Ce qu’un employeur doit révéler à propos d’un 401 (k)
Tout employeur qui offre un régime de retraite 401 (k) est tenu de fournir gratuitement à chaque participant au régime des copies de la description sommaire du régime, le rapport annuel sommaire et un relevé annuel du compte du participant.1
En outre, chaque participant a le droit légal de demander, par écrit, une foule d’autres informations sur le 401 (k), ses sponsors et sa gestion.
Bien qu’un prospectus ne soit pas nécessaire, de nombreux fournisseurs 401 (k) émettent un prospectus de chaque fonds offert dans le plan. Il existe également une obligation légale de fournir un prospectus sur les actions propres de l’employeur si elles sont proposées dans son plan.
Points clés à retenir
- Bien qu’un prospectus ne soit pas requis, de nombreux fournisseurs 401 (k) émettent un prospectus de chaque fonds offert dans le plan.
- Une description sommaire du régime est nécessaire pour tout régime de retraite visé par la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés.
- Le résumé des avantages et de la couverture utilise un langage simple pour résumer les principales caractéristiques du régime, y compris les avantages et les limites de la couverture.
Description sommaire du plan
La description sommaire du régime, ou DOCUP, est un document qui fournit aux participants au régime «les faits les plus importants à connaître sur leurs régimes de retraite et de soins de santé, y compris les règles du régime, les informations financières et les documents sur le fonctionnement et la gestion du régime. », selon le Département américain du travail (DOL).
Le SPD est requis pour tout régime de retraite couvert par la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA). Le fournisseur du régime doit divulguer les conditions d’admissibilité des employés, la façon dont les prestations sont calculées, les calendriers d’acquisition et les détails sur la façon de déposer des demandes de prestations. Si un régime 401 (k) change, l’employeur est tenu de fournir à tous les participants un résumé des modifications importantes détaillant les changements et la façon dont ils affectent le régime.3
Rapport annuel sommaire
Des rapports annuels résumés sont déposés auprès du DOL et comprennent des informations financières sur les actifs du régime 401 (k). Ces rapports sont souvent appelés «rapports 5500» parce qu’ils sont déposés sur leformulaire gouvernemental5500.
Chaque participant a le droit légal de demander une foule d’informations sur le 401 (k), ses sponsors et sa gestion.
Informations Complémentaires
Les régimes doivent également fournir un résumé des avantages et de la couverture (SBC) qui utilise un langage clair et simple pour résumer les avantages couverts, les dispositions de partage des coûts et les limites de couverture, entre autres détails. Les régimes et les émetteurs doivent fournir le SBC aux participants et bénéficiaires à certains moments, y compris avec les documents de demande écrits, lors du renouvellement, lors de l’inscription spéciale et sur demande.
Sur demande écrite adressée à l’administrateur du régime, chaque employé a également le droit légal à ce qui suit:
- Une autre copie du DOCUP, le rapport annuel sommaire ou une copie intégrale du rapport annuel.
- Copies de tous les documents déposés par le régime 401 (k) auprès du ministère du Travail, y compris les contrats d’assurance, les conventions collectives et les descriptions de régime.
- Une liste complète des organisations d’employeurs et d’employés qui parrainent le plan 401 (k), y compris les adresses. L’administrateur du régime a le droit de facturer un montant raisonnable pour les copies de ces informations.
Si l’employeur choisit d’inscrire automatiquement ses employés à un régime 401 (k), l’employeur est en outre tenu de fournir une description du processus d’inscription automatique et des droits des participants.
Recours pour manque d’information
Si un participant au régime n’est pas en mesure d’obtenir les informations requises de l’administrateur du régime, des copies peuvent également être obtenues par demande écrite adressée à l’Administration de la sécurité des avantages sociaux du ministère du Travail (EBSA). Les participants sont facturés des «frais de copie nominaux» pour le service s’il dépasse 100 pages. L’adresse est le Département américain du travail, EBSA Public Disclosure Facility, Room N-1515, 200 Constitution Avenue, NW, Washington, DC 20210.
Les participants doivent fournir leur nom, adresse et numéro de téléphone à l’EBSA pour donner suite à la demande.
La ligne de fond
Les informations de sauvegarde d’un régime de retraite 401 (k) changent fréquemment et sont trop importantes pour être ignorées. Les informations sont disponibles gratuitement si les participants savent ce qu’ils ont le droit de voir et comment le demander.