Bureau virtuel
Qu’est-ce qu’un bureau virtuel?
Un bureau virtuel donne aux entreprises une adresse physique et des services liés au bureau sans les frais généraux liés à un bail emphytéotique et au personnel administratif. Avec un bureau virtuel, les employés peuvent travailler de n’importe où, mais ont toujours des choses comme une adresse postale, des services de réponse téléphonique, des salles de réunion et la vidéoconférence.
Comment fonctionnent les bureaux virtuels
Les bureaux virtuels fonctionnent comme une seule unité pour servir les clients mais n’existent pas dans un emplacement fixe. Ce type de configuration est particulièrement populaire auprès des startups et des petites entreprises qui souhaitent minimiser les frais généraux. La création de logiciels et de services de productivité de bureau basés sur le Web, tels que la vidéoconférence, a contribué à la croissance des bureaux virtuels.
Points clés à retenir
- Un bureau virtuel est une entreprise qui fonctionne comme une seule unité et qui possède une adresse postale physique, mais qui n’existe pas dans un emplacement spécifique.
- Le développement d’outils tels que la visioconférence et les services de messagerie a conduit à une utilisation accrue du bureau virtuel.
- Les coûts d’exploitation d’un bureau virtuel sont bien inférieurs à ceux d’un bureau traditionnel, et c’est pourquoi ce type de configuration est populaire parmi les petites entreprises et les startups.
- Un arrangement de bureau virtuel élargit les possibilités d’emploi pour les employés et les options d’embauche pour les entreprises.
- Bien que le bureau virtuel soit généralement une option moins coûteuse pour les entreprises, certains services, comme la réponse téléphonique et la vidéoconférence, peuvent avoir une accessibilité limitée.
Un bureau virtuel peut également conduire à une plus grande productivité, car ses services libèrent les travailleurs des tâches administratives, ainsi que des déplacements. Chaque employé peut travailler à partir de l’endroit qui lui convient le mieux, et l’entreprise ne se limite pas à l’embauche d’employés qui vivent localement.
Alors que de plus en plus de personnes trouvent des moyens de travailler à distance, les avantages d’un bureau virtuel sont immédiatement perceptibles. Cependant, tout n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Certains peuvent trouver que la planification de l’espace de bureau virtuel n’est pas différente des conflits de planification chronophages inhérents à un bureau physique.
Avantages et inconvénients d’un bureau virtuel
L’attrait d’un bureau virtuel pour les utilisateurs est double. Premièrement, le coût mensuel d’un bureau virtuel est bien inférieur à celui d’un bureau traditionnel. Après tout, il n’a aucun des coûts de maintenance et d’entretien, ni besoin de personnel. Un bureau virtuel peut également être sécurisé via un bail mensuel, ce qui permet une plus grande flexibilité si l’entreprise d’un utilisateur change (pas d’attente pour l’expiration d’un bail ou le coût d’un bail rompu).
Les coûts d’utilisation d’un bureau virtuel peuvent être aussi bas que 50 $ pour les frais d’adhésion et 250 $ par mois ou plus pour un bail mensuel pour les services de base. Plus il y aura de services ajoutés, plus ce sera cher.
Deuxièmement, un bureau virtuel peut fournir une adresse postale, une réponse téléphonique et des services de vidéoconférence. Par conséquent, une petite entreprise peut paraître plus grande qu’elle ne l’est. Il peut également fournir une adresse physique (ou plusieurs adresses) pour permettre aux utilisateurs de rencontrer des clients. Parfois, l’adresse peut donner une aura de prestige à un utilisateur de bureau virtuel, par exemple si l’adresse est un emplacement ou une rue bien connu. Un service de répondeur téléphonique professionnel peut avoir le même effet.
Certains des services offerts par un arrangement de bureau virtuel nécessitent une planification préalable pour être utilisés. Par exemple, de nombreux forfaits comprennent une utilisation limitée des salles de conférence ou des services de téléconférence et de vidéoconférence limités. Les bureaux virtuels peuvent également avoir un accès restreint la nuit et le week-end. Les utilisateurs peuvent trouver le manque de flexibilité limitant et gênant. Il existe également un risque de distraction lié au travail à domicile et, par conséquent, certains employés peuvent ne pas être aussi productifs lorsqu’ils travaillent dans un environnement de bureau virtuel.