Vérification des bons
Qu’est-ce qu’un chèque-cadeau?
Un chèque de bon est une combinaison d’un chèque et d’un bon, également appelé «avis de versement», qui comprend des informations pertinentes sur les parties à la transaction et crée ainsi une trace papier vérifiable sur le paiement de ce chèque.
Points clés à retenir
- Un chèque de bon est une forme de paiement officiel qui crée une piste d’audit sur les détails de paiement de ce chèque.
- Les chèques-bons comportent trois parties: le chèque, un bon pour le bénéficiaire et un bon pour l’émetteur. Avant la paie informatisée, celles-ci se présentaient sous la forme de trois éléments perforés à partir d’une feuille de papier standardisée.
- Les chèques de bons sont couramment utilisés par le service de la paie d’une entreprise et peuvent être appelés chèques de paie dans ce contexte.
Comprendre les chèques de bons
Le chèque de bon crée une trace papier pour le paiement par l’ émetteur du chèque. Le destinataire du chèque de bon détache une partie du bon et la conserve pour la tenue des registres avant d’encaisser le chèque. L’émetteur conserve l’autre partie du bon.
Les chèques de bons utilisés dans les systèmes de comptabilité informatisés comportent trois parties qui, ensemble, tiennent sur des feuilles de papier de format standard pour faciliter leur utilisation dans les imprimantes. Les chèques sont généralement de taille professionnelle, plus longs qu’un chèque standard mais avec la même largeur. Une partie est le chèque et les deux autres parties sont les bons pour le bénéficiaire et l’émetteur pour leurs dossiers respectifs. Les perforations facilitent la séparation des différentes sections.
Un bon est un document utilisé par le service des comptes fournisseurs d’une entreprise pour rassembler et classer toutes les pièces justificatives nécessaires pour approuver et suivre le paiement d’un passif. Un bon est essentiellement les documents de sauvegarde pour les comptes fournisseurs, la facturation ou la paie. (Les comptes fournisseurs sont les factures à court terme dues par les entreprises aux vendeurs et aux fournisseurs.) Le bon est important car il s’agit d’un mécanisme de contrôle comptable interne qui garantit que chaque paiement est correctement autorisé et que les biens ou services achetés sont effectivement reçus.
Qui utilise les chèques-cadeaux?
Les chèques de bons sont couramment utilisés par le service de la paie d’une entreprise et sont appelés chèques de paie. Le bon contiendra un numéro de bon, le nom du bénéficiaire, la date, le montant (brut et net le cas échéant des déductions), les signatures et toutes les notes de service qui doivent être enregistrées. Pour la masse salariale, même si le dépôt direct devient de plus en plus la norme pour payer les employés, il est courant d’avoir une trace écrite de sauvegarde.
Les vendeurs utilisent également des chèques de bons. Dans ce cas, un chèque de bon est émis lorsqu’une facture est rapprochée d’un bon de commande et de la documentation indiquant que la commande a été exécutée. En outre, pour le service des comptes fournisseurs, disposer d’un fichier de pièces justificatives des paiements aux fournisseurs est utile pour résoudre les litiges de paiement et pour préparer les livres pour les clôtures internes de fin de mois.