Coûts remboursables non remboursables
Quels sont les frais remboursables
Les frais remboursables sont des choses qu’un employé paie d’avance et sont ensuite remboursées par son entreprise. Ces menues dépenses sont souvent liées au travail et peuvent être déductibles d’impôt pour les employés si elles ne sont pas remboursées.
Points clés à retenir
- Les frais remboursables sont remboursables lorsque vous payez quelque chose avec votre propre argent et que vous êtes ensuite remboursé pour ces dépenses.
- Ceux-ci sont souvent liés au travail et payés par les employeurs pour les déplacements, l’hébergement, certaines dépenses de santé, les fournitures de bureau, etc.
- Les assureurs maladie exigent aussi parfois que leurs clients paient les services à l’avance, puis les remboursent plus tard via un processus de réclamation.
Comprendre les coûts remboursables non remboursables
Par exemple, si un vendeur se rend chaque jour à plusieurs endroits pour rendre visite aux clients en personne, le montant dépensé en essence est une dépense remboursable. Parfois, même l’usure causée par des kilomètres excessifs sur une voiture personnelle utilisée pour le travail sera remboursée à un employé. Tout dépend de la politique de l’entreprise. Un employé peut enregistrer le kilométrage et / ou les frais d’essence et soumettre une preuve à la comptabilité pour le paiement, ou il ou elle peut choisir d’utiliser la déduction lors du dépôt des impôts de l’année prochaine.
Des frais remboursables peuvent également survenir lors d’un voyage. Si une partie du travail d’une personne implique de prendre l’avion et d’assister à des conférences tout au long de l’année, les dépenses telles que la nourriture, l’hôtel, les billets d’avion, les pourboires, etc. sont souvent remboursables. Certaines entreprises choisissent de ne pas payer pour les boissons alcoolisées; encore une fois, c’est une question de politique.
Une autre situation qui nécessite souvent des achats personnels est celle où quelqu’un travaille à domicile, tous les jours ou quelques jours par semaine. Habituellement, un télétravailleur entre simplement dans le magasin de fournitures de bureau local pour acheter des articles tels que des cartouches d’impression, du papier, des accessoires informatiques, etc., ou télécharge les applications nécessaires en ligne si une entreprise ne les fournit pas via un réseau connecté et l’aide de l’informatique. Encore une fois, ces frais sont remboursables à moins qu’un employé ne choisisse de les utiliser comme déductions sur les impôts de l’année prochaine. Lorsqu’une entreprise rembourse ses employés, elle peut déduire tous les coûts en tant que dépenses professionnelles sans aucun impact sur les impôts d’un individu.
Frais médicaux remboursables
Pour quotes – parts et la coassurance.
Les régimes d’assurance maladie ont des maximums remboursables. Il s’agit de plafonds sur le montant d’argent qu’un preneur d’assurance peut dépenser chaque année pour les frais de santé couverts. La Loi sur les soins abordables (ACA) exige que tous les régimes collectifs et individuels sans droits acquis respectent les directives mises à jour annuellement pour les maximums remboursables. Pour 2020, les limites des frais remboursables sont de 8 200 $ pour la protection individuelle et de 16 400 $ pour la protection familiale. Bien que les plans ne puissent pas avoir de maximums personnels supérieurs à ces limites, beaucoup offrent des maximums inférieurs.
Responsabilités des employés
Les employés doivent tenir des registres quotidiens précis des dépenses et fournir des reçus sur les formulaires fournis par leur entreprise ou en ligne et transformés en service comptable selon un calendrier prédéterminé. Tous les kilomètres doivent être enregistrés, y compris les lectures d’odomètre, les dates et les emplacements. Cependant, les miles de trajet ne sont pas remboursables.
Dans de nombreux cas, il est avantageux et plus facile pour les deux parties si un employeur paie les dépenses à l’avance. Cela peut faire gagner du temps à la comptabilité et empêcher un employé d’avoir à dépenser de l’argent personnel pour son entreprise alors que cela pourrait être une épreuve.
Une autre façon pour les entreprises de gérer les dépenses consiste à fournir une carte de crédit d’entreprise à leur nom, et le solde est payé directement aux commerçants.
Un frais remboursable pour un représentant des ventes pourrait être une facture de restaurant pour courtiser un client potentiel ou le coût de l’essence pour se rendre à un cours de vente dans une ville voisine. La plupart des entreprises ont des lignes directrices pour aider les employés à déterminer quelles dépenses sont considérées comme remboursables et lesquelles ne le sont pas. Habituellement, les employés devront conserver les reçus et donner des explications détaillées sur leurs achats.