Documents fiscaux que vous devez toujours conserver

Table des matières

Développer

• Copies des retours
• Documents pour votre maison
• Coûts d’acquisition de la propriété
• Propriété héritée
• La ligne de fond

Une fois que vous avez produit votre déclaration de revenus, vous n’avez probablement pas envie de garder tous les papiers – W-2, 1099, et plus – ou même de penser aux impôts. Mais il y a certains documents que vous souhaitez conserver indéfiniment. Prendre l’habitude de conserver les papiers dont vous aurez besoin pour l’avenir vous rapportera plus tard des économies d’impôt. Voici un aperçu de ces documents et pourquoi vous devriez les conserver.

Copies des retours

L’IRS dispose d’un temps limité pour vérifier les déclarations (généralement trois ans à compter de la date d’échéance de la déclaration). Toutefois, cette limite ne vaut pas si l’IRS pense quevous jamais produit un retour. Si l’IRS vous envoie une lettre indiquant que vous n’avez jamais déposé, c’est à vous de prouver le contraire. Pour ce faire, conservez à jamais une copie de votre déclaration, ainsi qu’une preuve de production. Le type de preuve dépend de la façon dont vous avez produit votre déclaration:

• Pour les retours papier: Un reçu recommandé ou certifié ou le bordereau d’un transporteur privé (par exemple, FedEx, UPS).
• Pour les retours électroniques: L’e-mail accusant réception de votre retour a été accepté pour le dépôt. Si vous utilisez un logiciel pour déposer, l’e-mail est généré par le logiciel (par exemple, ImpôtRapide vous envoie un e-mail). Si vous utilisez un préparateur payé, demandez au préparateur un accusé de réception indiquant que votre déclaration a été acceptée aux fins de production.

Il en va de même pour les déclarations de revenus des États. Conservez une copie de la déclaration de revenus de l’État pour toujours, ainsi que la preuve de dépôt.

Documents pour votre maison

Pour de nombreuses personnes, une résidence personnelle est leur plus grand atout, et peut générer une facture fiscale importante lorsqu’elle est vendue. La loi fiscale permet jusqu’à 250 000 $ de gain sur la vente d’une résidence principale (500 000 $ pour les codéclarants) si certaines conditions sont remplies. Si ces conditions ne sont pas remplies ou si le gain dépasse la limite en dollars, il en résulte un gain imposable. Afin de minimiser le gain, il est utile de maximiser la base de la maison.3 La base, qui commence par ce que vous avez payé pour la maison, peut être augmentée par des améliorations d’immobilisations, comme un ajout, un nouveau toit, des appareils électroménagers, une piscine creusée et un aménagement paysager.

Plus vous êtes propriétaire de la maison depuis longtemps, plus il est probable que (a) le prix que vous obtiendrez lorsque vous vendez sera plus élevé que ce que vous avez payé et (b) que vous avez investi plus d’argent dans la maison pour des améliorations. Trouvez une liste des améliorations des immobilisations pour lesquelles vous devez enregistrer les reçus ou toute autre preuve de paiement dans la publication IRS 523.

En plus des améliorations à la maison, conservez votre relevé de règlement initial et les autres documents liés à l’achat. Cela vous permet d’ajouter à votre base de coûts les éléments suivants:

• Frais de résumé ( résumé des frais de titre )
• Frais d’installation des services publics
• Frais juridiques (y compris les frais de recherche de titre, de préparation du contrat de vente et de préparation de l’acte)
• Frais d’enregistrement
• Frais d’enquête
• Assurance titres
• Taxes de transfert ou de timbre

Gardez une trace de ces dépenses aussi longtemps que vous êtes propriétaire de votre maison, puis pendant au moins trois ans après avoir produit votre déclaration de vente. La période de trois ans dans la plupart des cas est la période pendant laquelle l’IRS peut remettre en question votre position.

Coûts d’acquisition de la propriété

Comme dans le cas des améliorations domiciliaires, vous souhaitez conserver des registres relatifs à d’autres biens – stocks, maison de vacances, location ou œuvre d’art. Encore une fois, vous devez savoir ce que vous avez payé pour la propriété, y compris les commissions et autres coûts d’acquisition, afin de pouvoir calculer correctement le gain lorsque vous vendez. Si vous ne le faites pas, vous devrez peut-être payer plus d’impôts que ce qui serait normalement dû (c’est à vous de prouver votre base fiscale si l’IRS conteste votre déclaration).

Comme dans le cas des documents relatifs à votre maison, conservez ces registres aussi longtemps que vous êtes propriétaire de la propriété, puis pendant au moins trois ans après avoir produit votre déclaration de vente de la propriété.

Remarque: Les sociétés de courtage et les sociétés de fonds communs de placement sont désormais tenues de fournir desinformations de base sur certains titres (par exemple, les actions qu’ils ont acquises depuis 2011). Cependant, il est sage pour vous de conserver ces informations au cas où vous changez de cabinet ou si vous fusionnez et que vos dossiers sont perdus (cela arrive).

Propriété héritée

Lorsque vous héritez d’un bien, votre assiette fiscale devient la valeur de la propriété à la date du décès de la personne qui vous l’a léguée (appelée assiette majorée ). Les grandes successions (celles évaluées à plus de 11180 000 $ pour les personnes décédées en 2018) déclarent la valeur sur une déclaration de revenus fédérale ( formulaire 706 ). Les petites propriétés peuvent avoir à déclarer la valeur de la propriété sur les formulaires d’impôt sur la mort de l’État, même si aucune déclaration fédérale n’est due. Renseignez-vous auprès de l’exécuteur testamentaire, de l’administrateur ou du représentant personnel de la succession.(La nouvelle législation fiscale a doublé le montant d’exclusion de base pour l’impôt sur les successions d’environ 5 millions de dollars à 11 millions de dollars.)

Pour les successions qui ne sont pas tenues de produire de telles déclarations, c’est aux héritiers de déterminer la valeur, qui devient la base de la propriété. Si vous héritez de titres cotés en bourse, obtenez leur valeur à la date du décès. Si vous héritez de biens immobiliers, vous voudrez peut-être obtenir une évaluation pour l’heure du décès afin de pouvoir démontrer votre fondement plus tard. Encore une fois, comme pour toute autre propriété, conservez ces informations aussi longtemps que vous êtes propriétaire de la propriété, plus la période pendant laquelle l’IRS peut remettre en question votre rapport de vente.dix

La ligne de fond

La tenue de registres peut sembler fastidieuse et lourde. Créez un système d’archivage qui fonctionne pour vous. Simplifiez vos papiers en créant un enregistrement électronique (par exemple, numérisez les documents que vous souhaitez conserver et conservez-les dans un fichier sur votre ordinateur portable, sur une clé USB ou dans le cloud).

En fait, conserver des copies de vos enregistrements clés dans le cloud et / ou à un autre endroit est également une garantie importante. Les ordinateurs portables et les lecteurs flash peuvent tomber en panne ou être perdus. Et même avec les enregistrements électroniques, classez également les documents papier, au cas où. Cela pourrait vous éviter bien des ennuis si vous – ou vos héritiers – en avez besoin à l’avenir.