Conseils de gestion du temps pour les professionnels de la finance
Table des matières
Développer
- Le trou noir
- Planifier à l’avance
- Multitâche
- Gestion de la boîte de réception
- Quelques autres conseils pour gagner du temps
- Ne gérez pas votre personnalité
- La ligne de fond
Le monde de la finance a évolué pour devenir un milieu de travail hautement compétitif. Bien qu’il n’y ait que 24 heures par jour, comme on dit, le temps, c’est de l’argent. Par conséquent, une gestion efficace du temps est un avantage concurrentiel pour tout professionnel de la finance qui cherche à devenir plus productif et à augmenter le temps de qualité loin du travail.
Cependant, il existe de nombreuses distractions qui peuvent vous garder au travail plus longtemps que nécessaire. Lisez la suite pour en savoir plus sur certaines de ces pertes de temps courantes et découvrez un certain nombre de conseils de gestion du temps qui vous permettront de faire plus de travail en moins de temps.
Points clés à retenir
- Les professionnels de la finance trouvent souvent peu de structure lorsqu’ils rencontrent des clients, effectuent des transactions par intermittence tout au long de la journée ou travaillent sur des analyses de données.
- Cela ouvre la possibilité de la procrastination, de la distraction et de la mauvaise gestion du temps.
- Ici, nous examinons quelques techniques éprouvées de gestion du temps, particulièrement destinées aux professionnels de la finance.
Le trou noir
Il existe plusieurs pertes de temps qui peuvent réduire la productivité. Par exemple, les professionnels de la finance sont perpétuellement tentés d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Supposons que vous soyez un conseiller, et entre 8h30 et 10h un mercredi matin, vous parvenez à accomplir les tâches suivantes:
- Vous travaillez sur une feuille de calcul,
- Mais arrêtez après avoir été interrompu par deux nouveaux e-mails,
- Envoyez ensuite six e-mails d’affilée,
- Suivi en vérifiant les photos de mariage d’un ami d’université sur Instagram,
- Acceptez ensuite une invitation à une sortie sociale d’entreprise via un message Slack,
- Avant de répondre à deux appels inattendus de clients potentiels, et
- Enfin, vous êtes obligé de raccrocher brusquement lorsque votre responsable s’arrête pour vous rappeler que vous êtes en retard de cinq minutes pour la réunion du personnel.
Cela ressemble-t-il à une matinée typique pour vous? Si tel est le cas, et en particulier si vous travaillez dans un environnement d’entreprise féroce comme une société de capital investissement ou une banque d’investissement, vous êtes probablement dans le niveau le moins performant par rapport à vos pairs.
Dans cinq ou dix ans, personne ne se souviendra de vous, ne se souciera pas de vous ou ne vous encouragera pas pour tout le travail acharné que vous avez accompli. Le monde se serait-il soucié si Thomas Jefferson avait terminé beaucoup de remaniement du papier mais n’avait jamais aidé à rédiger la Déclaration d’indépendance? Il en va de même pour votre travail: votre organisation valorise le travail nécessaire et les chefs-d’œuvre, et non le travail chargé.
Planifier à l’avance
Chaque dimanche après-midi, terminez la liste des choses à faire de la semaine à venir, de préférence à l’aide d’une application ou d’un service Web qui se synchronise sur tous vos appareils. Mettez en évidence les éléments qui sont absolument essentiels à votre réussite au travail et dans votre vie personnelle. Ceux qui ne sont pas mis en évidence sont probablement des choses que vous pouvez déléguer, retarder ou éviter complètement.
En finance, les livrables critiques comprennent des rapports ou des recherches qui doivent être précis et soumis avant une date limite. Votre organisation est mieux servie si vous vous concentrez sur l’amélioration de la qualité de ces rapports, au lieu de simplement faire un travail décent sur eux afin que vous puissiez libérer du temps pour des éléments non clés (comme répondre à des e-mails de faible priorité ou participer à une longue – réunion ventée).
De même, dix minutes avant de quitter le travail chaque jour, terminez de lister les actions du lendemain et numérotez-les par ordre d’importance et de priorité. Encore une fois, demandez-vous continuellement toutes les choses que vous n’avez pas vraiment besoin de faire – celles qui n’atteignent pas un certain seuil de productivité.
Multitâche
Le succès en finance se résume à sa capacité à toujours livrer des livrables critiques et immédiats. Quelles sont les informations et les points de données cruciaux sur lesquels vos directeurs financiers s’appuient? Que pouvez-vous offrir pour aider votre organisation et / ou vos clients à gagner? Cela implique-t-il la soumission en temps opportun d’un rapport d’ audit, des calculs précis de la valeur actuelle nette d’un projet proposé ou la garantie que les formules sur Excel conduisent à des totaux globaux appropriés?
En fin de compte, personne ne se soucie de tous les courriels que vous avez échangés, des réunions du club social auxquelles vous avez assisté ou du classement chronologique des dossiers dans votre armoire. Le multitâche empêche constamment les individus de donner le meilleur d’eux-mêmes sur les quelques livrables critiques que leurs employeurs attendent vraiment d’eux.
Commencez par les actions importantes, difficiles, urgentes et les plus importantes. Le succès en finance peut impliquer la simplicité des méthodes sur la façon dont vous abordez vos tâches. Cela peut sembler brutalement simple pour le récent diplômé lettré et non initié, mais faites une chose à la fois et ne vous arrêtez pas tant que cela n’est pas terminé. Si vos tâches concernent un projet à long terme, découpez-le en étapes à plus court terme et terminez à l’avance. Faire les choses du début à la fin élimine les inefficacités coûteuses, car vous éviterez de devoir constamment recommencer et recalibrer sur des éléments différents et non liés.
