Livre de caisse

Qu’est-ce qu’un livre de caisse?

Un livre de caisse est un journal financier qui contient toutes les entrées et tous les décaissements, y compris les dépôts bancaires et les retraits. Les entrées dans le livre de caisse sont ensuite enregistrées dans le grand livre.

Comment fonctionne un livre de caisse

Un livre de caisse est mis en place en tant que filiale du grand livre général dans lequel toutes les opérations de trésorerie effectuées au cours d’une période comptable sont enregistrées par ordre chronologique. Les grandes organisations divisent généralement le livre de caisse en deux parties: le journal des décaissements, qui enregistre tous les paiements en espèces, et le journal des reçus de trésorerie, qui enregistre toutes les espèces reçues dans l’entreprise.

Le journal des décaissements comprendrait des éléments tels que les paiements effectués aux fournisseurs pour réduire les comptes créditeurs, et le journal des encaissements comprendrait des éléments tels que les paiements effectués par les clients sur les comptes débiteurs impayés ou les ventes au comptant.

L’objectif principal d’un livre de caisse est de gérer efficacement la trésorerie, où il est facile de déterminer les soldes de trésorerie à tout moment, permettant aux gestionnaires et aux comptables de l’entreprise de budgétiser efficacement leur trésorerie en cas de besoin. Il est également beaucoup plus rapide d’accéder aux informations de caisse dans un livre de caisse qu’en suivant l’encaisse dans un grand livre.

Livre de caisse vs compte de caisse

Un livre de caisse et un compte de caisse diffèrent de plusieurs manières. Un livre de caisse est un grand livre séparé dans lequel les transactions en espèces sont enregistrées, tandis qu’un compte de caisse est un compte dans un grand livre général. Un livre de caisse sert à la fois au journal et au grand livre, tandis qu’un compte de caisse est structuré comme un grand livre. Les détails ou la narration sur la source ou l’utilisation des fonds sont requis dans un livre de caisse, mais pas dans un compte de caisse.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut enregistrer des transactions en utilisant un livre de caisse au lieu d’un compte de caisse. Les soldes de trésorerie quotidiens sont faciles d’accès et de détermination. Les erreurs peuvent être facilement détectées grâce à la vérification, et les entrées sont tenues à jour puisque le solde est vérifié quotidiennement. Avec les comptes de caisse, les soldes sont généralement rapprochés à la fin du mois après l’émission du relevé bancaire mensuel.

Enregistrement dans un livre de caisse

Toutes les transactions dans le livre de caisse ont deux faces: débit et crédit. Tous les encaissements sont enregistrés sur le côté gauche comme un débit, et tous les paiements en espèces sont enregistrés par date sur le côté droit comme un crédit. La différence entre les côtés gauche et droit montre le solde de trésorerie disponible, qui devrait être un solde débiteur net si le flux de trésorerie est positif.

Le livre de caisse est organisé en colonnes. Il existe trois versions courantes du livre de caisse: une colonne, deux colonnes et trois colonnes. Le livre de caisse à une seule colonne montre uniquement les encaissements et les paiements en espèces. Le livre de caisse à deux colonnes affiche les encaissements et les paiements ainsi que des détails sur les transactions bancaires. Le livre de caisse à trois colonnes affiche tout ce qui précède ainsi que des informations sur les remises d’achat ou de vente.

Un livre de caisse typique à une seule colonne aura les en-têtes de colonne: date, description, référence (ou numéro de folio ) et montant. Ces en-têtes sont présents à la fois sur le côté gauche des reçus et sur le côté droit des paiements. La colonne de date est la date de la transaction.

Parce que le livre de caisse est mis à jour en permanence, il sera dans l’ordre chronologique par transaction. Dans la colonne de description, le comptable rédige une brève description ou une narration de la transaction. Dans la colonne du folio de référence ou du grand livre, le comptable saisit le numéro de compte du compte du grand livre associé. Le montant de la transaction est enregistré dans la dernière colonne.