Salle de données virtuelle (VDR)
Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle?
Une salle de données virtuelle (VDR), également appelée salle de marché, est un référentiel en ligne sécurisé pour le stockage et la distribution de documents. Il est généralement utilisé pendant le processus de diligence raisonnable précédant une fusion ou une acquisition pour examiner, partager et divulguer la documentation de l’entreprise.
Points clés à retenir
- Les salles de données virtuelles, ou VDR, constituent un moyen sécurisé de stocker des documents auxquels plusieurs personnes doivent accéder simultanément.
- Les VDR sont couramment utilisés par les entreprises lorsqu’elles fusionnent, travaillent sur un projet ou dans toute autre coentreprise nécessitant un accès à des données partagées.
- Les VDR sont considérés comme plus sûrs que les documents physiques car il n’y a aucun risque de perte pendant le transport ou de destruction accidentelle.
- En règle générale, les actions telles que la copie, l’impression et le transfert sont désactivées dans les VDR.
Comprendre les salles de données virtuelles
Les salles de données virtuelles ont de plus en plus remplacé les salles de données physiques traditionnellement utilisées pour divulguer et partager des documents. Avec la mondialisation des activités et une surveillance accrue pour réduire les coûts, les salles de données virtuelles sont une alternative intéressante aux salles de données physiques. Les salles de données virtuelles sont largement accessibles, immédiatement disponibles et plus sécurisées.
Alors que les problèmes de sécurité augmentent et que les incidents liés aux violations augmentent, les fournisseurs de VDR développent des bases de données plus sophistiquées et plus fiables. Les offres publiques initiales (introductions en bourse), les opérations d’audit et les partenariats ou autres entreprises qui doivent travailler ensemble et partager des informations utiliseront des salles de données virtuelles.
Utilisations des salles de données virtuelles
Les procédures de fusions et acquisitions (M&A) sont l’utilisation la plus courante des VDR. Ces référentiels offrent un espace pour la diligence raisonnable nécessaire lors de la finalisation de la transaction. Ces transactions commerciales impliquent de grandes quantités de documents, dont beaucoup sont confidentiels et contiennent des informations sensibles. L’utilisation d’un VDR est un moyen sûr et fiable pour toutes les parties intéressées d’examiner et d’échanger des documents au fur et à mesure qu’elles s’engagent dans des négociations.
Les entreprises travaillent souvent ensemble pour produire et fabriquer des produits lors de la construction d’un bâtiment et pour offrir des services. La formation et le maintien de ces relations commerciales nécessitent des contrats et une transmission fréquente de données. Les salles de données virtuelles assurent le stockage de ces contrats et mettent à disposition les documents nécessaires à la poursuite des partenariats commerciaux. À titre d’exemple, les modifications apportées aux plans d’une structure par un ingénieur sont immédiatement disponibles pour tous les entrepreneurs impliqués dans le projet.
L’audit des pratiques, de la conformité et des comptes de l’entreprise est une pratique courante dans toutes les entreprises. Ce processus est souvent un problème car les travailleurs doivent interagir avec des régulateurs et des ajusteurs externes. De plus, aujourd’hui, de nombreuses entreprises ont des bureaux dans des endroits éloignés et dans le monde entier dans différents fuseaux horaires.
L’utilisation d’une data room virtuelle permet aux avocats, comptables, régulateurs internes et externes et autres parties intéressées d’avoir un point d’accès centralisé. Fournir un système central réduit les erreurs et le temps. En outre, il assure la transparence de la communication. Selon le type d’audit, le niveau d’accès et l’autorité varient.
Offrir une offre publique initiale (IPO) est une tâche ardue nécessitant une quantité inconcevable de paperasse. Tout comme les audits, la transparence est essentielle. Les entreprises doivent créer, échanger, conserver et gérer de grands volumes de documents. En raison de la nature de la transaction, la plupart des utilisateurs auront un accès restreint, tel que «affichage uniquement». La capacité de copier, transférer ou imprimer peut être interdite.
Alternative à un VDR
Bien que les salles de données virtuelles offrent de nombreux avantages, elles ne conviennent pas à tous les secteurs. Par exemple, certains gouvernements peuvent choisir de continuer à utiliser des salles de données physiques pour des échanges d’informations hautement confidentiels. Les dommages causés par les cyberattaques potentielles et les violations de données dépassent les avantages offerts par les salles de données virtuelles. Les résultats de tels événements pourraient être cataclysmiques si les parties menaçantes accédaient à des informations classifiées. Dans ces cas, l’utilisation d’un VDR ne sera pas une considération.