Imprest
Qu’est-ce que Imprest?
Une régie d’avance est un compte au comptant sur lequel une entreprise compte pour payer de petites dépenses courantes. Les fonds contenus dans les régies d’avances sont régulièrement reconstitués, afin de maintenir un solde fixe. Le terme «régie d’avance» peut également désigner une avance monétaire accordée à une personne dans un but précis.
Points clés à retenir
- La régie d’avance fait référence à un type de compte de caisse tenu par une entreprise utilisé pour payer de petites dépenses accessoires ou courantes.
- Un solde de compte fixe est établi dans le compte d’avance et remboursé au besoin lorsque de l’argent est retiré pour des éléments tels que la paie, les voyages ou la petite caisse.
- En raison de sa nature petite et fixe qui est facilement surveillée, la régie d’avance décourage les dépenses non autorisées ou fastidieuses.
Comment fonctionne Imprest
Le type de régie d’avance le plus connu est un compte de petite caisse, utilisé pour couvrir les petites transactions lorsqu’il est impossible ou peu pratique de couper les chèques. Ces comptes maintiennent un montant fixe en espèces sur place, qui peut être utilisé pour rembourser les employés et payer de petites dépenses. Les fonds de petite caisse sont généralement gérés par des gardiens qui surveillent le compte et distribuent des espèces aux employés, qui à leur tour fournissent des reçus commerciaux.
Les avances anticipées peuvent également être utilisées pour couvrir la paie des employés, les dividendes, les voyages des employés et les primes. Après le paiement de ces dépenses, le fonds est généralement remboursé par le capital du compte bancaire principal de l’entreprise.
Les avances légales découragent le recours à des dépenses non autorisées car les fonds sont réservés à des fins spécifiques. Par conséquent, les régies d’avances versent généralement le même montant d’argent régulièrement, ce qui, idéalement, ramène le compte à un solde proche de zéro, avant qu’il ne soit automatiquement réapprovisionné avec le même montant d’argent. Ce système facilite le suivi des dépenses, le signalement des écarts et, en fin de compte, la détection des fraudes.
Le système Imprest
Le système de régie comprend les étapes suivantes:
- Un fonds de petite caisse est créé, avec un montant fixe de trésorerie. Ceci est enregistré dans le grand livre de l’entreprise.
- Toutes les dépenses payées par le biais de la petite caisse doivent être documentées avec des reçus.
- Le fonds est régulièrement reconstitué avec des reçus de décaissement pour maintenir un solde fixe.
- Le fonds est étroitement surveillé pour déceler tout écart entre la trésorerie attendue (sur la base de la documentation) et la trésorerie réelle. Si des divergences existent, elles font l’objet d’une enquête.
L’avenir des avances
Alors que les entreprises comptent de plus en plus sur les transactions électroniques, le système de régie d’avances est régulièrement en disgrâce. Il est souvent plus facile d’utiliser une carte de crédit d’entreprise qu’une régie d’avance, car la première offre une documentation électronique des transactions et ne nécessite pas de reconstituer les fonds sortants.