Note de débit
Qu’est-ce qu’une note de débit?
Une note de débit est un document utilisé par un vendeur pour informer l’acheteur des dettes en cours, ou un document créé par un acheteur lors du retour de marchandises reçues à crédit. La note de débit peut fournir des informations sur une facture à venir ou servir de rappel pour les fonds actuellement dus. Pour les articles retournés, la note inclura le crédit total prévu, un inventaire des articles retournés et la raison de leur retour.
Points clés à retenir:
- Une note de débit est distincte d’une facture et informe un acheteur des dettes en cours.
- Une note de débit est également un document créé par un acheteur lors du retour de marchandises reçues à crédit.
- Dans le cas d’articles retournés, la note indiquera le montant du crédit, l’inventaire des articles retournés et la raison du retour.
Comment fonctionne une note de débit
Une note de débit, également appelée note de débit, est généralement utilisée dans les transactions interentreprises. De telles transactions impliquent souvent une extension de crédit, ce qui signifie qu’un vendeur envoie une expédition de marchandises à une entreprise avant que le coût de l’acheteur ne soit payé. La note indique à l’acheteur que le vendeur a débité son compte. Bien que les biens réels changent de mains, l’argent réel n’est pas transféré tant qu’une facture réelle n’est pas émise. Les débits et les crédits sont plutôt enregistrés dans un système comptable pour suivre les stocks expédiés et les paiements dus.
Les notes de débit sont distinctes des factures car elles sont généralement formatées sous forme de lettres et peuvent ne pas nécessiter de paiement immédiat. Cela est vrai lorsque la note de débit est utilisée pour informer l’acheteur des dettes à venir sur la base de montants qui n’ont pas encore été officiellement facturés.
Autres formes de notes de débit
Certaines entreprises utilisent des notes de débit pour facturer des articles qui ne sont pas leur activité principale. Par exemple, si une entreprise sous-loue une partie de son entrepôt, elle peut émettre une note de débit pour le loyer. Les notes de débit peuvent également être utilisées pour corriger des erreurs dans les factures. Si un client est sous-facturé sur une facture, par exemple, une note de débit peut être émise pour le montant manquant qui aurait dû être facturé.
En plus du format lettre, des notes de débit peuvent également être fournies comme reçus d’expédition avec les marchandises reçues. Bien que le montant dû puisse être noté, le paiement n’est pas attendu jusqu’à ce qu’une facture officielle soit envoyée à l’acheteur. Cela peut permettre à un acheteur de retourner des marchandises, si nécessaire, sans avoir à effectuer au préalable le paiement.
Certaines notes de débit peuvent être envoyées sous forme de cartes postales informatives qui ne servent qu’à rappeler la dette contractée par l’acheteur. Cela peut être utile dans les cas où le vendeur n’est pas certain qu’une facture originale a été reçue ou examinée. La carte postale peut également contenir des informations sur la façon dont la dette peut être réglée, telles que les coordonnées pertinentes.
Notes de débit en tant que documents facultatifs
Toutes les entreprises ne choisissent pas d’envoyer des notes de débit aux acheteurs ayant des créances impayées ou en attente. En règle générale, un vendeur la considère comme une pratique commerciale standard et l’utilise selon des procédures internes ou ne l’utilise pas du tout. Dans certains cas, un acheteur peut demander un document contenant les informations contenues dans une note de débit pour répondre aux exigences internes de tenue de registres.