Grand livre et journal général: quelle est la différence?
Table des matières
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- Aperçu
- Journaux généraux
- Grands livres
- Considérations particulières
Journaux généraux et grands livres: un aperçu
Lorsqu’il s’agit de suivre les finances d’une entreprise, un système de comptabilité en partie double qui utilise à la fois un grand livre et un journal général est sans doute la meilleure méthode pour suivre les données financières globales d’une entreprise et assurer le bon déroulement et la rentabilité des opérations.
Afin de vraiment comprendre le fonctionnement d’un tel système d’ enregistrement comptable, il faut d’abord apprécier les différentes fonctions associées à ces deux éléments clés: les grands livres et les journaux généraux.
Points clés à retenir
- Le journal se compose d’écritures comptables brutes qui enregistrent les transactions commerciales, par ordre séquentiel par date.
- Le grand livre général est plus formalisé et suit cinq éléments comptables clés: l’actif, le passif, le capital du propriétaire, les revenus et les dépenses.
- Les progrès de la technologie logicielle ont rationalisé le processus comptable et ont rendu facile et efficace la combinaison des deux tâches de comptabilité.
Journaux généraux
Simplement défini, le journal général fait référence à un livre d’entrées originales, dans lequel les comptables et les teneurs de livres enregistrent les transactions commerciales brutes, dans l’ordre en fonction de la date à laquelle les événements se produisent. Un journal général est le premier endroit où les données sont enregistrées, et chaque page de l’élément comporte des colonnes de division pour les dates, les numéros de série, ainsi que les enregistrements de débit ou de crédit.
Certaines organisations tiennent des journaux spécialisés, tels que des journaux d’achat ou des journaux de vente, qui n’enregistrent que des types spécifiques de transactions.
Une fois qu’une transaction est enregistrée dans un journal général, les montants sont ensuite enregistrés dans les comptes appropriés, tels que les comptes clients, l’équipement et les transactions en espèces.
Malgré les progrès de la technologie logicielle, il sera toujours nécessaire d’enregistrer les transactions non courantes dans les journaux généraux, telles que les ventes d’actifs, les créances irrécouvrables et les amortissements.
Grands livres
Un grand livre général est un livre ou un fichier que les comptables utilisent pour enregistrer tous les comptes pertinents. Le grand livre général fait le suivi de cinq éléments comptables importants: les actifs, les passifs, le capital du propriétaire, les revenus et les dépenses.
Les transactions qui apparaissent pour la première fois dans les journaux sont ensuite enregistrées dans les comptes du grand livre. Ensuite, les balance de vérification avant d’apparaître dans les états financiers officiels d’une entreprise.
Chaque élément comptable est affiché sous la forme d’un tableau en forme de T à deux colonnes. Le comptable place généralement le titre du compte en haut du «T» et enregistre les entrées de débit sur le côté gauche et les entrées de crédit sur la droite. Le grand livre affiche parfois des colonnes supplémentaires pour des détails tels que la description de la transaction, la date et le numéro de série.
Considérations particulières
Aujourd’hui, la plupart des organisations utilisent un logiciel de comptabilité pour enregistrer les transactions dans les grands livres et dans les journaux, ce qui a considérablement simplifié ces activités de base de tenue de registres. En fait, la plupart des logiciels de comptabilité maintiennent désormais un référentiel central dans lequel les entreprises peuvent enregistrer simultanément les écritures de grand livre et de journal. Ces progrès technologiques rendent l’enregistrement des transactions plus facile et moins fastidieux, et vous n’avez pas besoin de gérer chaque livre de comptes séparément. La personne qui saisit des données dans n’importe quel module du logiciel de comptabilité ou de tenue de livres de votre entreprise peut même ne pas être au courant de ces référentiels. Dans bon nombre de ces applications logicielles, la personne chargée de la saisie des données n’a qu’à cliquer sur un menu déroulant pour saisir une transaction dans un grand livre ou un journal.