Comment remplir un formulaire I-9 (étape par étape)
Table des matières
Développer
- Qu’est-ce qu’un formulaire I-9?
- Remplir un formulaire I-9
- La ligne de fond
Qu’est-ce qu’un formulaire I-9?
Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez vérifier que la personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis. Une fois que vous avez fait une offre d’emploi (mais pas avant), le nouvel employé doit démontrer son admissibilité à travailler aux États-Unis en remplissant le formulaire I-9, Vérification de l’éligibilité à l’emploi.
En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de veiller à ce que ce formulaire des services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis soit rempli par l’employé et vous. Conservez le formulaire avec vos autres dossiers d’emploi – ne le déposez pas auprès du gouvernement.
Remplir un formulaire I-9
Le formulaire I-9 est conçu pour obtenir des informations des nouveaux employés qui démontrent leur éligibilité à travailler légalement aux États-Unis. Aucun travailleur n’est dispensé de remplir le formulaire.
Le formulaire I-9 est composé de trois parties:
1. Partie I: Pour l’employé, établir son identité
Cette partie du formulaire est remplie par l’employé. Il comprend des informations telles que le nom complet de l’employé, son adresse, sa date de naissance, son numéro de sécurité sociale (le cas échéant), son adresse e-mail et son numéro de téléphone (l’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont facultatifs).
Cette partie est également utilisée pour attester – sous peine de parjure – que la personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis du fait qu’elle est:
- Un citoyen
- Un ressortissant non citoyen des États-Unis
- Un résident permanent légal
- Un étranger autorisé à travailler aux États-Unis L’employé doit entrer la date d’expiration de cette autorisation, le cas échéant.
Un employé qui est un étranger et autorisé à travailler doit entrer lenuméro d’enregistrement d’étranger (un «numéro A» qui est un numéro unique à 7, 8 ou 9 chiffres attribué à un étranger) ou le numéro d’admission duformulaire I-94.
L’employé doit signer le formulaire et le dater. De fausses déclarations peuvent entraîner des amendes et / ou des peines d’emprisonnement.
Certains employés peuvent avoir besoin d’aide pour remplir leur partie du formulaire. Si l’employé est mineur ou handicapé (ou a besoin d’une traduction), la personne aidant à remplir le formulaire (c’est-à-dire le préparateur et / ou le traducteur) doit également inclure son nom et son adresse ainsi qu’une signature sur le formulaire (également sous peine de parjure).
2. Partie II: Pour l’employeur, examen des documents de l’employé
Cette partie du formulaire est remplie par l’employeur. Il décrit les documents que l’employeur a examinés pour vérifier l’admissibilité à l’emploi. L’employeur devrait prendre cette mesure dans les trois jours suivant le premier jour d’emploi. L’employeur peut – mais n’est pas tenu de – créer une copie du ou des documents présentés.
Il existe trois listes de documents qui peuvent être utilisées. Le type de documents utilisés dicte la partie de la partie II que l’employeur doit remplir.
Liste A: Les documents de cette liste établissent à la fois l’identité et l’autorisation d’emploi de l’employé. Un employé n’a qu’à présenter l’un des formulaires suivants pour satisfaire à l’exigence relative aux documents:
- Passeport américain (ou code de passeport américain)
- Carte de résident permanent (« carte verte ») ou carte de reçu d’enregistrement d’ étranger (techniquement, la carte verte est le formulaire I-551)
- Passeport étranger avec un tampon temporaire I-551
- Document d’autorisation d’emploi contenant une photographie (formulaire I-766)
- Pour un étranger non-immigrant autorisé à travailler: un passeport étranger et le formulaire I-94 (ou 94A) et une approbation du statut de non-immigrant de l’étranger tant qu’il n’a pas expiré
- Passeport des États fédérés de Micronésie, République des Îles Marshall
Liste B: Les documents de cette liste montrent l’identité de l’employé. Si un employé n’a pas de document de laliste A, un document de laliste B doit être produit,plus un document de la liste C (ci-dessous).
- Permis de conduire ou carte d’identité délivré par un État (à condition qu’il contienne une pièce d’identité avec photo et d’autres informations personnelles)
- Carte d’identité scolaire avec photo
- Carte d’inscription de l’électeur
- Carte militaire américaine ou dossier de brouillon
- Carte d’identité de la personne à charge militaire
- Carte de marine marchande de la Garde côtière américaine
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
Pour les mineurs (moins de 18 ans) qui ne peuvent pas produire l’un des documents de la liste B, d’autres documents acceptables pour prouver l’identité de l’employé comprennent un dossier scolaire ou un bulletin scolaire;dossier du client, du médecin ou de l’hôpital;ou un dossier de garderie ou de maternelle.
Liste C: Ce document établit l’autorisation de l’employé à travailler aux États-Unis. Encore unefois, si l’employé ne peut pas produire un document àpartir de laliste A, ils doivent produire une liste de Bet un de laliste C.
- Carte de numéro de compte de la sécurité sociale (sauf si la carte indique: non valable pour l’emploi, valable uniquement pour le travail avec autorisation INS, ou valable pour le travail uniquement avec l’autorisation du DHS)
- Certificat de naissance à l’étranger délivré par le Département d’État (formulaire FS-545)
- Attestation de déclaration de naissance délivrée par le Département d’État (formulaire DS-1350)
- Copie originale ou certifiée d’un certificat de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire des États-Unis qui a un sceau officiel
- Document tribal amérindien
- Carte d’identité de citoyen américain (formulaire I-197)
- Carte d’identité à l’usage des citoyens résidents aux États-Unis (formulaire I-179)
- Document d’autorisation d’emploi délivré par le Department of Homeland Security
Comme dans le cas de l’employé, l’employeur doit attester sous peine de parjure qu’il a examiné les documents nécessaires, qu’il se croit authentique et qu’il croit au mieux de sa connaissance que l’employé est autorisé à travailler aux États-Unis en plus de signer le certification, l’employeur doit noter le premier jour d’emploi de l’employé ainsi que d’autres informations sur l’employeur (le nom de l’entreprise, le titre de la personne qui signe le formulaire et l’adresse de l’entreprise).
3. Partie III: Pour l’employeur, lors de la réembauche
Cette partie du formulaire est également remplie uniquement par l’employeur, mais n’est utilisée qu’en cas de revérification lors de la réembauche d’un salarié. Si un employé est réembauché dans les trois ans suivant la date du premier I-9, l’employeur peut choisir de remplir cette section ou un nouveau I-9.
S’il est nécessaire de remplir cette partie, l’employeur indique simplement le nom de l’employé (ou le nouveau nom si l’employé a changé de nom) et la date de réembauche. Si l’autorisation d’emploi précédente a expiré mais a maintenant été prolongée, entrez les informations sur le document établissant cette autorisation (titre, numéro et date d’expiration de la nouvelle autorisation d’emploi).
Comme pour les autres pièces, le salarié doit signer sous peine de parjure qu’il estime que le document présenté est authentique et que le salarié est autorisé à travailler aux États-Unis.
La ligne de fond
Les employeurs doivent conserver les I-9 au plus tard trois ans à compter de la date d’embauche ou un an après la date à laquelle l’emploi prend fin. De temps à autre, le gouvernement fédéral peut examiner vos dossiers d’emploi. Si vous ne produisez pas les I-9, vous pouvez être passible de sanctions civiles et / ou pénales. Pour plus d’informations sur l’I-9, consultez le «Manuel de l’employeur: instructions pour remplir le formulaire I-9». Pour toute question complémentaire concernant l’I-9, vous pouvez également consulter un avocat spécialisé en droit du travail.