Description sommaire du plan

Qu’est-ce qu’une description sommaire du plan?

Une description sommaire du régime (DPS) est un document que les employeurs doivent donner gratuitement aux employés qui participent à des régimes de retraite ou de prestations de santé couverts par la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés. Le DOCUP est un guide détaillé des avantages du programme et de son fonctionnement. Il doit décrire quand les employés deviennent admissibles à participer au régime, comment les prestations sont calculées et payées, comment demander des prestations et quand les prestations deviennent acquises.

Le DOCUP doit être rédigé dans un langage simple que les employés peuvent comprendre. Il doit inclure le nom du régime et son numéro attribué par l’ Internal Revenue Service, le nom et l’adresse de l’employeur, le nom et les coordonnées de l’administrateur du régime, une déclaration des droits de la loi sur la transférabilité et la responsabilité de l’assurance maladie, les divulgations ERISA et des conseils sur la façon dont les employés peuvent déposer un grief ou un appel.

Comprendre la description du plan récapitulatif

Lorsque vous êtes embauché pour la première fois, vous devriez recevoir un SPD couvrant les soins de santé et les prestations de retraite de votre nouvel employeur dans les 90 jours. La société peut vous distribuer le document par voie électronique si vous utilisez régulièrement un ordinateur au travail ou sur papier. Si vous ne recevez qu’une copie électronique, vous pouvez demander une copie écrite.

Une description sommaire du plan devrait répondre à vos questions

Un plan doit inclure les réponses aux questions suivantes:

• Y a-t-il une condition d’âge minimum pour participer au plan?
• Existe-t-il une exigence de service minimum pour participer au plan? Si oui, de quoi s’agit-il et comment est-il calculé?
• Quand l’année du régime commence-t-elle et se termine-t-elle? S’agit-il du 1er janvier au 31 décembre ou a-t-il des dates de début et de fin différentes? Ces informations sont importantes pour les régimes de santé, car les titulaires de compte doivent savoir quand votre franchise annuelle est réinitialisée.
• Dois-je cotiser au régime ou est-ce que toutes les cotisations proviennent de mon employeur?
• Pour les régimes de retraite, le régime autorise-t-il les contributions de roulement d’autres régimes? Par exemple, puis-je transférer mon 401 (k) de mon ancien employeur dans ce plan?
• Pour les régimes de retraite, comment les cotisations des employeurs et des employés sont-elles investies? Y a-t-il des investissements par défaut vers lesquels l’argent ira si je ne sélectionne pas d’options d’investissement spécifiques? Si c’est vrai, que sont-ils? Comment modifier ma sélection d’investissement?
• Quand est-ce que je deviens acquis au régime de retraite? Suis-je immédiatement acquis à 100% ou dois-je travailler pour l’entreprise pendant un certain nombre d’années pour devenir partiellement ou totalement acquis?
• Suis-je autorisé à emprunter sur mon compte de retraite? Si oui, quelles sont les règles?
• Qu’advient-il de mes prestations si je deviens invalide? Si je quitte l’entreprise? Si je prends ma retraite? Si je meurs? Si je prends un congé?

Une description sommaire du plan offre aux employeurs une protection contre les poursuites judiciaires

Du côté des entreprises, les employeurs devraient s’assurer que leur DOCUP couvre tout ce qu’il devrait. En l’absence de SPD ou d’un SPD inadéquat, les employeurs s’exposent à des poursuites judiciaires de la part des employés. Un DOCUP qui suit les directives de l’ERISA et énonce clairement les exclusions et limitations protégera l’entreprise contre d’éventuelles poursuites judiciaires.

Le DOCUP devrait indiquer ce qui définit un employé qui a droit à divers avantages et si ces employés comprennent  des entrepreneurs indépendants, des travailleurs temporaires, des conjoints, des partenaires domestiques et des enfants.

Considérations particulières

De plus, si 10% ou plus de vos employés parlent une langue autre que l’anglais, vous devez également publier votre SPD dans ces autres langues. L’embauche d’un avocat qui comprend la loi ERISA pour examiner le SPD avant de le distribuer peut aider à garantir que le document est complet, complet, précis et conforme aux lois de l’État et fédérales. La création d’un SPD du début à la fin peut prendre des mois. S’assurer que vos employés peuvent le comprendre facilement réduira les plaintes, les poursuites et les questions adressées aux ressources humaines par des employés confus.

Les employeurs peuvent modifier périodiquement les avantages qu’ils offrent. Lorsque cela se produit, l’employeur doit aviser tous les employés par écrit en leur remettant un DOCUP révisé ou un résumé des modifications importantes expliquant les changements apportés au DOCUP. L’entreprise doit diffuser l’avis dans les 60 jours suivant l’entrée en vigueur du changement s’il réduit la couverture ou les avantages. Si les changements ne réduisent pas la couverture ou les prestations, l’avis doit être distribué dans les 210 jours suivant la fin de l’année du régime lorsque le changement est entré en vigueur.