Connaissement

Qu’est-ce qu’un connaissement

Un connaissement (BL ou BoL) est un document juridique délivré par un transporteur à un expéditeur qui détaille le type, la quantité et la destination des marchandises transportées. Un connaissement sert également de reçu d’expédition lorsque le transporteur livre les marchandises à une destination prédéterminée. Ce document doit accompagner les produits expédiés, quelle quesoit la forme de transport, et doit être signé par un représentant autorisé du transporteur, l’expéditeur et ledestinataire.1

À titre d’exemple, une  entreprise de logistique a l’intention de transporter, par camion lourd, de l’essence d’une usine du Texas à une station-service en Arizona. Un représentant de l’usine et le chauffeur signent le connaissement après avoir chargé le gaz sur le camion. Une fois que le transporteur a livré le carburant à la station-service en Arizona, le chauffeur du camion demande que le commis de la station signe également le document.

Connaissement expliqué

Le connaissement est un document juridiquement contraignant qui fournit au transporteur et à l’expéditeur tous les détails nécessaires pour traiter avec précision un envoi. Il a trois fonctions principales. Premièrement, il s’agit d’un titre de propriété des marchandises décrites dans le connaissement. Deuxièmement, il s’agit d’un reçu pour les produits expédiés. Enfin, le connaissement représente les termes et conditions convenus pour le transport des marchandises.1

Séparation des tâches

Chaque entreprise doit mettre   en place des contrôles internes pour empêcher le vol. Un élément clé du contrôle interne est la séparation des tâches, qui empêche un employé d’avoir trop de contrôle au sein d’une entreprise.

Il n’y a pas deux systèmes de contrôle interne identiques. Cependant, la plupart suivent un ensemble standard de philosophies fondamentales qui sont devenues des pratiques de gestion standard. La mise en œuvre de contrôles internes peut aider à rationaliser les opérations et à prévenir la fraude.

Exemple du monde réel

Un connaissement est l’un des nombreux documents clés qui doivent être correctement gérés et examinés pour éviter le vol d’actifs. Supposons, par exemple, que XYZ Fine Dining reçoive des expéditions de viande et de poisson frais cinq fois par semaine. Le gérant du restaurant détermine le type et la quantité de viande et de poisson que le restaurant doit commander. Il remplit ensuite un ordre d’achat et de commentaires des propriétaires XYZ et les initiales de chaque PO avant qu’il ne soit envoyé par courriel au fournisseur de nourriture. Le vendeur rassemble la viande et le poisson, et lui et un représentant du transporteur de nuit signent un connaissement.

Ensuite, le transporteur livre la nourriture au restaurant, et le gestionnaire compare les informations sur le connaissement à ce qu’il a demandé sur le bon de commande. Si les informations correspondent, le bon de commande et le connaissement sont envoyés au propriétaire, qui examine les documents et rédige un chèque à l’ordre du vendeur de produits alimentaires.

Dans cet exemple, le propriétaire n’émet pas de chèque au fournisseur sans examiner le bon de commande (PO) et le connaissement. Cette étape garantit que XYZ ne paie que ce qu’il a commandé et ce qu’il a reçu. Si les deux documents ne correspondent pas lorsque le gérant du restaurant les compare, le gérant interrogera le vendeur sur l’exception. Un troisième employé réconcilie le relevé bancaire et effectue les dépôts de l’entreprise. Toutes ces étapes doivent être en place pour empêcher le vol.