Si vous passez trois heures par semaine à des tâches inutiles, cela représente environ 150 heures par an. Votre associé à quelques bureaux de votre part, qui est plus efficace et consacre 150 heures de plus par an, est susceptible de profiter de quelques promotions et augmentations de salaire que d’autres n’ont pas obtenues.
Gestion de la boîte de réception
Votre boîte de réception est une perte de temps importante. Si la majorité de vos e-mails ne sont pas pertinents pour vos tâches immédiates, vous remplissez sporadiquement votre journée d’informations inutiles.
Pour éviter cela:
- Définissez des heures prédéterminées pour vérifier votre courrier électronique et vérifiez votre boîte de réception pas plus de trois ou quatre fois par jour.
- Créez un dossier après les heures d’ouverture pour les e-mails auxquels vous devriez vous rendre, mais qui ne sont pas urgents. Ce dossier est particulièrement utile pour vous permettre de revenir aux demandes importantes qui peuvent attendre quelques jours ouvrés avant de recevoir une réponse de votre part.
- Envoyez uniquement les e-mails les plus critiques pendant votre journée de travail. S’il est important de rester à jour au sein de votre groupe, une grande partie de votre temps peut être gaspillée par des collègues inexpérimentés ou moins disciplinés qui inondent votre boîte de réception de messages non pertinents. Vous pouvez réduire ces types d’e-mails en ne répondant pas à ceux qui ne sont pas liés au travail.
- Videz votre boîte de réception avant de quitter le travail. Vous pouvez accomplir cela en créant des dossiers liés au projet dans lesquels vous pouvez parquer les e-mails liés à des problèmes spécifiques. Garder votre boîte de réception vide vous fait gagner du temps en éliminant les messages non essentiels de votre attention. S’il y a des éléments qui nécessitent absolument une attention dans les prochaines heures ou le lendemain, placez-les dans un dossier urgent.
Quelques autres conseils pour gagner du temps
Gardez une trace du temps que vous perdez vraiment
Créez une feuille de calcul simple qui vous permet de saisir le temps estimé que vous avez perdu sur des questions insignifiantes. Faites-le quotidiennement. Au fur et à mesure que vous développerez et maintiendrez cette habitude, vous vous entraînerez à reconnaître les questions sans importance lorsque vous les rencontrez.
Traitez uniquement les documents papier une seule fois
Une fois qu’ils sont traités, vous pouvez les classer, les soumettre ou vous en débarrasser.
Message direct à vos collègues
Se promener dans votre bureau ou entre les services peut vous coûter quelques heures par semaine – et nous savons à quel point cela coûte sur une base annuelle. À moins qu’il ne s’agisse d’une question importante ou compliquée, l’utilisation de messages directs via un système de messagerie d’entreprise ou un service Web approuvé est souvent un moyen plus efficace d’obtenir rapidement des réponses à une variété de questions.
Sachez où tout se trouve à tout moment
Cela comprend les informations électroniques et papier. Si vous appréciez votre temps, ne le perdez pas à chercher des choses.
Séparez vos tâches en quatre catégories:
- Urgent et important: comme les rapports financiers et comptables avec des délais stricts et proches.
- Pas urgent et important: comme le réseautage au sein de votre groupe financier, les cours de formation, etc.
- Urgent et pas important: comme les messages sporadiques de votre boîte de réception et les «dates limites d’inscription» pour les réunions de club.
- Pas urgent et pas important: comme des conversations de dix minutes par le distributeur automatique, vérifier le football fantastique, etc.
(Évidemment, vous devriez passer le plus de temps possible dans la première catégorie.)
Délégué, Délégué, Délégué
C’est ce qui vous séparera de la meute à mesure que vous progresserez dans l’organisation. Gérez les tâches que vous seul pouvez exécuter. Au fur et à mesure que vous perfectionnez vos compétences en gestion du temps, des subordonnés directs vous seront bientôt assignés. Attribuez des tâches que vous n’avez pas besoin de gérer vous-même autant que possible. Vous ne devez faire que les choses qui nécessitent absolument votre attention ou votre expertise.
Ne gérez pas votre personnalité
Les professionnels de la finance doivent posséder des compétences en gestion du temps, mais ils doivent également avoir des relations et de la bonne volonté avec leurs collègues internes et la communauté externe. Se concentrer exclusivement sur le temps peut vous donner l’impression d’être abrasif, ce qui découragera beaucoup de gens lorsqu’ils sont autour de vous, y compris dans les contextes de développement social et commercial. Si vous ne faites pas attention, vous penserez que vous êtes le gourou de la gestion du temps, mais vous ne serez absolument pas au courant du timbre «idiot social» sur votre front.
Les compétences en communication, en leadership et en développement des affaires sont tout aussi importantes que les compétences en gestion du temps. À mesure que les professionnels de la finance progressent dans leur carrière, les compétences en gestion du temps ne suffiront plus à elles seules à les aider à atteindre le niveau suivant (c.-à-d. Le niveau exécutif).
La ligne de fond
Si vous appréciez votre vie, alors vous appréciez votre temps. La vie professionnelle est une sous-composante de la vue d’ensemble de votre vie – le niveau de contribution et de service que vous pouvez fournir aux autres dépend de votre capacité à tirer le meilleur parti du temps limité qui vous est alloué. N’oubliez pas: ce sont les choses importantes que votre employeur attend de vous à cet égard. Votre employeur ne se souciera pas beaucoup de tout le reste, et vous non plus.