Comment les dépenses payées d’avance sont-elles enregistrées dans l’état des résultats?
Les frais payés d’avance ne sont pas enregistrésinitialementdans un compte de résultat. Au lieu de cela, les frais payés d’avance sont initialement enregistrés au bilan, puis, à mesure que l’avantage de la dépense payée d’avance est réalisé, ou lorsque la dépense est engagée, il est comptabilisé dans le compte de résultat.
Lorsqu’une entreprise paie d’avance une dépense, celle-ci est comptabilisée comme un actif payé d’avance au bilan, avec une écriture simultanée qui réduit la trésorerie de l’entreprise (ou le compte de paiement) du même montant. La plupart des dépenses payées d’avance apparaissent au bilan comme un actif courant, sauf si la dépense ne doit être engagée qu’après 12 mois, ce qui est une rareté.
Ensuite, lorsque la dépense est engagée, le compte de charges payées d’avance est diminué du montant de la charge et la charge est comptabilisée dans le compte de résultat de la société dans la période où elle a été encourue.
L’assurance est-elle considérée comme une dépense prépayée?
Une des formes les plus courantes de frais payés d’avance est l’ assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants pour l’année à venir. La société paie la police à l’avance, puis chaque mois effectue une écriture d’ajustement pour tenir compte des frais d’assurance engagés. L’entrée initiale, où nous débitons le compte de frais prépayés et créditons le compte utilisé pour payer la dépense, aimerait ceci:
Ensuite, après un mois, la société effectue une écriture de régularisation pour l’assurance utilisée. La société effectue un débit sur le compte de dépenses approprié et crédite le compte de dépenses prépayées pour réduire la valeur de l’ actif. L’ajustement mensuel pour la société ABC serait de 12 000 $ divisé par 12 mois, soit 1 000 $ par mois. L’écriture d’ajustement à la fin de chaque mois apparaîtrait comme suit:
Louer comme dépense prépayée?
Les entreprises peuvent prépayer le loyer pendant des mois à l’avance pour obtenir un rabais, ou peut-être que le propriétaire exige un paiement anticipé compte tenu du crédit du locataire. Dans tous les cas, disons que la société XYZ paie à l’avance les locaux à bureaux six mois à l’avance, pour un total de 24 000 $. L’entrée initiale est la suivante:
Ensuite, à la fin de chaque mois, le compte de loyer prépayé, qui figure au bilan, est réduit du montant du loyer mensuel, qui est de 24 000 $ divisé par six mois, ou de 4 000 $ par mois. Dans le même temps, la société comptabilise une charge de location de 4 000 $ dans le compte de résultat. Ainsi, l’écriture de régularisation mensuelle apparaîtrait comme suit:
Autres frais payés d’avance
Les dépenses supplémentaires qu’une entreprise pourrait rembourser d’avance comprennent les intérêts et les taxes. Des intérêts payés à l’avance peuvent survenir lorsqu’une entreprise effectue un paiement avant la date d’échéance. Pendant ce temps, certaines entreprises paient les impôts avant leur échéance, comme un paiement d’impôt estimé en fonction de ce qui pourrait arriver à échéance à l’avenir. D’autres dépenses payées d’avance moins courantes peuvent inclure la location d’équipement ou les services publics.
Prenons l’exemple de Company Build Inc. qui a loué un équipement pour un travail de construction. L’entreprise a payé 1000 $ le 1er avril 2019 pour louer un équipement pour un travail qui sera effectué dans un mois. La société reconnaîtrait la transaction initiale comme suit:
Ensuite, lorsque l’équipement est utilisé et que la dépense réelle est engagée, la société effectue l’écriture suivante pour réduire le compte d’actif prépayé et faire apparaître les frais de location dans le compte de résultat:
Qu’il s’agisse d’assurance, de loyer, de services publics ou de toute autre dépense payée à l’avance, elle doit être enregistrée dans le compte d’actif prépayé approprié. Ensuite, à la fin de chaque période, ou lorsque la dépense est réellement encourue, une écriture d’ajustement doit être effectuée pour réduire le compte d’actif prépayé et comptabiliser (créditer) la charge de revenu appropriée, qui apparaîtra ensuite dans le compte de résultat.
Pourquoi les frais payés d’avance ne figurent pas initialement dans l’état des résultats?
Les frais payés d’avance ne sont pas inclus dans l’état des résultats selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR). En particulier, le principe d’appariement GAAP, qui exige la comptabilité d’exercice. La comptabilité d’exercice exige que les revenus et les dépenses soient déclarés au cours de la même période que celle encourue, peu importe le moment où les espèces ou les échanges d’argent sont échangés. Autrement dit, les dépenses doivent être enregistrées lorsqu’elles sont engagées. Ainsi, les dépenses payées d’avance ne sont pas comptabilisées dans le compte de résultat lorsqu’elles sont payées, car elles n’ont pas encore été engagées.