Frais payés d’avance
Qu’est-ce qu’une dépense prépayée?
Une dépense prépayée est un type d’ actif figurant au bilan qui résulte du fait qu’une entreprise effectue des paiements anticipés pour des biens ou des services à recevoir dans le futur. Les frais payés d’avance sont initialement enregistrés à l’actif, mais leur valeur est passée en charges au fil du temps dans le compte de résultat. Contrairement aux dépenses conventionnelles, l’entreprise recevra quelque chose de valeur de la dépense payée d’avance au cours de plusieurs périodes comptables.
Comprendre les dépenses prépayées
Les entreprises effectuent des paiements anticipés pour des biens ou des services tels que du matériel de bureau loué ou une couverture d’ assurance qui offrent des avantages continus au fil du temps. Les biens ou services de cette nature ne peuvent pas être passés en charges immédiatement parce que la dépense ne correspondrait pas à l’avantage encouru au fil du temps grâce à l’utilisation de l’actif.
Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les dépenses doivent être comptabilisées dans la même période comptable que l’avantage généré par l’actif connexe. Par exemple, si un grand copieur est loué par une entreprise pour une période de 12 mois, l’entreprise profite de son utilisation sur toute la période. L’enregistrement d’un paiement anticipé effectué pour le contrat de location à titre de dépense au cours du premier mois ne correspondrait pas adéquatement aux dépenses et aux revenus générés par son utilisation. Par conséquent, il doit être comptabilisé en tant que dépense payée d’avance et imputé aux charges sur les douze mois complets.
Les écritures de journal qui reconnaissent les dépenses liées aux paiements anticipés précédemment enregistrés sont appelées écritures d’ajustement. Ils n’enregistrent pas les nouvelles transactions commerciales, mais ajustent simplement les transactions précédemment enregistrées. Des écritures d’ajustement pour les dépenses payées d’avance sont nécessaires pour s’assurer que les dépenses sont comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles sont engagées.
En raison de la nature de certains biens et services, les dépenses prépayées existeront toujours. Par exemple, l’assurance est une dépense payée d’avance parce que le but de la souscription d’une assurance est d’acheter une protection proactive au cas où quelque chose de malheureux se produirait à l’avenir. De toute évidence, aucune compagnie d’assurance ne vendrait une assurance couvrant un événement malheureux après coup, de sorte que les frais d’assurance doivent être payés d’avance par les entreprises.
Exemple de frais prépayés
Par exemple, supposons que la société ABC achète une assurance pour la période de 12 mois à venir. Il paie 120 000 $ d’avance pour la police d’assurance. La société ABC inscrira initialement la totalité de 120 000 $ à titre de débit sur une assurance prépayée, un actif au bilan et un crédit en espèces. Chaque mois, une écriture d’ajustement sera faite aux dépenses de 10 000 $ (1/12 du montant prépayé) au compte de résultat au moyen d’un crédit à l’assurance prépayée et d’un débit aux frais d’assurance. Au cours du 12e mois, les 10 000 $ finaux seront entièrement dépensés et le compte prépayé sera nul.