Dépenses administratives

Que sont les dépenses administratives?

Les dépenses administratives sont des dépenses engagées par une organisation qui ne sont pas directement liées à une fonction spécifique telle que la fabrication, la production ou les ventes. Ces dépenses sont liées à l’organisation dans son ensemble, par opposition aux départements ou aux unités commerciales individuels. Les dépenses administratives comprennent les salaires des cadres supérieurs et les coûts associés aux services généraux, par exemple, la comptabilité et la technologie de l’information. Ils ont tendance à ne pas être liés aux marges brutes.

Comprendre les dépenses administratives

Les entreprises engagent des dépenses administratives pour effectuer des opérations de base, accroître leur efficacité ou se conformer aux lois et réglementations. Sur le compte de résultat, les frais administratifs apparaissent en dessous du coût des marchandises vendues et peuvent être présentés sous forme de cumul avec d’autres frais tels que les frais généraux ou de vente.

Certaines dépenses administratives sont de nature fixe, car elles sont engagées dans le cadre de la fondation des opérations commerciales. Ces dépenses existeraient quel que soit le niveau de production ou les ventes effectuées. Les autres frais administratifs sont semi-variables. Par exemple, une entreprise utilisera toujours un niveau minimum d’électricité pour maintenir les lumières allumées. Au-delà de ce point, il peut prendre des mesures pour réduire sa facture d’électricité.

Étant donné qu’une entreprise peut éliminer les dépenses administratives sans impact direct sur le produit qu’elle vend ou produit, ces coûts sont généralement les premiers en ligne pour les réductions budgétaires. La direction est fortement motivée à maintenir de faibles dépenses administratives par rapport aux autres coûts, car cela permet à une entreprise d’utiliser l’ effet de levier plus efficacement. Le ratio des ventes aux frais administratifs aide les entreprises à mesurer le montant des revenus des ventes qui est réparti pour couvrir les frais administratifs.

Les entreprises peuvent déduire de leurs déclarations de revenus les frais administratifs raisonnables, ordinaires et nécessaires aux opérations commerciales. Ces dépenses doivent être engagées dans le cours normal des affaires et déduites dans l’année où elles sont engagées.

Exemples de dépenses administratives

Les salaires et avantages sociaux de certains employés, tels que le personnel comptable et informatique, sont considérés comme des dépenses administratives. Toutes les rémunérations et avantages de la haute direction sont considérés comme des frais administratifs. Les baux d’immeuble, les assurances, les abonnements, les services publics et les fournitures de bureau peuvent être classés comme frais généraux ou frais administratifs.

En fonction de l’actif amorti, les dépenses d’ amortissement peuvent être classées en frais généraux, administratifs ou commerciaux. Les organisations peuvent également choisir d’inclure les frais de consultation et les frais juridiques comme frais administratifs. Les frais de recherche et développement ne sont pas considérés comme des dépenses administratives.

Pour avoir une vue d’ensemble des coûts associés à la gestion de certaines unités commerciales, une entreprise peut allouer des dépenses administratives à chacun de ses départements en fonction d’un pourcentage des revenus, des dépenses, de la superficie en pieds carrés ou d’une autre mesure. En interne, cela permet à la direction de prendre des décisions concernant l’expansion ou la réduction des unités commerciales individuelles.

Par exemple, si la société XYZ dépense 4 000 USD par mois en électricité et enregistre cela comme une dépense administrative, elle peut répartir le coût en fonction de la superficie en pieds carrés que chaque service individuel occupe. Présumer:

• L’usine de production est de 2000 pieds carrés
• L’usine de fabrication est de 1500 pieds carrés
• Le bureau de comptabilité est de 750 pieds carrés
• Le bureau des ventes est de 750 pieds carrés

L’entreprise occupe 5 000 pieds carrés. La facture d’électricité pourrait être répartie comme suit:

• Production: 1 600 $ ou (2 000/5 000) x 4 000 $
• Fabrication: 1500 $ ou (1500/5000) x 4000 $
• Comptabilité: 600 $ ou (750/5 000) x 4 000 $
• Ventes: 600 $ ou (750/5 000) x 4 000 $