Plan responsable
Qu’est-ce qu’un plan responsable?
Un plan responsable est un plan qui suit les règlements de l’Internal Revenue Service (IRS) pour le remboursement des travailleurs pour les dépenses d’entreprise dans lequel le remboursement n’est pas compté comme un revenu. Cela signifie que les remboursements ne sont pas soumis à des retenues à la source ou à la déclaration W-2. Cependant, ces dépenses doivent être liées à l’entreprise pour être couvertes par un plan comptable.
Points clés à retenir
- Un plan responsable est un processus de remboursement aux employés de leurs coûts liés au travail.
- Les plans responsables ne sont pas assujettis à l’impôt, car ils ne sont pas considérés comme une forme de compensation du travail.
- Les coûts ne peuvent être considérés comme faisant partie d’un plan comptable que s’ils sont liés à l’entreprise, déclarés avec précision et si les remboursements excédentaires sont retournés.
- Si un coût remboursé est considéré comme non responsable, il est soumis à une imposition par l’IRS. Les fonds excédentaires doivent généralement être retournés dans les 120 jours.
Comment fonctionne un plan responsable
Un plan responsable diffère d’un plan non comptable. Si le plan de remboursement d’une entreprise ne respecte pas les exigences de l’IRS pour un plan responsable, le plan n’est pas responsable et le remboursement des dépenses est considéré comme faisant partie de la rémunération de l’employé et est donc soumis à une retenue et doit être déclaré sur le formulaire W de l’employé.
Selon les règles de l’IRS, dans le cadre d’un plan comptable, les dépenses sont remboursées si elles sont liées aux affaires et sont correctement comptabilisées. En outre, les montants payés en sus des coûts réels doivent être retournés à l’entreprise dans un délai spécifié. Les dépenses professionnelles engagées par les employés peuvent inclure des éléments tels que les déplacements, les repas, l’hébergement, les divertissements ou le transport. Les employés sont tenus de comptabiliser adéquatement les dépenses au moyen de dossiers et de rembourser tout excédent de remboursement dans un délai raisonnable.
Les employeurs ne sont pas tenus de soumettre les détails de leur plan à l’IRS, mais ils doivent être en mesure de démontrer qu’ils satisfont aux exigences d’un plan responsable.
Les employeurs sont souvent en mesure d’utiliser des exigences de plan de responsabilisation plus strictes que celles affichées par l’IRS.
Exigences pour un plan responsable
Les exigences d’un plan responsable sont qu’elles sont liées à l’entreprise, que les dépenses des employés sont correctement comptabilisées à leur employeur de manière raisonnable et en temps opportun et que tout remboursement excédentaire doit être retourné à l’employeur dans un délai raisonnable.
Pour que les dépenses soient considérées comme liées aux affaires, elles doivent (vaguement) satisfaire aux exigences suivantes: que les coûts doivent être engagés dans le cadre de l’emploi, et que toute dépense qui se mélange entre une dépense personnelle et une dépense d’entreprise soit correctement comptabilisée comme tel, en répartissant la dépense entre l’employeur et l’employé. Un exemple courant est celui d’une voiture personnelle qui est utilisée pour des voyages d’affaires: dans un tel cas, on peut s’attendre à ce qu’un employé comptabilise les miles qu’il a engagés au cours de son transport personnel et de son transport professionnel, en répartissant les coûts. de manière appropriée.
Une comptabilité adéquate est généralement sujette à une confirmation par un tiers aux fins de prouver que les fonds des employés étaient liés à l’entreprise. Les reçus sont une forme courante de justification par un tiers que les employés utiliseront pour prouver la légitimité de leurs demandes de financement. Cependant, il existe des exceptions à cette règle, y compris les cas de frais non liés à l’hébergement qui s’élèvent à moins de 75 $, le remboursement des repas qui respecte les normes de l’IRS per diem et les frais de transport pour lesquels il est difficile d’obtenir une preuve officielle de paiement, comme les taxis, métros et bus. En général, on s’attend à ce que les fonds de remboursement excédentaires soient retournés à l’employeur dans les 120 jours suivant leur décaissement.