Remplir le formulaire W-9: Demande de numéro d’identification fiscale (NIF) et de certification
Si vous travaillez en tant que pigiste ou entrepreneur indépendant, la plupart de vos clients devraient vous demander de remplir le formulaire W-9, Demande de numéro d’identification fiscale (NIF) et de certification. Ce formulaire aide les entreprises à recevoir des informations clés de leurs fournisseurs afin de préparer des déclarations d’informations pour l’IRS.1 Les entreprises doivent produire des déclarations de renseignements à l’aide du formulaire 1099-MISC chaque fois qu’elles versent à un pigiste ou à un entrepreneur indépendant un total de 600 $ ou plus au cours de l’année.
Vos clients utiliseront les informations de votre W-9 pour inscrire votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse et votre numéro d’identification fiscale (NIF) sur le 1099-MISC qu’ils déposent à votre sujet. Ils enverront une copie de 1099-MISC à l’IRS et une autre copie à vous à la fin de janvier, après la fin de l’année d’imposition.
D’autres circonstances pour lesquelles vous pourriez être invité à remplir un W-9 comprennent:
- Certaines transactions immobilières
- Intérêts hypothécaires payés
- Acquisition ou abandon de propriété garantie
- Annulation de la dette
- Cotisations à un régime de retraite individuel (IRA)
Comment remplir le formulaire W-9: Demande de numéro d’identification fiscale (NIF) et de certification
Le formulaire W-9 est l’un des formulaires IRS les plus faciles à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous guiderons à travers la bonne façon de le compléter.
Étape 1: Entrez votre nom tel qu’il apparaît sur votre déclaration de revenus.
Étape 2: Entrez le nom de votre entreprise ou le nom de « l’entité non prise en compte », s’il est différent du nom que vous avez entré à l’étape 1. Par exemple, vous pouvez être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n’utilisez pas votre nom personnel comme votre nom de l’entreprise;au lieu de cela, vous «faites des affaires sous un autre nom». Vous saisiriez ce nom ici. En ce qui concerne la partie entité ignorée, si vous ne savez pas ce que c’est, vous n’en êtes probablement pas une. Le type d’entité non pris en compte le plus courant est une société à responsabilité limitée unipersonnelle.
Étape 3: Quel type d’entité commerciale êtes-vous pour la classification fiscale fédérale: entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie / succession, société à responsabilité limitée ou «autre»? Cochez la case appropriée. Si vous n’êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû déposer beaucoup de paperasse pour devenir l’une des autres entités.
Étape 4: Exemptions. Il y a de fortes chances que vous laissiez ces cases vides. Voici quelques exceptions:
1. Les bénéficiaires exonérés de la retenue à la source, comme les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case «Code du bénéficiaire exonéré». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exonérés et leurs codes et les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés qui remplissent un W-9 pour recevoir des paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, entreront le code «5».
2. Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu de la loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers (FATCA) peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case «Exemption du code de déclaration FATCA». Aucune de ces cases ne s’appliquera à l’entrepreneur indépendant ou au pigiste typique.
Étape 5: indiquez votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal. Que faire si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle? Quelle adresse devez-vous fournir sur le formulaire W-9? Utilisez l’adresse que vous utiliserez dans votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue un espace de bureau, mais que vous produisez votre déclaration de revenus en utilisant votre adresse personnelle, entrez votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 afin que l’IRS n’ait pas de difficulté à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040..
Étape 6: Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l’adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour conserver une trace de la personne à qui vous avez fourni votre numéro d’identification fiscale.
Étape 7: L’IRS appelle cette section Partie I, ce qui doit vous faire vous demander quelles étaient toutes ces étapes que vous venez de terminer. Ici, vous devez fournir le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale (SSN) individuel si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous êtes un autre type d’entreprise. Maintenant, certaines entreprises individuelles ont également des EIN, mais l’IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leurs SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, cela facilitera la correspondance des 1099 que vous recevrez avec votre déclaration de revenus, que vous déposerez sous votre SSN.
Que faire si votre entreprise est nouvelle et n’a pas d’EIN? Vous pouvez toujours remplir le formulaire W-9. L’IRS dit que vous devez demander votre numéro et écrire «demandé» dans l’espace pour le NIF. Vous voudrez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, jusqu’à ce que vous le fassiez, vous serez soumis à une retenue de sauvegarde. Vous pouvez demander un EIN sur le site Web de l’IRS. Reportez-vous aux instructions ci-dessous pour l’étape 8, partie II, pour en savoir plus sur la retenue de sauvegarde.
Étape 8: Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de tous vos renseignements avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Mentir intentionnellement sur un formulaire fiscal pourrait signifier que vous devrez payer une amende ou aller en prison; l’IRS ne dérange pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez certifier vraies, sous peine de parjure:
1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d’identification de contribuable correct (ou j’attends qu’un numéro me soit délivré).
Si vous envisagez d’utiliser un numéro d’identification fiscale «emprunté», volé ou inventé, réfléchissez-y à deux fois avant de mentir sous serment.
2. Je ne suis pas soumis à une retenue de sauvegarde parce que: (a) je suis exempté de la retenue de sauvegarde, ou (b) je n’ai pas été informé par l’Internal Revenue Service (IRS) que je suis soumis à une retenue de sauvegarde en raison d’un le défaut de déclarer tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l’IRS m’a informé que je ne suis plus soumis à une retenue de réserve.
La plupart des contribuables sont exonérés de la une retenue de sauvegarde mais que vous ne le faites plus, personne n’a besoin de le savoir.
3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne américaine.
Si vous êtes un étranger résident, vous êtes en clair. L’IRS considère également ce qui suit comme une «personne américaine»: un partenariat, une société, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis; un domaine domestique; et une fiducie nationale. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un partenaire étranger, des règles spéciales s’appliquent; lisez-les dans les instructions pour former W-9. Si vous n’êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.
4. Le (s) code (s) FATCA entré (s) sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de déclaration FATCA est correct.
Vous n’aurez probablement pas à vous soucier de celui-ci, qui a à voir avec le Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
Considérations spéciales lors du dépôt du formulaire W-9
Le formulaire W-9 vous demande de rayer le point 2 ci-dessus si vous avez été informé par l’IRS que vous êtes actuellement soumis à une retenue de sauvegarde parce que vous n’avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes sur votre déclaration de revenus.
Vous pouvez rayer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d’une transaction immobilière. L’élément 2 ne s’applique pas dans ce cas, donc peu importe si vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde.
Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères des instructions du W-9, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas du tout tenus de signer ce formulaire. Vous n’êtes généralement tenu de le signer que si l’IRS vous a informé que vous avez précédemment fourni un NIF incorrect. Mis à part les détails techniques, cependant, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou invalide si vous ne l’avez pas signé, et bonne chance pour essayer de les convaincre du contraire.
Retour du formulaire W-9
Renvoyez votre formulaire W-9 rempli à l’entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le livrerez en personne pour limiter votre exposition au vol d’identité, mais cette méthode n’est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sécurisé. Si vous devez envoyer le formulaire par e-mail, vous devez crypter à la fois le document et votre e-mail et vérifier à trois reprises que vous disposez de l’adresse e-mail correcte du destinataire avant d’envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous y aider, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents.
La ligne de fond
Fournir des informations exactes sur votre formulaire W-9 vous aidera à vous assurer que les paiements que vous recevez – ou d’autres transactions qui nécessitent ce formulaire – sont correctement signalés à l’IRS. Si vous n’êtes pas sûr de certains éléments, tels que la classification appropriée de votre entreprise, consultez votre comptable ou un autre conseiller financier.