de facturation client
• Rapports d’analyse des ventes
• Demandes d’achat
• Factures fournisseur
• Vérifier les registres
• Grand livre général
• Données d’inventaire
• Information sur la paie
• Chronométrage
• Informations fiscales

Les données peuvent être utilisées pour préparer des états comptables et des rapports financiers, y compris le vieillissement des comptes clients, des plans d’ amortissement ou d’ amortissement, une balance de vérification et un compte de résultat. Le fait de disposer de toutes ces données en un seul endroit – dans l’AIS – facilite les activités de tenue de dossiers, de reporting, d’analyse, d’audit et de prise de décision d’une entreprise. Pour que les données soient utiles, elles doivent être complètes, exactes et pertinentes.

D’un autre côté, des exemples de données qui n’entreront pas dans un SIA comprennent les mémos, la correspondance, les présentations et les manuels. Ces documents peuvent avoir une relation tangentielle avec les finances de l’entreprise, mais, à l’exception des notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la tenue des registres financiers de l’entreprise.

4. Logiciel AIS

Le composant logiciel d’un AIS est constitué des programmes informatiques utilisés pour stocker, récupérer, traiter et analyser les données financières de l’entreprise. Avant qu’il y ait des ordinateurs, un AIS était un système manuel sur papier, mais aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent un logiciel informatique comme base de l’AIS. Les petites entreprises peuvent utiliser Quickbooks d’Intuit ou Sage 50 Comptabilité de Sage, mais il y en a d’autres.23 Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliserBusiness One de SAP. Les moyennes et grandes entreprises peuvent utiliser Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 ou MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft d’Oracle ou Epicor Financial Management.567

La qualité, la fiabilité et la sécurité sont des éléments clés d’un logiciel AIS efficace. Les gestionnaires comptent sur les informations qu’il produit pour prendre des décisions pour l’entreprise, et ils ont besoin d’informations de haute qualité pour prendre des décisions éclairées.

Les programmes logiciels AIS peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d’entreprises. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d’une entreprise, le logiciel peut également être développé en interne avec une contribution substantielle des utilisateurs finaux ou peut être développé par une société tierce spécifiquement pour l’organisation. Le système pourrait même être sous-traité à une entreprise spécialisée.

Pour les sociétés cotées en bourse, quels que soient le programme logiciel et les options de personnalisation choisies par l’entreprise, la réglementation Sarbanes-Oxley dictera dans une certaine mesure la structure de l’AIS. En effet, les réglementations SOX établissent des contrôles internes et des procédures d’audit que les entreprises publiques doivent respecter.

5. Infrastructure informatique

L’infrastructure des technologies de l’information n’est qu’un nom sophistiqué pour le matériel utilisé pour faire fonctionner le système d’information comptable. La plupart de ces éléments matériels dont une entreprise aurait besoin de toute façon et peuvent inclure les éléments suivants:

• Des ordinateurs
• Appareils mobiles
• Les serveurs
• Imprimantes
• Protecteurs de surtension
• Les routeurs
• Supports de stockage
• Une alimentation de secours

Outre le coût, les facteurs à prendre en compte lors de la sélection du matériel incluent la vitesse, la capacité de stockage et la possibilité de l’étendre et de le mettre à niveau.

Peut-être plus important encore, le matériel sélectionné pour un AIS doit être compatible avec le logiciel prévu. Idéalement, ce ne serait pas seulement compatible, mais optimal – un système maladroit sera beaucoup moins utile qu’un système rapide. Les entreprises peuvent facilement répondre aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle en achetant un système clé en main qui comprend à la fois le matériel et les logiciels dont l’entreprise a besoin. L’achat d’un système clé en main signifie, en théorie, que l’entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciel pour son AIS.

Un bon AIS doit également inclure un plan de maintenance, d’entretien, de remplacement et de mise à niveau des composants du système matériel, ainsi qu’un plan d’élimination du matériel cassé et obsolète, de sorte que les données sensibles soient complètement détruites.

6. Contrôles internes

Les contrôles internes d’un AIS sont les mesures de sécurité qu’il contient pour protéger les données sensibles. Ceux-ci peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l’identification biométrique. Les protocoles de sécurité biométrique peuvent inclure le stockage de caractéristiques humaines qui ne changent pas au fil du temps, telles que les empreintes digitales, la voix et la reconnaissance faciale.

Un AIS doit avoir des contrôles internes pour se protéger contre l’accès non autorisé à l’ordinateur et pour limiter l’accès aux utilisateurs autorisés, ce qui inclut certains utilisateurs au sein de l’entreprise. Il doit également empêcher l’accès non autorisé aux fichiers par des personnes qui ne sont autorisées à accéder qu’à certaines parties du système.

Un AIS contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l’entreprise, mais également à ses employés et clients. Ces données peuvent inclure:

• Numéros de sécurité sociale
• Informations sur les salaires et le personnel
• Numéros de carte de crédit
• Informations client
• Données financières de l’entreprise
• Informations financières des fournisseurs et vendeurs

Toutes les données d’un AIS doivent être cryptées et l’accès au système doit être enregistré et surveillé. L’activité du système doit également être traçable.

Un AIS a également besoin de contrôles internes qui le protègent contre les virus informatiques, les pirates informatiques et autres menaces internes et externes à la sécurité du réseau. Il doit également être protégé des catastrophes naturelles et des surtensions qui peuvent entraîner la perte de données.

Exemples du monde réel de systèmes d’information comptable

Un AIS bien conçu permet à une entreprise de fonctionner correctement au quotidien, tandis qu’un AIS mal conçu peut entraver son fonctionnement. La troisième utilisation d’un AIS est que, lorsqu’une entreprise est en difficulté, les données de son AIS peuvent être utilisées pour découvrir l’histoire de ce qui n’a pas fonctionné. Les cas de WorldCom et Lehman Brothers en fournissent deux exemples.