Achat à payer
Qu’est-ce que Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay est un système intégré qui automatise entièrement le processus d’achat de biens et services pour une entreprise. Le système a gagné son nom car il gère tous les aspects de l’acquisition, de l’achat des marchandises au paiement du fournisseur. Les principaux avantages de l’achat au paiement sont l’efficacité, les économies de coûts et une visibilité accrue sur les finances et les achats.
Comprendre l’achat pour payer
Le système d’achat au paiement commence par la demande, procède à l’approvisionnement et se termine par le paiement. La demande d’ achat est le processus de demande formelle d’un service, d’un article ou d’un produit avec un formulaire de demande d’achat. L’approvisionnement a lieu lorsque les biens ou les services sont reçus. Le système se termine lorsque le paiement est effectué.
Points clés à retenir
- Purchase-to-Pay est un système d’achat complet pour les entreprises, de l’achat de biens au paiement du fournisseur.
- L’achat pour payer est également appelé P2P, approvisionnement pour payer, eProcurement ou demande de chèque.
- Le processus d’achat au paiement est automatisé, réduit les coûts et réduit les risques.
- L’achat au paiement n’est pas conçu pour accélérer le paiement des fournisseurs, car cela n’est pas dans l’intérêt des entreprises qui souhaitent conserver leur argent le plus longtemps possible.
- Les systèmes d’achat au paiement sont conçus pour améliorer l’efficacité et les contrôles financiers.
L’achat au paiement vise à optimiser le processus d’achat, profitant ainsi à l’organisation grâce à de meilleurs contrôles financiers et à une meilleure efficacité. Ce système rationalisé et intégré permet d’économiser des coûts et de réduire les risques. Un système d’achat au paiement typique comprend cinq étapes et des conditions de réalisation:
- Catalogues : les catalogues des fournisseurs privilégiés sont la première exigence d’un système d’achat au paiement.
- Demandes d’achat : une fois qu’un produit a été sélectionné dans un catalogue, l’acheteur envoie une demande d’achat au responsable approprié.
- Workflow de commande d’achat : une commande d’achat est générée une fois que la demande d’achat est approuvée par le responsable.
- Facturation : il s’agit d’un composant essentiel d’un système d’achat au paiement, car le traitement manuel des factures est un processus extrêmement laborieux et chronophage. Le traitement automatisé des factures permet d’économiser du temps et de l’argent et comprend une fonction de rapprochement qui fait correspondre les bons de commande aux factures.
- Paiement : Une fois qu’une facture est approuvée pour le paiement, un fichier est généré dans le système des comptes fournisseurs de l’entreprise. La facture approuvée entraîne le paiement au fournisseur à la fin de la période pour laquelle le fournisseur a accordé un crédit.
Les systèmes d’achat au paiement ne visent pas à accélérer le processus de paiement. Bien que ce soit un objectif louable, la réalité est que ce ne serait pas une priorité pour la plupart des entreprises, car le paiement plus rapide des factures affecterait le calendrier de leurs propres flux de trésorerie. L’objectif d’un système d’achat au paiement est plutôt d’améliorer l’efficacité et les contrôles financiers, car les services financiers ont à portée de main des données d’achat en temps opportun.
Fait rapide
Les systèmes d’achat au paiement sont des processus automatisés qui réduisent les coûts de main-d’œuvre et augmentent la précision.
Les meilleures pratiques pour les systèmes d’achat au paiement incluent une technologie solide qui utilise un point de contact unique, tel qu’un portail fournisseur, une complexité réduite des catalogues et des canaux d’achat, ainsi que l’assistance de la haute direction. Il peut fournir des données clés sur le montant dépensé, les produits ou services reçus et les délais de livraison.