Êtes-vous conforme ERISA? Suivez cette liste de contrôle

Table des matières
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• Se conformer à ERISA
• Liste de contrôle du calendrier ERISA
• Exigences ERISA en cours

De nombreuses entreprises offrent une forme de régime de retraite qualifié et, ce faisant, elles relèvent des directives de gouvernance de la Employee Retirement Income Security Act de 1974, mieux connue sous le nom d’ERISA. ERISA établit des lignes directrices et des normes minimales destinées à protéger les employés des entreprises du secteur privé qui participent à des régimes de retraite et de prévoyance sociale. Les entreprises qui administrent un régime de retraite qualifié qui ne sont pas entièrement conformes à l’ERISA pourraient être soumises à des pénalités coûteuses.

Si votre plan de retraite d’employé fournit un revenu de retraite futur ou permet aux employés de différer leurs revenus pour la retraite, il s’agit d’un plan ERISA. En tant qu’employeur qui fournit ces avantages du régime ERISA, vous êtes également considéré par ERISA comme un fiduciaire désigné qui assume la responsabilité d’administrer ces régimes et, de même, la responsabilité si vos régimes ne sont pas conformes aux directives et normes établies par ERISA.

Se conformer à ERISA

Le respect des exigences de conformité ERISA ne doit pas être trop contraignant. Bien qu’il existe de nombreuses exigences, un bon administrateur tiers (TPA) peut assumer une grande partie du fardeau. Bon nombre des exigences sont dictées par le calendrier, exigeant le dépôt des formulaires dans des délais précis.

Ces dates limites forment une liste de contrôle qui peut être gérée par un TPA ou un membre du personnel des ressources humaines. D’autres conditions doivent être remplies sur une base ad hoc selon les circonstances.

Liste de contrôle du calendrier ERISA

L’administration des plans 401 (k) implique l’exécution de certaines tâches de conformité ERISA selon un calendrier annuel. Ce sont les tâches les plus courantes qui devraient faire partie des listes de contrôle de la plupart des entreprises.

1. Premier trimestre de l’année du régime : Fournissez les relevés des prestations du quatrième trimestre aux participants au régime au plus tard 45 jours après la fin du trimestre. Faire des cotisations de l’ employeur avant-année pour une déduction fiscale à compter de l’exercice précédent.
2. Deuxième trimestre : Fournissez les relevés des prestations du premier trimestre aux participants au régime. Répartissez les reports excédentaires au-dessus de la limite de la section 402 (g) de l’IRC. Pour les participants au régime qui ont atteint l’âge de 72 ans au cours de l’année précédente, distribuez les distributions minimales requises (RMD) pour lapremière année.
3. Troisième trimestre : Fournissez les relevés des avantages du deuxième trimestre. Produisez le formulaire 5500 pour l’année précédente ou le formulaire 5558 pour une prolongation de 2,5 mois. Si le document du plan a été modifié au cours de l’année précédente, distribuez une nouvelledescription sommaire du plan aux participants au plan. Distribuez un rapport annuel sommaire de l’année précédente aux participants au régime.
4. Quatrième trimestre : Fournissez les relevés des avantages du troisième trimestre. Envoyez les avis applicables aux participants, y compris les versements ou les modifications d’un plan Safe Harbor 401 (k), d’une alternative d’investissement qualifiée par défaut (QDIA) ou d’une inscription automatique. Corrigez les échecs des tests ADP / ACP et payez 10% de taxe d’accise.

Exigences ERISA en cours

Certaines exigences ERISA sont en cours dans le cadre de l’administration du régime ou déclenchées par des événements. Voici quelques-unes des notifications et directives les plus courantes qui doivent être suivies par les entreprises conformes ERISA:

• Adhésion au document du plan: S’assurer que la direction du plan adhère continuellement aux conditions du document du plan. L’IRS considère tout manquement à suivre strictement les conditions du document de plan comme un défaut opérationnel qui, s’il n’est pas corrigé, peut entraîner la disqualification du plan.dix
• Divulgation annuelle des frais d’adhésion: Tous les employés admissibles au régime, les employés licenciés et les bénéficiaires ayant un solde de compte doivent recevoir une divulgation des frais d’adhésion tous les 12 mois.
• Avis de changement de régime : Les participants doivent être avisés de tout changement au régime 30 à 90 jours avant la date d’entrée en vigueur du changement.
• Possibilité de s’inscrire: Tous lesemployés qui ont atteint l’âge du régime et les exigences de service doivent avoir la possibilité de s’inscrire. Ils devraient recevoir tous les formulaires et instructions nécessaires, ainsi qu’une description sommaire du plan et tous les avis applicables aux participants.
• Conformité des prêts: Assurez-vous que les prêts en cours sont remboursés conformément aux conditions de la politique du plan et au billet à ordre des emprunteurs.
• Dépôts en temps opportun: assurez- vous que les reports des employés et les remboursements de prêts sont déposés à temps, généralement en même temps que les dépôts de charges sociales.
• Effectuer un ménage trimestriel: encaisser les petits soldes de comptes pour les employés licenciés. Traitez les défauts de paiement et utilisez les déchéances non allouées.

Bien que la plupart de ces exigences puissent être gérées par un TPA, le promoteur du régime employeur a l’obligation fiduciaire de s’assurer qu’elles sont respectées et exécutées correctement.