Assistant virtuel
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel?
Un assistant virtuel est un entrepreneur indépendant qui fournit des services administratifs aux clients tout en travaillant à l’extérieur du bureau du client. Un assistant virtuel fonctionne généralement à partir d’un bureau à domicile, mais peut accéder à distance aux documents de planification nécessaires, tels que les calendriers partagés.
Les personnes employées comme assistants virtuels ont souvent plusieurs années d’expérience en tant qu’assistante administrative ou chef de bureau. De nouvelles opportunités s’ouvrent pour les assistants virtuels qui sont qualifiés dans les médias sociaux, la gestion de contenu, la rédaction d’articles de blog, la conception graphique et le marketing Internet. Le travail à domicile étant de plus en plus accepté tant pour les travailleurs que pour les employeurs, la demande d’assistants virtuels qualifiés devrait augmenter.
Points clés à retenir
- Un assistant virtuel est un travailleur autonome qui se spécialise dans l’offre de services administratifs aux clients à partir d’un emplacement éloigné, généralement un bureau à domicile.
- Les tâches typiques qu’un assistant virtuel peut effectuer incluent la planification de rendez-vous, les appels téléphoniques, les préparatifs de voyage et la gestion des comptes de messagerie.
- Certains assistants virtuels se spécialisent dans l’offre de services de conception graphique, de rédaction de blog, de comptabilité, de médias sociaux et de marketing.
- Pour un employeur, l’un des avantages de l’embauche d’un assistant virtuel est la flexibilité de contracter uniquement les services dont il a besoin.
Comment fonctionne un assistant virtuel
Les assistants virtuels sont devenus plus importants car les petites entreprises et les startups s’appuient sur des bureaux virtuels pour réduire les coûts et les entreprises de toutes tailles augmentent leur utilisation d’Internet pour leurs opérations quotidiennes. Étant donné qu’un assistant virtuel est un entrepreneur indépendant, une entreprise n’a pas à fournir les mêmes avantages ou à payer les mêmes impôts qu’elle le ferait pour un employé à temps plein.
De plus, étant donné que l’assistant virtuel travaille hors site, il n’est pas nécessaire de disposer d’un bureau ou d’un autre espace de travail au bureau de l’entreprise. On s’attend à ce qu’un assistant virtuel paie et fournisse son propre équipement informatique, des logiciels couramment utilisés et un service Internet haute vitesse.
Dans une étude portant sur plus de 100 000 offres d’emploi, FlexJobs a constaté que l’administration virtuelle était l’une des cinq catégories de carrières à distance les plus dynamiques.
Tâches de l’assistant virtuel
Les tâches spécifiques d’un assistant virtuel varient en fonction des besoins du client et des termes du contrat. Certains assistants virtuels gèrent des tâches de bureau et de comptabilité, tandis que d’autres peuvent publier des mises à jour régulières sur les médias sociaux ou rédiger des articles pour un blog. Un assistant virtuel complet peut également gérer les préparatifs de voyage, la prise de rendez-vous, la saisie de données et le stockage de fichiers en ligne.
Qualifications de l’assistant virtuel
Bien qu’il n’y ait pas d’exigences pédagogiques rigoureuses pour devenir un assistant virtuel, de nombreux clients rechercheront des assistants virtuels qui ont une formation de niveau supérieur ou une formation spécialisée. Quelques entreprises en ligne et collèges communautaires offrent des cours et une certification pour les compétences d’assistant virtuel.
Un assistant virtuel doit être expert en technologie, avoir un large éventail de compétences informatiques et un niveau élevé de maîtrise des logiciels et des programmes commerciaux couramment utilisés. Un assistant virtuel spécialisé dans la comptabilité doit être compétent pour les tâches comptables de base, telles que les rapprochements de comptes et la comptabilité en partie double.
Avantages d’un assistant virtuel
Pour le client, l’un des avantages de l’embauche d’un assistant virtuel est la flexibilité de contracter uniquement les services dont il a besoin. Selon les termes de l’accord, certains assistants virtuels peuvent être payés à la tâche plutôt qu’à l’heure. En revanche, les employés d’un bureau traditionnel doivent généralement être payés pour un nombre fixe d’heures par jour.
Pour les propriétaires de petites entreprises, l’embauche d’un assistant virtuel peut les aider à libérer des heures précieuses pour se concentrer sur la croissance de l’entreprise et la génération de revenus. Il peut être plus facile et plus rentable d’ externaliser des tâches fastidieuses et chronophages à une personne qualifiée.
Comment embaucher un assistant virtuel
Avec le nombre croissant d’entrepreneurs indépendants qui travaillent à domicile, le marché de l’emploi a vu une prolifération d’entreprises basées sur le Web qui servent d’intermédiaire entre les employeurs potentiels et les entrepreneurs. Certains sites de pigistes disposent d’énormes pools de travail composés d’individus du monde entier possédant un large éventail d’expérience et d’expertise.
Sur ces sites, les clients peuvent publier des détails sur le type de tâches dont ils ont besoin que l’assistant virtuel effectue et le tarif maximum qu’ils sont prêts à payer. Les travailleurs indépendants peuvent alors soumissionner sur le travail et donner au client des échantillons de leur travail pour examen. Dans certains cas, le client peut organiser une vidéoconférence pour interviewer les candidats et évaluer plus en profondeur leurs qualifications.
Considérations particulières
Avant d’embaucher un assistant virtuel, le client peut assurer une relation de travail plus fluide en créant des instructions détaillées sur les tâches qu’il doit avoir effectuées. Un manuel écrit réduit le risque de malentendus pouvant survenir dans une relation de travail à distance.