Matériaux proxy
Que sont les matériaux proxy?
Les documents de procuration (également appelés circulaire de sollicitation de procurations ) sont des documents fournis par des sociétés publiques afin que les actionnaires puissent comprendre comment voter aux assemblées des actionnaires et prendre des décisions éclairées sur la manière de déléguer leurs votes à un mandataire.
Celles-ci sont réglementées par la Securities & Exchange Commission (SEC) conformément à la Securities Exchange Act of 1934 Section 14 (a). La société envoie le jeu de documents entre 30 et 40 jours avant une assemblée générale annuelle. Il vise à assurer aux actionnaires que les opérations se déroulent sans heurts et à solliciter des votes pour d’éventuelles décisions d’entreprise telles que l’élection de nouveaux administrateurs.
Points clés à retenir
- Les documents de procuration sont fournis par les sociétés à tous les actionnaires avant l’assemblée annuelle des actionnaires.
- Ces documents permettent aux actionnaires de prendre une décision éclairée sur la façon dont ils devraient attribuer leurs droits de vote à un mandataire s’ils ne peuvent pas assister à l’assemblée.
- Les matériaux proxy sont à la fois requis et réglementés par la SEC.
Comprendre les matériaux proxy
Les documents de procuration selon les règlements de la SEC illustrent des informations spécifiques sur l’entreprise afin que les investisseurs aient une image claire des procédures à suivre dans certaines circonstances. Par exemple, les documents de procuration d’une société doivent spécifier s’il existe un processus standard permettant aux actionnaires de contacter le conseil d’administration, et s’il n’en existe pas, les documents de procuration doivent fournir des raisons spécifiques de l’absence d’un tel processus. Il oblige les sociétés cotées en bourse à mettre à la disposition des actionnaires des documents pertinents sur une base annuelle, dont certains décrivent le fonctionnement de la société, les procédures de vote, le nombre d’actions en circulation, la rémunération des dirigeants et la composition du conseil d’administration, entre autres informations pertinentes..
D’autres informations contenues dans les documents relatifs aux procurations décrivent la direction, les propositions d’actionnaires et les informations générales susceptibles d’aider les actionnaires à voter en connaissance de cause.
Depuis 2009, la SEC oblige toutes les sociétés cotées en bourse à publier des documents de procuration sur leur site Web de relations avec les investisseurs.
Étant donné que le chaos s’ensuivrait si chaque actionnaire votait à l’assemblée annuelle, on leur fournissait une carte de procuration ou un formulaire d’instructions à l’électeur pour prendre une décision à l’avance. La circulaire de sollicitation de procurations détaille le nombre d’actions détenues par un investisseur et celles qui ont le droit de vote. Si les investisseurs possèdent des actions aux États-Unis, la date d’enregistrement – la date limite pour que les actionnaires reçoivent des dividendes et des votes – précède l’assemblée annuelle fixée par la société. La possession d’actions avant la date de clôture des registres confère aux actionnaires des droits de vote pour la prochaine assemblée. Tous les pays n’utilisent pas un système de date d’enregistrement. Dans ce cas, les actionnaires peuvent voter s’ils détiennent les actions avant ou avant la tenue de l’assemblée.
Instructions de vote par procuration
Le dossier de procuration contiendra des documents d’information sur le rapport annuel, la circulaire de sollicitation de procurations et, surtout, une carte de procuration ou un formulaire d’instructions à l’électeur pour la prochaine assemblée annuelle des actionnaires. Les actionnaires ne le recevront que s’ils sont un propriétaire inscrit ou un bénéficiaire effectif. Un propriétaire inscrit ou un détenteur de registre est un propriétaire direct d’actions de la société ou un propriétaire indirect par l’intermédiaire d’une banque ou d’un courtier.
En revanche, les bénéficiaires effectifs détiennent exclusivement des actions par l’intermédiaire d’un courtier ou d’une banque. La majorité des investisseurs aux États-Unis détiennent des titres en tant que bénéficiaire effectif. Dans ce cas, ils utilisent un formulaire d’instructions des électeurs pour demander au courtier sur la façon de voter avant la réunion de l’ entreprise.