Frais
Qu’est-ce qu’une dépense?
Une dépense est le coût des opérations qu’une entreprise engage pour générer des revenus. Comme le dit le dicton populaire, «cela coûte de l’argent pour gagner de l’argent».
Les dépenses courantes comprennent les paiements aux fournisseurs, les salaires des employés, les baux d’usines et l’ amortissement de l’ équipement . Les entreprises sont autorisées à radier les dépenses déductibles d’impôt sur leurs déclarations de revenus afin de réduire leur revenu imposable et donc leur obligation fiscale. Cependant, l’ Internal Revenue Service ( IRS ) a des règles strictes sur les dépenses que les entreprises sont autorisées à réclamer en déduction.
Points clés à retenir
- Une dépense est le coût des opérations qu’une entreprise engage pour générer des revenus.
- Les entreprises peuvent radier les dépenses déductibles d’impôt sur leurs déclarations de revenus, à condition qu’elles respectent les directives de l’IRS.
- Les comptables enregistrent les dépenses selon l’une des deux méthodes comptables suivantes: la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’exercice.
- Il existe deux grandes catégories de dépenses d’entreprise en comptabilité: les dépenses d’exploitation et les dépenses non opérationnelles.
- L’IRS traite les dépenses en capital différemment de la plupart des autres dépenses d’entreprise.
Comprendre les dépenses
L’un des principaux objectifs des équipes de direction d’entreprise est de maximiser les profits. Ceci est réalisé en augmentant les revenus tout en maîtrisant les dépenses. Réduire les coûts peut aider les entreprises à gagner encore plus d’argent grâce aux ventes.
Cependant, si les dépenses sont trop réduites, cela pourrait également avoir un effet néfaste. Par exemple, payer moins sur la publicité réduit les coûts, mais réduit également la visibilité de l’entreprise et sa capacité à atteindre des clients potentiels.
Comment les dépenses sont enregistrées
Les entreprises décomposent leurs revenus et leurs dépenses dans leurs comptes de résultats. Les comptables enregistrent les dépenses selon l’une des deux méthodes comptables: la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’exercice. Selon la comptabilité de caisse, les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont payées. En revanche, selon la méthode de la comptabilité d’exercice, les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont engagées.
Par exemple, si un propriétaire d’entreprise programme un nettoyeur de tapis pour nettoyer les tapis dans le bureau, une entreprise utilisant la comptabilité de caisse enregistre la dépense lorsqu’elle paie la facture. Selon la méthode de la comptabilité d’exercice, le comptable d’entreprise enregistrerait les frais de nettoyage de tapis lorsque l’entreprise reçoit le service. Les dépenses sont généralement comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice, en veillant à ce qu’elles correspondent aux revenus déclarés au cours des périodes comptables.
Important
Les dépenses sont utilisées pour calculer le revenu net. L’équation pour calculer le revenu net est le revenu moins les dépenses.
Deux types de dépenses d’entreprise
Il existe deux grandes catégories de dépenses d’entreprise en comptabilité:
- Dépenses d’exploitation : dépenses liées aux principales activités de l’entreprise, telles que le coût des marchandises vendues, les frais administratifs et les loyers.
- Dépenses hors exploitation : dépenses non directement liées aux activités principales de l’entreprise. Les exemples courants incluent les frais d’intérêt et autres coûts associés à l’emprunt d’argent.
Considérations particulières
Les dépenses en capital
Les dépenses en capital, communément appelées CapEx, sont des fonds utilisés par une entreprise pour acquérir, mettre à niveau et entretenir des actifs physiques tels que des biens immobiliers, des bâtiments, une usine industrielle, une technologie ou des équipements.
L’IRS traite capitalisées ou amorties lentement au fil du temps.
L’IRS a un calendrier qui dicte la partie d’une immobilisation qu’une entreprise peut radier chaque année jusqu’à ce que la totalité de la dépense soit réclamée. Le nombre d’années pendant lesquelles une entreprise annule une dépense en capital varie en fonction du type d’actif.
Toutes les dépenses ne peuvent pas être déduites
Selon l’ IRS, pour être déductible, une dépense d’entreprise «doit être à la fois ordinaire et nécessaire». Ordinaire signifie que la dépense est courante ou acceptée dans ce secteur, tandis que nécessaire signifie que la dépense est utile pour gagner un revenu. Les propriétaires d’entreprise ne sont pas autorisés à réclamer leurs dépenses personnelles non professionnelles en tant que déductions professionnelles. Ils ne peuvent pas non plus réclamer de frais de lobbying, de pénalités et d’amendes.
Les investisseurs peuvent consulter la publication 535, Dépenses d’entreprise sur le site Web de l’IRS pour plus d’informations.