Petite caisse
Qu’est-ce que la petite caisse?
Une petite caisse est une petite somme d’argent disponible pour payer des dépenses mineures, telles que des fournitures de bureau ou des remboursements. Une petite caisse fera l’objet de rapprochements périodiques, les transactions étant également enregistrées dans les états financiers. Il peut y avoir une petite caisse, qui peut être un tiroir ou une boîte, dans chaque département pour les grandes entreprises.
Points clés à retenir
- La petite caisse ou la petite caisse est une petite somme d’argent disponible utilisée pour payer des dépenses trop petites pour mériter la rédaction d’un chèque.
- Il peut y avoir un tiroir ou une boîte de petite caisse dans chaque département pour les grandes entreprises.
- Une petite caisse peut être utilisée pour les fournitures de bureau, les cartes pour les clients, les fleurs, le paiement d’un repas préparé pour les employés ou le remboursement des dépenses des employés.
Comprendre la petite caisse
Les transactions de petite caisse sont pratiques pour les petites transactions pour lesquelles l’émission d’un chèque est déraisonnable ou inacceptable. Le petit montant de trésorerie qu’une entreprise considère comme insignifiant variera, de nombreuses entreprises conservant entre 50 et 200 $ en tant que fonds de petite caisse. Voici des exemples de transactions pour lesquelles une petite caisse est utilisée:
- Fournitures de bureau
- Cartes pour les clients
- Fleurs
- Payer un déjeuner avec traiteur pour un petit groupe d’employés
- Rembourser à un employé de petites dépenses liées au travail
Des gardiens de fonds de petite caisse sont nommés pour superviser le fonds. Les fonctions de garde comprennent généralement l’application des règles et règlements de la petite caisse, la demande de réapprovisionnement et la distribution de fonds.
Considérations particulières
Le fonds de petite caisse est rapproché périodiquement pour vérifier que le solde du fonds est correct. En règle générale, lorsque le solde de la petite caisse tombe à un niveau prédéfini, le dépositaire demande des fonds supplémentaires à la caisse. À ce moment, le total de tous les reçus est calculé pour s’assurer qu’il correspond aux fonds déboursés du tiroir de la petite caisse. Si de nouveaux fonds sont nécessaires, le caissier rédige un nouveau chèque pour alimenter le tiroir de la petite caisse et prend, en échange, les reçus des achats qui ont épuisé les liquidités.
Le processus de rapprochement garantit que le solde restant du fonds équivaut à la différence entre le solde d’origine moins les frais détaillés sur les reçus et les factures. Si le solde restant est inférieur à ce qu’il devrait être, il y a pénurie. Si le solde restant est supérieur à ce qu’il devrait être, il y a un dépassement. Bien qu’il puisse y avoir des écarts mineurs, lorsqu’ils sont déséquilibrés, la source de l’écart doit être identifiée et corrigée.
L’Internal Revenue Service (IRS) recommande de déposer des feuillets de petite caisse et de les joindre aux reçus pour enregistrer et documenter les dépenses de petite caisse.
Exigences relatives à la petite caisse
L’utilisation d’une petite caisse contourne certains contrôles internes. La disponibilité de la petite caisse ne signifie pas qu’elle est accessible à n’importe quel but et par n’importe qui. De nombreuses entreprises utilisent des contrôles internes stricts pour gérer le fonds. Souvent, des personnes limitées sont autorisées à approuver les décaissements et ne peuvent le faire que pour les dépenses liées aux activités ou opérations légitimes de l’entreprise.
Une petite caissière pourrait être chargée d’émettre le chèque pour financer le tiroir de la petite caisse et effectuer les écritures comptables appropriées. Le gardien de la petite caisse est chargé de distribuer les espèces et de collecter les reçus pour tous les achats ou toute utilisation des fonds. À mesure que le total de la petite caisse diminue, les recettes devraient augmenter et correspondre au montant total retiré.
En ayant un caissier de petite caisse et un gardien de petite caisse, le double processus permet de sécuriser les fonds et de garantir que seules les personnes autorisées y ont accès.
Enregistrement de la petite caisse
Lorsqu’un fonds de petite caisse est utilisé, les transactions de petite caisse sont toujours enregistrées dans les états financiers. Aucune écriture comptable n’est effectuée lorsque les achats sont effectués à l’aide de la petite caisse, ce n’est que lorsque le dépositaire a besoin de plus de liquidités – et en échange des reçus, reçoit de nouveaux fonds – que les écritures de journal sont enregistrées. L’ entrée de journal pour donner plus d’argent au dépositaire est un débit à la petite caisse et un crédit à la caisse.
S’il y a une pénurie ou un excédent, une entrée de ligne de journal est enregistrée dans un compte de sur / short. Si la petite caisse est terminée, un crédit est inscrit pour représenter un gain. Si la petite caisse est à court, un débit est inscrit pour représenter une perte. Le compte à découvert ou à découvert est utilisé pour forcer l’équilibre du fonds lors du rapprochement.