Principaux outils de planification des ressources d’entreprise ERP

La planification des ressources d’entreprise (ERP) est une méthodologie orientée processus qui intègre des systèmes utilisés dans différents départements d’une entreprise, permettant un flux d’informations simple et uniforme sous des contrôles définis, aidés par l’utilisation d’applications logicielles et de meilleures pratiques définies.

Cet article décrit les outils utilisés dans l’ERP et leurs caractéristiques pour les différentes fonctions auxquelles ils répondent. Pour mieux comprendre les outils, commençons par les exigences fonctionnelles.

Que faut-il d’un système ERP?

Tout système ERP doit essentiellement répondre aux exigences fonctionnelles suivantes.

• Il doit s’agir d’un système unifié, avec des applications et des interfaces faciles à utiliser, qui fonctionne de manière transparente dans plusieurs départements avec l’accès contrôlé nécessaire.
• Une base de données commune (ou plusieurs bases de données partagées) accessible via différentes applications
• Utilitaires de recherche et de création de rapports pour générer des rapports basés sur divers paramètres (comme « toutes les commandes non expédiées d’hier dans la catégorie » jouets « )
• Évolutivité, personnalisation et intégration facile des modules ad hoc, selon les besoins

Les outils répondant aux exigences ERP :

Pour répondre aux besoins des exigences fonctionnelles mentionnées ci-dessus, les outils et applications suivants sont obligatoirement intégrés dans le système ERP.

– Gestion de base de données / Entrepôt de données / Outils de gestion de l’information :

Le stockage des données et la gestion des informations avec un flux de travail établi entre différents départements et fonctions sont la colonne vertébrale de tout système ERP. Plusieurs solutions et outils sont disponibles pour le stockage de données, qui incluent des bases de données relationnelles d’entreprises comme Oracle, Sybase, DB2 et des offres gratuites open source comme Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. D’autres outils de gestion de l’information peuvent inclure des systèmes de gestion de contenu (CMS) et les applications de référentiel.

En fonction de l’industrie et des fonctions requises, une option appropriée doit être sélectionnée. Un fabricant peut trouver qu’une base de données transactionnelle telle qu’Oracle ou MySQL est plus pertinente à mesure que les données transactionnelles passent par différents statuts (de la fabrication à l’inventaire, en passant par la capture des commandes, la vente et le statut de l’approvisionnement). D’autre part, une entreprise de rédaction de contenu en ligne peut trouver un système de référentiel CMS avec contrôle de version mieux adapté à ses besoins.

La base de données ou le référentiel peut être soit un seul centralisé, soit plusieurs avec un flux de données automatique d’une base de données à l’autre. Le flux de travail défini garantit un mouvement transparent des données. Les bases de données peuvent être hébergées localement ou à distance, voire dans le cloud.

·        Applications et interfaces avec contrôle des permissions approprié :  

Le stockage et la gestion des données nécessitent un accès en lecture seule ou en édition pour traiter les données. Une fois que les articles sont fabriqués, ils doivent être marqués comme inventaire prêt. Le service de gestion des stocks le met ensuite à jour comme prêt à la vente. Suite à un achat, l’article doit être mis à jour au statut vendu et ainsi de suite. Pour ce faire, des applications et des interfaces faciles à utiliser font partie intégrante de tout système ERP qui a également défini des contrôles et des autorisations. Par exemple, une fois qu’un article est marqué comme vendu, seuls les opérateurs du service logistique devraient être en mesure de le mettre à jour davantage, tandis que ceux du service de fabrication ou d’inventaire devraient avoir un accès en lecture seule.

De même, pour un outil ERP d’écriture de contenu, une fois qu’un rédacteur soumet le contenu à l’éditeur pour révision, seul l’éditeur devrait pouvoir le modifier, pour éviter toute duplication et conflits de contenu.

Pour permettre l’intégration de ces contrôles, applications et interfaces basés sur l’autorisation, toute solution ERP qui peut être basée sur un navigateur, des installations de bureau ou des applications pour tablettes / mobiles. Une équipe de fabrication sur un site fixe préférera une interface de bureau, tandis qu’une équipe de vente constamment en mouvement bénéficiera d’une interface basée sur un navigateur ou une application mobile.

·          Outil de gestion du flux de travail :

Un système ERP se compose de plusieurs modules et référentiels de données où les mises à jour et les actions des données suivent une séquence définie logiquement en fonction des besoins de l’entreprise. Cela constitue le flux de travail. Le flux de travail peut être considéré comme l’esprit contrôlant les diverses fonctions du corps (circulation du sang, de l’air, de la nourriture et d’autres fournitures, mouvement des parties du corps, etc.). Un flux de travail clairement défini avec un accès approprié à différents niveaux est la partie nécessaire de toute solution ERP.

