Bon

Qu’est-ce qu’un bon?

Un bon est un document utilisé par le service des comptes fournisseurs d’une entreprise pour rassembler et classer toutes les pièces justificatives nécessaires pour approuver le paiement d’un passif. Un bon est essentiellement le document de sauvegarde des comptes fournisseurs. Les comptes créditeurs sont les factures à court terme dues par les entreprises aux vendeurs et aux fournisseurs.

Le bon est important car il s’agit d’un mécanisme de contrôle comptable interne qui garantit que chaque paiement est correctement autorisé et que les biens ou services achetés sont effectivement reçus.

Comment fonctionnent les bons

Les entreprises ont diverses obligations financières à court terme envers les fournisseurs et les vendeurs tout au long d’une période comptable. Une entreprise peut avoir besoin d’acheter des stocks ou des matières premières auprès de fournisseurs qui sont utilisées dans la production des marchandises de l’entreprise. Les fournisseurs accordent essentiellement une extension de crédit à l’entreprise permettant d’effectuer un paiement dans un proche avenir, par exemple 30, 60 ou 90 jours.

Un bon est un formulaire qui comprend tous les documents justificatifs indiquant les sommes dues et tout paiement à un fournisseur ou vendeur pour un montant impayé. Le bon et les documents nécessaires sont enregistrés dans le registre des bons. Certains des documents justificatifs d’un bon peuvent inclure:

• Facture du fournisseur
• Nom du vendeur ou fournisseur à payer
• Conditions de paiement telles que le montant dû, la date d’échéance et les éventuelles remises accordées par le fournisseur pour le paiement anticipé de la facture
• Le bon de commande de l’entreprise
• Reçu indiquant que les marchandises ont été reçues par l’entreprise du fournisseur
• Les comptes du grand livre à utiliser à des fins comptables
• Signatures des représentants autorisés de l’entreprise pour l’achat et le paiement
• Preuve de paiement et date à laquelle la facture au fournisseur a été payée

Le montant total de tous les bons qui ont des soldes impayés est comptabilisé en tant que créditeurs au bilan. Une fois le bon payé, la preuve de paiement est incluse dans le bon et enregistrée comme un bon payé.

Comment les bons sont utiles

Les bons de la société constituent une source essentielle de preuves lors de la réalisation d’un audit. Un auditeur met en œuvre un ensemble de procédures pour déterminer si les états financiers ne contiennent pas d’anomalies significatives. Les pièces justificatives attestent que les biens achetés ont effectivement été reçus, ce qui étaye l’affirmation de l’auditeur selon laquelle les biens et services inscrits aux états financiers existent vraiment. Les bons justifient également les paiements en espèces de l’entreprise aux fournisseurs et documentent les comptes du grand livre utilisés pour valider la transaction.

L’utilisation d’un système de bons réduit également le risque de complicité des employés pour voler les actifs de l’entreprise. Les entreprises utilisent la séparation des tâches pour empêcher le vol des employés, ce qui signifie que les tâches critiques sont attribuées à différentes personnes au sein de l’organisation. Le justificatif atteste que les tâches sont exécutées par plusieurs personnes et crée une trace papier afin qu’un auditeur puisse confirmer que les tâches ont été correctement séparées.

Exemple de bon

Un restaurant local commande de la viande et du poisson tous les quelques jours à ses vendeurs. Le gérant du restaurant remplit un bon de commande pour 30 livres de viande et le propriétaire paraphe le bon de commande pour approuver l’expédition. Lorsque l’envoi est reçu, le contenu de l’envoi est comparé au bon de commande pour s’assurer que l’envoi correspond à ce qui a été commandé. Le restaurant remplit un reçu d’expédition pour documenter le processus, et le reçu d’expédition est comparé à la facture du fournisseur.

Le bon, qui est une page de garde qui explique les documents joints, comprend le bon de commande, le reçu d’expédition et la facture. Le montant de l’achat est ajouté et enregistré aux comptes créditeurs au bilan jusqu’à ce qu’il soit payé. Le propriétaire examine toutes les informations du bon avant de signer un chèque.

Le bon comprend également les comptes du grand livre utilisés pour enregistrer la transaction. Le restaurant, par exemple, peut débiter le compte d’inventaire de viande et créditer le compte de caisse pour enregistrer le paiement. La réception du paiement et la date sont enregistrées pour montrer que le bon a été payé. Les comptes créditeurs refléteront le solde inférieur en raison du paiement de la facture, en supposant qu’aucun créditeur supplémentaire ne soit généré.