Le but du formulaire W-9
Les entreprises utilisent le formulaire IRS W-9, Demande de numéro d’identification fiscale et de certification, pour obtenir des informations auprès des fournisseurs qu’ils embauchent en tant qu’entrepreneurs indépendants (également appelés pigistes). Lorsqu’une entreprise paie à un entrepreneur 600 $ ou plus au cours d’une année d’imposition, elle doit déclarer ces paiements à l’Internal Revenue Service (IRS), à l’aide d’une déclaration de renseignements appelée formulaire 1099-MISC.2 Les entreprises utilisent le nom, l’adresse et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d’identification fiscale que les entrepreneurs fournissent sur le formulaire W-9 pour remplir cette déclaration de renseignements. Ni l’expéditeur ni le destinataire ne doivent envoyer une copie à l’IRS.
Les entreprises qui embauchent des entrepreneurs indépendants ne prélèvent pas d’impôt sur le revenu ou ne paient pas les impôts Medicare ou Social Security pour leurs entrepreneurs indépendants, comme elles le font pour leurs employés. Au lieu de cela, les entrepreneurs sont responsables de ces obligations. Cependant, l’IRS veut toujours savoir combien ces entrepreneurs ont reçu pour s’assurer qu’ils paient les impôts qu’ils doivent, etil utilise le formulaire 1099-MISC pour recueillir ces informations.2 Les entreprises n’envoient pas le formulaire W-9 à l’IRS.
Information requise sur le formulaire W-9
Formulaire W-9 demande le nom de l’entrepreneur indépendant, nom commercial (si elle estdifférente), entité commerciale (propriétaire unique, partenariat, société C, S société, laconfiance / succession, société à responsabilité limitée, ou « autre ») et l’entreprise taxe numéro d’identification (ou numéro de sécurité sociale, pour les propriétaires uniques qui n’utilisent pas de numéro d’identification fiscale distinct).
Le formulaire W-9 demande également à la personne qui le remplit de certifier qu’elle ne fait pas l’objet d’une retenue à la source. La plupart des contribuables ne le sont pas, mais s’ils le sont, l’entreprise qui embauche l’entrepreneur indépendant devra retenir l’impôt sur le revenu de la paie de cet entrepreneur à un taux forfaitaire de 24% (pour les années d’imposition 2018-2025) et l’envoyer à l’IRS.
Comme le formulaire W-9 exige la liste d’un numéro d’identification fiscale ou de sécurité sociale, tant la personne qui le remplit que l’entreprise qui reçoit le formulaire rempli doivent le garder soigneusement pendant la transmission et après la réception pour se protéger contre le vol d’identité.
Quand vous ne devriez pas remplir un W-9
Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu devrait hésiter avant de le remplir et rechercher si le demandeur a une raison légitime de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des informations à un client lorsqu’ils doivent déclarer des dividendes ou des intérêts. Faites attention ici: L’institution financière devrait probablement déjà votre numéro d’identification fiscale du moment où vous avez ouvert le compte.
Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est si l’entreprise qui vous demande de le faire est votre employeur et que vous êtes censé être considéré comme un employé et non comme un entrepreneur indépendant. La différence est substantielle.
Employé ou entrepreneur indépendant?
Si vous êtes un employé, votre employeur retiendra l’impôt sur le revenu, retiendra et paiera les impôts de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie, et paiera la taxe de chômage sur votre salaire. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, ce ne sera pas le cas. Cela signifie que vous serez responsable de la part de l’employeur des taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie, et que vous ne serez pas admissible à une indemnité de chômage si vous êtes licencié.
Un employeur sans scrupules ou en difficulté financière pourrait essayer de classer un employé comme entrepreneur indépendant pour économiser de l’argent. Si vous êtes classé comme entrepreneur indépendant, les «économies» fiscales de votre employeur sortiront de votre poche en tant qu’impôt sur le travail indépendant. Vous serez également responsable du calcul et du paiement de vos impôts estimés quatre fois par an et deremplir l’annexe C lorsque vous produisez votre déclaration de revenus annuelle.
Il n’est pas toujours clair si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, mais en général, plus l’entreprise a de contrôle sur ce que les travailleurs font et comment ils le font, plus il est probable qu’ils soient des employés. Si votre sens de Spidey commence à picoter lorsque quelqu’un qui vous a embauché vous appelle un entrepreneur indépendant, c’est bon signe et vous devriez enquêter davantage sur la situation. Commencez par passer en revue ladiscussion de l’ IRS sur la différence entre les deux. Si vous êtes un employé,vous devez remplir le formulaire W-4 et non le formulaire W-9.
Voici un exemple de cas où un employeur pourrait légitimement changer votre statut d’employé à entrepreneur indépendant. Vous êtes un programmeur informatique et vous devez vous présenter au bureau de 9 h à 18 h, du lundi au vendredi. L’entreprise met à votre disposition votre bureau et votre ordinateur.
