Frais de voyage
Que sont les frais de déplacement?
Les frais de déplacement sont des coûts associés aux déplacements dans le but de mener des activités commerciales. Des frais de déplacement raisonnables peuvent généralement être déduits par l’entreprise lorsque les employés engagent des frais lorsqu’ils se déplacent loin de chez eux, spécifiquement à des fins professionnelles. Ces fins commerciales peuvent inclure des conférences ou des réunions.
Bien que de nombreux frais de déplacement puissent être déduits, ceux qui sont de nature déraisonnable, somptueuse ou extravagante, ou ceux qui sont à des fins personnelles, sont exclus. L’ Internal Revenue Service (IRS) considère que les employés voyagent loin de chez eux si leurs obligations professionnelles les obligent à s’éloigner de leur «domicile fiscal» (la zone générale où se trouve leur principal lieu d’affaires) beaucoup plus longtemps qu’une journée de travail ordinaire., et ils ont besoin de dormir ou de se reposer pour répondre aux exigences de leur travail pendant leur absence.
Points clés à retenir
- Les frais de déplacement sont des coûts associés aux déplacements dans le but de mener des activités commerciales.
- Seuls les frais de déplacement ordinaires et nécessaires sont déductibles; les frais qui ne sont pas ordinaires et nécessaires, ou qui sont déraisonnables, somptueux ou extravagants, ainsi que les frais de déplacement à des fins personnelles, ne sont pas déductibles
- L’IRS considère que les employés se déplacent loin de chez eux si leurs obligations professionnelles les obligent à s’éloigner de leur «foyer fiscal» beaucoup plus longtemps qu’une journée de travail ordinaire.
- Des exemples de frais de voyage comprennent les billets d’avion et l’hébergement, les services de transport, le coût des repas et des pourboires, l’utilisation d’appareils de communication.
- Les frais de déplacement engagés lors d’une affectation de travail à durée indéterminée, qui dure plus d’un an selon l’IRS, ne sont pas déductibles à des fins fiscales.
Comprendre les frais de déplacement
Des dossiers bien organisés, tels que les reçus, les chèques annulés et d’autres documents justifiant une déduction, peuvent aider les particuliers à se faire rembourser par leur employeur et aider les entreprises à préparer leurs déclarations de revenus et à répondre aux questions de l’IRS. Des exemples de frais de déplacement peuvent inclure:
- Billet d’avion et hébergement dans le but exprès de faire des affaires loin de chez soi
- Services de transport tels que les taxis, les bus ou les trains vers l’aéroport ou vers et autour de la destination de voyage
- Le coût des repas et des pourboires, le service de nettoyage à sec des vêtements et le coût des appels professionnels lors de déplacements professionnels loin de chez eux
- Le coût de la location d’ordinateurs et d’autres appareils de communication pendant le voyage d’affaires
Les frais de déplacement n’incluent pas les frais de déplacement réguliers.
Types de frais de voyage
L’utilisation de son véhicule personnel en conjonction avec un voyage d’affaires, y compris le kilométrage réel, les péages et les frais de stationnement, peut être incluse dans les frais de déplacement. Le coût d’utilisation des véhicules de location peut également être compté comme une dépense de voyage, mais uniquement pour la partie commerciale du voyage. Par exemple, si au cours d’un voyage d’affaires, un voyageur rendait visite à un membre de sa famille ou à une connaissance, le coût de la conduite depuis l’hôtel pour le visiter ne donnerait pas droit à des déductions pour frais de voyage.
Les frais de déplacement engagés lors d’une affectation de travail à durée indéterminée de plus d’un an ne sont pas déductibles aux fins de l’impôt. L’IRS permet à d’autres types de dépenses ordinaires et nécessaires d’être traités comme liés aux voyages d’affaires à des fins de déduction. Ces dépenses peuvent inclure le transport vers et depuis un repas d’affaires, l’embauche d’un sténographe public, le paiement des frais de location d’ordinateurs liés au voyage et l’expédition des bagages et du matériel d’affichage utilisés pour les présentations professionnelles. Les frais de déplacement peuvent également inclure l’exploitation et l’entretien d’une roulotte dans le cadre du voyage d’affaires.