Réquisition
Qu’est-ce qu’une demande?
Une demande d’achat fait référence au processus de demande formelle d’un service ou d’un article, généralement à l’aide d’un formulaire de demande d’achat ou d’un autre document normalisé. Le processus de demande est un moyen standardisé de suivre et de comptabiliser toutes les demandes effectuées au sein d’une entreprise.
Points clés à retenir
- Une réquisition est une demande formelle d’obtention d’un produit ou d’un service, généralement initiée par une entreprise.
- Le processus de demande requiert généralement l’utilisation de documents normalisés, appelés formulaires de demande, pour conserver une piste d’audit en cours de route, bien qu’aujourd’hui la plupart de ces formulaires soient électroniques.
- Les demandes d’approvisionnement sont souvent utilisées pour acheter des fournitures supplémentaires, des matières premières ou des heures de travail afin d’obtenir un meilleur contrôle des stocks.
Comment fonctionne une demande
Une réquisition lance la demande d’une action spécifique et enregistre également cette action pour les besoins de reporting ultérieurs. Par exemple, les employés d’une entreprise utiliseraient une demande d’achat s’ils avaient besoin de fournitures supplémentaires. À une certaine époque, les réquisitions étaient effectuées via des formulaires papier, mais la plupart des entreprises utilisent désormais des processus de réquisition numériques qui permettent un suivi plus facile du processus, y compris une comptabilité de l’ inventaire pertinent . Ces types de réquisitions mettent souvent à jour automatiquement l’inventaire pour de meilleurs contrôles.
Un processus de demande formalisé améliore l’efficacité et la responsabilité de tous les points de contact. Contrairement aux employés qui prennent simplement les fournitures qu’ils veulent quand ils le veulent, la demande d’achat fournit une méthode plus contrôlée et documentée pour gérer les stocks internes d’approvisionnement et la demande future. Par exemple, dans la profession médicale, les médecins remplissent un formulaire de demande lorsqu’ils demandent des tests de laboratoire. Ces formulaires numériques incluent les informations d’identification du patient et d’autres informations médicales, assurant ainsi aux patients les bons tests de laboratoire.
Formulaires standardisés
Les formulaires de demande comprennent généralement le nom de la personne qui fait la demande, la date de la demande, les articles demandés, la date de livraison, le lieu de livraison et le service chargé de répondre à la demande. Les formulaires comprennent également la signature de la personne qui répond à la demande et la date à laquelle il est rempli. Dans les grandes entreprises avec plusieurs sites et des achats centralisés, ces processus de demande sont essentiels pour maintenir la productivité des employés.
Un autre exemple de processus de réquisition se produit dans le monde de la finance lorsque les actionnaires choisissent de demander au conseil d’administration d’une société de voter sur les résolutions proposées. Par essence, un processus de demande est une procédure formalisée documentée, clé pour améliorer l’ efficacité dans un contexte commercial.
Demande d’achat ou bon de commande?
Une demande d’achat est un formulaire interne utilisé pour l’achat de biens et de services et n’a aucune obligation contractuelle légale ou contraignante. Un bon de commande est un accord contractuel utilisé par les entreprises lors de la commande de biens et de services auprès d’un fournisseur externe. Par exemple, une entreprise qui commande des fournitures dans un magasin de bureau émettra un bon de commande détaillant les articles achetés, leurs prix, les conditions de paiement, les dates de livraison et les remises spéciales offertes pour un paiement anticipé. Le formulaire de demande d’achat interne dans une entreprise est destiné aux employés qui souhaitent demander des fournitures pour leur service ou pour eux-mêmes. Souvent, ces formulaires nécessitent une approbation de la direction.