À partir du mois prochain, vous devrez fournir votre ordinateur. Vous pourrez travailler de chez vous ou de n’importe quel endroit éloigné de votre choix, et vous pourrez terminer le travail à toutes les heures de votre choix, à condition que vos missions soient terminées dans les délais et que vous répondiez aux appels téléphoniques et aux courriels liés au travail à temps.
FAQ W-9
Comment savoir si je suis soumis à une retenue de garantie?
L’IRS vous a-t-il envoyé une lettre vous informant que vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde obligatoire? Cela aurait pu se produire si vous n’aviez pas déclaré tous vos intérêts et dividendes dans une précédente déclaration de revenus. Si vous n’avez pas reçu cette lettre, et si vous fournissez votre numéro d’identification fiscale au demandeur du formulaire W-9, vous n’êtes pas soumis à une retenue à la source. Si vous êtes sujet à une retenue de garantie, biffez le point deux de la deuxième partie du formulaire W-9 avant de le soumettre.
Quelle est la manière la plus sûre de soumettre le formulaire W-9?
Si vous pouvez remettre le document en personne, c’est l’idéal. Sinon, une option consiste à utiliser un service en ligne gratuit pour crypter votre formulaire W-9 rempli et l’envoyer par courrier électronique en toute sécurité au demandeur. Vous pouvez également utiliser un service de partage de fichiers crypté.
Une autre option consiste à l’envoyer via un service tel que FedEx, UPS ou le service postal, bien qu’il n’y ait aucune garantie que votre formulaire ne sera pas perdu, volé ou altéré pendant le transport.
Il n’y a pas non plus de garantie que le destinataire stockera le formulaire en toute sécurité, même si vous l’envoyez en toute sécurité, vous pouvez donc vous renseigner à ce sujet à l’avance.
Mon entreprise est-elle une entité exonérée?
Si vous êtes un propriétaire unique, ce n’est probablement pas le cas. Si c’est une société, cela pourrait être, si elle se qualifie pour le statut d’exonération fiscale de l’IRS.
J’ai à la fois un numéro d’identification d’employeur (EIN) et un numéro de sécurité sociale. Quel numéro dois-je saisir sur le formulaire?
Si vous êtes un propriétaire unique, vous pouvez saisir l’un ou l’autre. Si votre entreprise est une LLC classée comme une société ou une société de personnes, utilisez l’EIN de l’entité. Si votre entreprise est une LLC à un seul membre qui est uneentité ignorée, entrez votre SSN ou EIN (pas l’EIN de l’entité).
Puis-je refuser de remplir le formulaire W-9?
Sûr. Si vous refusez en réponse à une demande légitime, votre client retiendra les impôts sur votre paie à un taux de 24%. Le service de comptabilité pourrait également vous trouver un peu pénible et dire à votre contact de refuser de faire des affaires avec vous. Les entreprises ont une lourde obligation de l’IRS d’obtenir un formulaire W-9 rempli de toute personne à qui elles paient 600 $ ou plus au cours de l’année. Le non-respect peut entraîner des amendes.
Si vous pensez que la personne qui demande le formulaire n’a aucune raison de le demander, le refus est probablement une bonne idée. Si vous êtes inquiet, demandez à un fiscaliste ce que vous devez faire.
Outre un client, qui pourrait me demander de remplir le formulaire W-9?
Une banque, une société de courtage, un établissement de crédit qui a annulé une dette que vous avez ou l’émetteur d’un prix que vous avez gagné pourraient tous demander. Si vous êtes invité sur « Ellen » pendant sa promotion « 12 Days of Giveaways » et que les producteurs de talk-shows vous demandent de remplir un W-9 avant votre départ, il est prudent de supposer que la demande est légitime. Si vous recevez un e-mail disant que vous avez gagné un prix pour un concours dont vous ne vous souvenez pas avoir participé, vous ne voudrez peut-être pas donner à cette personne un W-9.
Méfiez-vous des escroqueries par hameçonnage W-9. Si vous recevez une demande par e-mail pour un formulaire W-9 et que vous n’êtes pas sûr qu’il soit légitime, contactez l’expéditeur supposé par téléphone (et n’utilisez aucun numéro de téléphone dans l’e-mail suspect) pour lui demander si la demande est valide. Les attaquants sont sophistiqués et peuvent donner l’impression qu’un message provient de votre banque ou même de votre client. Et si vous recevez un e-mail de l’IRS, il s’agit certainement d’une tentative de phishing, et vous devez transmettre l’e-mail à [email protected]. L’IRS n’initie pas de contact avec les contribuables par e-mail.
La ligne de fond
Les formulaires W-9 sont destinés aux entrepreneurs indépendants, également appelés pigistes. Il est important de remplir le formulaire correctement, mais seulement si vous êtes sûr qu’il s’agit du bon formulaire à soumettre et que la demande est légitime.