Facturation cyclique
Qu’est-ce que la facturation cyclique?
La facturation cyclique consiste à facturer différents clients en fonction d’un calendrier plutôt que de facturer tous les comptes à la fois à une seule date. Les relevés sont préparés et envoyés à des intervalles variables, ce qui répartit la charge de travail de l’entreprise et lui permet de suivre plus facilement qui a été facturé.
Points clés à retenir
- La facturation cyclique est un style de gestion de compte qui permet aux entreprises de facturer leurs clients à différents jours du mois, plutôt que tous le même jour.
- La pratique permet à l’entreprise de préparer et de distribuer des relevés à des jours différents, au lieu d’avoir une surabondance de factures qui doivent être envoyées en même temps.
- La facturation cyclique permet aux entreprises de créer un calendrier personnalisé qui facilite le suivi des clients qui ont été facturés, ont payé ou n’ont pas payé.
- Les stratégies comprennent la facturation des montants dus les plus élevés en premier, puis les suivants, et ainsi de suite; facturation par ordre alphabétique; ou facturation basée sur le jour du mois où le compte du client a été ouvert, ou le client a choisi d’être facturé.
- La durée des cycles de facturation peut varier d’un client à l’autre, en fonction du flux de trésorerie dont l’entreprise a besoin et de la solvabilité d’un client.
Fonctionnement de la facturation cyclique
La facturation cyclique est une stratégie de facturation qui consiste à facturer un pourcentage désigné de clients chaque jour, au lieu de les facturer tous ensemble, peut-être à la fin du mois.
Les entreprises qui appliquent cette technique peuvent le faire de différentes manières. Les méthodes incluent l’envoi de factures pour les montants impayés les plus importants le premier de chaque mois, suivis du montant de facturation le plus petit le deuxième de chaque mois ou plus tard. Les clients peuvent également être facturés en fonction de l’ordre alphabétique, du jour du mois d’ouverture du compte ou de la date à laquelle le client a choisi d’être facturé lors de la création d’un compte.
La date à laquelle le cycle commence peut dépendre du type de service offert et des besoins du client. Par exemple, un fournisseur de télévision par câble pourrait choisir de définir le cycle de facturation d’ un client pour qu’il s’aligne sur le moment où ce client a commencé le service.
La facturation cyclique diffère de la pratique courante consistant à émettre toutes les factures à la même date. La facturation à une date est généralement utilisée par les entreprises qui ont une date d’échéance commune pour les services ou le loyer. Par exemple, un complexe d’appartements peut envoyer une facture de loyer le premier de chaque mois, quelle que soit la date à laquelle les locataires ont signé leur bail individuel .
Avec la facturation cyclique, une entreprise peut facturer sur plusieurs jours ou tous les jours du mois ou sur une période plus longue.
Avantages et inconvénients de la facturation cyclique
La facturation cyclique permet au fournisseur d’aplatir le volume de travail de facturation à effectuer un jour donné, de développer un calendrier personnalisé et de suivre plus facilement les clients qui ont et n’ont pas encore été facturés. L’adoption de ce modèle particulier peut entraîner une diminution des frais de vente, des frais généraux et administratifs (SG&A), car le suivi du nombre de factures sortantes devient simplifié et moins sujet aux erreurs.
D’un autre côté, la technique de facturation cyclique peut avoir un impact négatif sur les flux de trésorerie, car certaines factures peuvent être retardées de plusieurs jours après leur émission normale. De plus, un petit fournisseur qui a du mal à suivre les factures et les sommes dues peut se trouver débordé en ayant à suivre différentes déclarations correspondant à des jours différents.
Considérations particulières
Les entreprises qui utilisent la facturation cyclique peuvent établir des durées différentes de cycles de facturation. Les fournisseurs peuvent raccourcir ou allonger la période entre les facturations pour gérer les flux de trésorerie ou pour s’adapter à un changement de solvabilité d’un client.
Par exemple, un grossiste d’une chaîne de supermarchés peut avoir besoin d’accélérer la réception des flux de trésorerie parce que l’entreprise à laquelle il loue des camions de livraison a resserré son cycle de facturation. Un autre exemple est une situation où un grossiste en produits électroniques de consommation a un client de la chaîne de vente au détail qui paie en retard. Parce que ce compte est plus risqué, le grossiste pourrait décider de réduire le cycle de facturation de quatre semaines à trois semaines.
Un cycle de facturation peut également s’étendre au-delà d’un mois, par exemple avec une grande entreprise cliente demandant un cycle de facturation de 45 jours pour certains services. Si la solvabilité de ce client est bonne, le vendeur peut accepter le cycle plus long.