Les outils couramment utilisés mis en œuvre dans le cadre ERP incluent Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

·          Outil de création de rapports / tableau de bord :

La génération de rapports au niveau de la direction, au niveau du service, au niveau de l’équipe ou au niveau individuel est une autre exigence importante d’un système ERP. Il est généralement disponible sous forme de tableau de bord (avec une vue des données en temps réel – montrant des informations telles que les commandes reçues mais pas encore expédiées, les échecs de paiement de la semaine dernière, etc.) ou des rapports personnalisables générés dans un mot commun ou des données. éditer des applications comme des feuilles de calcul.

La plupart des outils de reporting et des tableaux de bord fonctionnent en temps réel (ou avec un décalage minimal). À l’instar des applications utilisées par les services pour les mises à jour des données, ces outils de création de rapports / vues de tableau de bord sont disponibles sous forme d’installations basées sur un navigateur ou sur un bureau. Ils incluent également des fonctionnalités de reporting de fin de journée offrant l’envoi par e-mail de rapports avec des graphiques / graphiques / tableaux sous forme de pièces jointes Microsoft Excel ou Word.

·      Outils de communication :    

Dans tout système fonctionnant dans plusieurs départements, la communication est obligatoire. Les systèmes ERP facilitent cela en offrant des outils de génération automatisée de courrier, de messagerie instantanée, de chat ou de diffusion générale basée sur des actions aux niveaux individuel et de groupe. Dites qu’une fois qu’une commande est marquée comme «Prêt à expédier», un courrier automatisé doit être déclenché au service de la logistique pour lancer le processus d’expédition; Ou si une cuisine de pizzeria a développé un problème, un message général de diffusion peut être envoyé à tous les autres départements pour arrêter de prendre d’autres commandes.

D’autres fonctions de messagerie instantanée (comme celles de Lync, Chatter ou Yammer) sont intégrées pour permettre une communication facile et instantanée.

En plus des outils ci-dessus qui font partie intégrante de tout système ERP, il existe d’autres outils qui peuvent être intégrés au besoin:

·          Outils analytiques :

De nombreux outils analytiques peuvent être intégrés dans le système ERP pour l’intelligence d’affaires, l’analyse prédictive, l’exploration de données et l’analyse connexe. Ces outils analytiques sont utilisés pour obtenir des informations précieuses pour la création de décisions commerciales stratégiques basées sur les données disponibles (comme le suivi du comportement des consommateurs autour des achats de vacances, des résultats comparatifs pour les produits dans une étagère de couleur rouge ayant plus de ventes que ceux dans une étagère de couleur bleue, etc.)

· Outils d’allocation des ressources et de planification des tâches :         

Les systèmes ERP peuvent également intégrer des outils d’allocation des ressources entre les départements et les tâches (pour les industries à forte intensité de main-d’œuvre ). Ces outils fonctionnent sur le principe simple du temps défini pris par une tâche / projet par rapport au calendrier de disponibilité des ressources. À la fin de la tâche, la ressource se voit automatiquement attribuer une nouvelle tâche correspondant à ses compétences ou est placée dans un pool pour la prochaine affectation. Les outils ont des fonctionnalités pour une intervention manuelle au niveau du superviseur en cas de retard d’une tâche. Les avantages comprennent une visibilité claire sur la charge de travail actuelle et future, une utilisation optimale des ressources, l’exploration des possibilités d’automatisation, etc.

·          Autres fonctionnalités supplémentaires : les systèmes ERP peuvent intégrer des modules pour la gestion des ressources humaines, la gestion de projet, les systèmes de suivi du temps, la gestion des documents, etc., selon les besoins de l’entreprise. Il existe un grand nombre d’outils disponibles spécifiques à chaque secteur et à chaque type de fonction, et les fournisseurs d’ERP fournissent leur assistance aux clients intéressés pour sélectionner la meilleure solution. Internet est toujours disponible pour vous aider à obtenir les informations requises.

L’essentiel :

L’ERP est un cadre complexe à mettre en œuvre et nécessite généralement un fournisseur dédié pour la mise en œuvre. Deux grands goulots d’étranglement identifiés avec les implémentations ERP sont les coûts élevés et le non-respect des meilleures pratiques. Bien que les coûts puissent être atténués dans une certaine mesure par une évaluation minutieuse des différents fournisseurs et une évaluation des outils open source gratuits, l’autre défi des échecs dus au manque de respect des meilleures pratiques peut être atténué par une formation ciblée des employés. Une évaluation appropriée aux étapes initiales, un partenariat avec des fournisseurs ayant la bonne expertise et une compréhension claire des exigences dès le départ aideront à une mise en œuvre efficace et réussie des outils ERP. (Pour obtenir des informations connexes, voir « Études de cas sur une planification réussie des ressources d’entreprise »)